Как оформить документы совместно с другой организацией?

873

Вопрос

Какие виды документов оформляются совместно несколькими организациями и как их правильно нужно оформлять?

Ответ

Как правило, совместно готовятся организационно-распорядительные документы, в частности, приказы, постановления, решения, а также письма.

Важно понимать, что при подготовке совместных документов должно подчеркиваться равноправие сторон и наличие единой позиции по излагаемому вопросу. Именно этим обуславливается, например, тот факт, что при подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке (п.3.22 ГОСТа Р 6.30-2003).

Оформление совместных документов  

При оформлении совместного документа большинство реквизитов оформляется привычным образом, однако имеются некоторые особенности.

Особенности оформления некоторых реквизитов в совместных документах

Наименование реквизита

Оформление реквизита в совместном документе

Бланк документа

  1. Первый лист документа оформляется не на бланке
    (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).
  2. Документы оформляются на листах белого цвета формата А4 (210х297 мм)

Наименование организаций

  1. Наименования организаций указываются полностью.
  2. Сокращенное наименование организации указывают в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование организации в скобках располагают ниже полного наименования или за ним.
  3. Наименования организаций располагаются на одном уровне.
  4. Первой, как правило, указывается организация – инициатор подписания документа, подготовившая его.
  5. Если документ составляется от имени трех или более организаций, наименования организаций (а в письмах – и реквизиты) указываются одно под другим, в последовательности, установленной составителями

Вид документа

  1. Название вида документа определяется его назначением и содержанием документируемого управленческого решения.
  2. На письмах название вида документа не указывается

Дата документа

Датой документа является дата более поздней подписи (приложение № 11 к п.3.3.2 Методических рекомендаций)

Регистрационный номер

  1. Регистрационный номер документа состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа.
  2. Регистрационные номера располагаются в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа, слева направо (приложение № 11 к п.3.3.2 Методических рекомендаций; п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003)

Место составления

Местом составления является населенный пункт, в котором находятся организации, издавшие его

Текст

  1. В тексте совместных писем используют глаголы в форме первого лица множественного числа, например:

«просим», «указываем», «представляем» и т.д.

В тексте совместных приказов (распоряжений) распорядительный глагол также используется в форме первого лица множественного числа (п. 3.20 ГОСТа и приложение №11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций), например:

«ПРИКАЗЫВАЕМ», «ОБЯЗЫВАЕМ»

Подпись

  1. При подписании совместного документа подписи должностных лиц располагаются ниже текста на одном уровне или одна под другой в последовательности, определенной составителями, если организации находятся в равном положении по отношению друг к другу.
  2. Если соблюдается иерархия подчиненности, то первой указывается подпись руководителя вышестоящей организации.
  3. В наименование должности необходимо включить наименование организации, например:

Генеральный директор ООО «Ромашка» А.В. Ромашин

  1. Количество подлинников документов (без учета визового экземпляра), подписываемых руководителями, должно соответствовать количеству организаций, участвующих в издании документа

Визы согласования

Вариантов визирования совместных документов несколько:

  1. Каждая из организаций – авторов документа визирует документ самостоятельно внутри своей организации. После подписания документа визовые экземпляры остаются на хранении в каждой организации.
  2. Организации делают один визовый экземпляр и визируют его последовательно. После подписания документа визовый экземпляр хранится в отделе документационного обеспечения/архиве организации – инициатора документа

Особенности издания совместных организационно-распорядительных документов 

  1. Издаваемые совместно организационно-распорядительные документы имеют равную юридическую силу для всех сторон, подписавших документ.
  2. Внесение изменений и дополнений в совместно принятые организационно-распорядительные документы осуществляется путем издания соответствующего совместного документа (при внесении изменений в совместный приказ – совместный приказ; в совместное распоряжение – совместное распоряжение и т.д.).
  3. Совместно изданные организационно-распорядительные документы вступают в силу со дня их подписания и регистрации, если иное не указано в тексте документа.

Пример оформления совместного приказа

Общество с ограниченной ответственностью                        Открытое акционерное общество

«Техноком»                                                               «Пространство»

         (ООО «Техноком»)                                                 (ОАО «Пространство»)

ПРИКАЗ

«_____»_____________ 20____                                                                   № _____

Москва

О проведении тестовых испытаний

В связи с реализацией Программы модернизации предприятий группы Урал, утвержденной приказом ООО «Урал» от 28.06.2013 № 123,

ПРИКАЗЫВАЕМ:

  1. Утвердить График проведения совместных тестовых испытаний оборудования (далее – испытания) (приложение 1) и форму отчета о проведении испытаний (приложение 2).
  2. Назначить ответственными за проведение испытаний заместителя генерального директора ООО «Техноком» по производству О.И. Игорева и главного инженера
    ОАО «Пространство» Д.Л. Хворова.
  3. Ответственным лицам (О.И. Игорев, Д.Л. Хворов) представить совместный отчет о проведении испытаний генеральному директору ООО «Техноком» Е.Ф. Косову и генеральному директору ОАО «Пространство» А.В. Попову в срок до 15 ноября 2013 г.
  4. Начальнику отдела делопроизводства ООО «Техноком» А.Ю. Ивановой довести настоящий приказ до сведения заинтересованных работников ООО «Техноком» под роспись.
  5. Начальнику канцелярии ОАО «Пространство» И.И. Воронцовой довести настоящий приказ до сведения заинтересованных работников ОАО «Пространство» под роспись.
  6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляем за собой.

Генеральный директор                                                    Генеральный директор

ООО «Техноком»                                                              ОАО «Пространство»

________________ Е.Ф. Косов                                         ________________ А.В. Попов

Пример оформления совместного письма

Общество с ограниченной ответственностью                        Открытое акционерное общество

«Техноком»                                                                        «Пространство»

(ООО «Техноком»)                                                            (ОАО «Пространство»)

ул. Якорная, д. 20, Москва, 117123                                ул. Обручева, д. 14, Москва, 117569

Телефон/факс: (495)123-45-56                                          Телефон/факс: (495)145-45-89

e-mail: @                                                                            e-mail: @

ОКПО 00000321                                                                 ОКПО 00456789

ОГРН 1234563214563                                                        ОГРН 7896547896547

ИНН/КПП 4567896321/789632569                                   ИНН/КПП 1234567891/7896327870

____________________ № ______________                                Генеральному директору

На № _______________ от _____________                                  ООО «Станкомир»

                                                                                                          И.В. Иванову

О проведении переговоров

по вопросам испытания оборудования

Уважаемый Иван Викторович!

В связи с реализацией Программы модернизации предприятий группы Урал (далее – Программа модернизации) предлагаем Вам провести совместные переговоры по вопросам организации испытаний оборудования и выработать единую позицию по внедрению положений Программы модернизации.

Переговоры предлагаем провести 07 октября 2013 г. в 13.00 по адресу: ул. Якорная, д. 20, Москва.

Просим Вас подтвердить участие в переговорах.

Генеральный директор                                                    Генеральный директор

ООО «Техноком»                                                              ОАО «Пространство»

________________ Е.Ф. Косов                                         ________________ А.В. Попов

Итак, еще раз отметим, что процесс подготовки, оформления, согласования и регистрации совместных документов имеет свои особенности, на которые нужно обращать внимание при работе с подобными документами. В связи с этим в инструкцию по делопроизводству организации рекомендуется включить раздел, посвященный совместным документам, отразив особенности их составления, согласования и подписания.


Более подробно о организационных документах вы можете узнать в статье.


См. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль