Как указать, что письмо является гарантийным?

43

Вопрос

Следует ли в деловом письме перед текстом указывать разновидность письма, например: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО? 

Ответ

Нет, в деловых письмах не принято указывать разновидность письма. Деловые письма оформляются на специальных бланках – бланках писем, имеющих определенный набор реквизитов, отличающихся от реквизитов общего бланка или бланка конкретного вида документа. В частности, в бланке письма есть два реквизита, не используемые в других видах бланков: справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов и др.) и ссылка на дату и номер поступившего документа (На № ___ от _____). По наличию в бланке этих реквизитов мы безошибочно определяем, что перед нами именно деловое письмо.

В некоторых организациях принято перед текстом указывать разновидность письма (ЗАПРОС, ЗАКАЗ, ПРЕДЛОЖЕНИЕ, ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО и др.). Этого не следует делать по нескольким причинам. Во-первых, разновидность письма безошибочно устанавливается по ключевому слову текста и по некоторым специфическим элементам текста. Читайте нашу статью о тонкостях составления гарантийного письма.


О письме - ответе на претензию читайте подробнее по ссылке.


Например, в письмах-просьбах, запросах используется глагол "просить" (просим сообщить, просим предоставить, просим направить и др.), в письмах-напоминаниях – глагол "напоминать", в информационных письмах, извещениях – глагол "сообщать" и т.д. В гарантийных письмах обязательна фраза о гарантиях, например: "Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ...".  По этим элементам текста и определяется разновидность делового письма.


Статья о рекомендательном письме поможет вам не допускать ошибок в работе.


Подробную информацию о составлении служебных писем, составе их реквизитов, особенностях оформления читайте информацию в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30–2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации", Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Пример гарантийного письма

Закрытое акционерное общество

"Э Т А Л О Н"                                                                   Директору Выставочного

Рязанский просп., 36,  Москва, 109542                            центра

тел. 371-3922, факс (495) 377-8227                                               г-ну В. С. Турову

10.03.201301-18 / 195                                                    Серпуховская ул., 98

На № ___от              ___                                                      Москва, 129223

О предоставлении выставочной

площади

Просим Вас предоставить в аренду нашей организации 300-400 кв. м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 2013 г. Рождественской ярмарки.

Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты: Сч. № 4070581060000000003 в АКБ «ГРАНИТ», БИК 048222242, корр/сч. АКБ "ГРАНИТ" в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве - № 30100820600000000341.

Исполнительный директор                                Личная подпись                             А. А. Кочетков

Главный бухгалтер                                  Личная подпись                             Г. В. Храмова

                                   Печать

Славина Анна Евгеньевна

377-65-45



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль