Как зарегистрировать документ, присланный по факсу?

61

Вопрос

Как правильно зарегистрировать в небольшой организации документацию, присланную сначала по факсу, а затем по почте, в частности, письма, бухгалтерские документы (счета, платежные поручения, счета-фактуры, товарные накладные, соглашения и др.), договоры, дополнительные соглашения к договорам.

Ответ

Если документ, поступивший по факсу, подлежит исполнению или использованию в справочных целях, он должен регистрироваться. Поступившие по факсу письма регистрируются как входящие документы, отправляемые, - соответственно, как исходящие. В организациях нередко возникают проблемы при регистрации поступающей переписки из-за того, что подлинник документа, поступившего ранее в виде факса, регистрируется под новым номером (а нередко и вновь направляется на резолюцию), так как в традиционных условиях трудно отслеживать факсы и подлинники. Такой проблемы не возникает в организациях, использующих автоматизированные информационные системы для регистрации и учета документов, так как в этом случае при попытке зарегистрировать документ, факсимильная копия которого уже была зарегистрирована ранее, система выдает соответствующее сообщение. Если вы ведете регистрацию в журналах, то факсы (поступающие и отправляемые) лучше регистрировать в отдельном журнале, так легче будет проверить при поступлении подлинника документа, не регистрировался ли уже такой документ в виде факса.


Важную информацию о рекомендательном письме вы найдете в материале здесь.


Такие документы как счета, платежные поручения, договоры и др. служба делопроизводства, как правило, не регистрирует, а передает в соответствующие подразделения, где и может вестись их учет.

Например, бухгалтерии ведут журналы учета поступающих к ним документов: счетов, счетов-фактур и др.

Но если в вашей организации бывают случаи утери документов на этапе передачи в подразделения (ответственность за это, как правило, ложится на службу делопроизводства) вы можете вести учет этих документов, цель которого – зафиксировать факт поступления документов в организацию.

Для каждого вида документов нужно вести отдельные учетные формы (журналы): журнал учета счетов, журнал учета договоров и др. Поскольку основными функциями этих журналов является фиксация факта поступления документа в организацию и факта передачи в структурное подразделение для работы, в журналы достаточно вносить следующие сведения: дата поступления документа, № документа (если он имеется), название документа, организация-автор (от кого получен документ), подразделение, в которое передан документ.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль