Какими способами можно утверждать документы?

86

Вопрос

Какими способами можно утверждать документы и как оформляется гриф утверждения?

Ответ

Документы могут утверждаться двумя способами в соответствии с Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» п. 3.16  и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 Приложение № 11 к п. 3.3.2.:

  • лично руководителем организации или уполномоченным им лицом;
  • посредством издания другого документа, утверждающего данный документ.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения включает:

  • слово «УТВЕРЖДАЮ» (в грифе пишется прописными буквами, без кавычек и двоеточия);
  • должность лица, утвердившего документ, с указанием наименования организации;
  • личную подпись руководителя, утвердившего документ;
  • расшифровку личной подписи (два инициала перед фамилией без скобок);
  • дату утверждения, проставляемую от руки.

Допускается частично заготавливать дату при печатании документа, т.е. обозначать год или месяц и год. В последнем случае от руки проставляется только число и месяц или только число, например:

                                                                                                УТВЕРЖДАЮ                                                                                            

                                                                                                Директор ЗАО «Импульс»

                                                                                                Морозов       Н.В. Морозов

                                                                                                 20.10.2014     

                                                                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                  Генеральный директор

                                                                                                  ООО «Спецтехника»

                                                                                                  Павлов     Ю.Б. Павлов

                                                                                                  10  ноября 2014 г.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу листа документа. Строки в грифе утверждения либо выравниваются по левому краю, либо центрируются относительно самой длинной строки, например:

                                                                                                           УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                 Директор ООО «Графит»

                                                                                                       Родин    А.И. Родин

                                                                                                        31  октября 2014 г.

В некоторых случаях документы создаются двумя (или несколькими) организациями и соответственно имеют два (или несколько) грифов утверждения. В таких документах грифы утверждения принято располагать параллельно (слева и справа), на одном уровне, например:  

       УТВЕРЖДАЮ                                                                    УТВЕРЖДАЮ

       Зам. директора                                                                    Зам. директора  

       ЗАО «Техстрой»                                                                  ЗАО «Прогресс»

       Широков    М.В. Широков                                                 Уварова  О.А. Уварова

      03.11.2014                                                                              03.11.2014

В ряде случаев для утверждения документа необходимо издать другой документ, например, приказ. Такой способ утверждения обычно применяется при подготовке сложных по содержанию организационных документов (локальных нормативных актов), затрагивающих интересы многих работников или устанавливающих общие правила и нормы, распространяющиеся на деятельность организации в целом.

При утверждении документа другим документом гриф утверждения включает:

  • слово «УТВЕРЖДЕН» или «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДЕНЫ» в зависимости от рода и числа существительного (в грифе эти слова пишутся прописными буквами, без кавычек и двоеточия), например:

график – УТВЕРЖДЕН, инструкция - УТВЕРЖДЕНА, штатное расписание – УТВЕРЖДЕНО, правила – УТВЕРЖДЕНЫ;

  • сведения о документе, изданном для утверждения данного документа:
    • наименование вида документа;
    • наименование организации - автора документа или должность лица, подписавшего документ, либо наименование органа, принявшего документ;
    • дата документа;
    • регистрационный номер документа, например:

                                                                                           УТВЕРЖДЕН   

                                                                                           приказом  директора

                                                                                           ООО «МАРС»

                                                                                           от 14.11.2012  № 162          

                                                                           

                                                                                         УТВЕРЖДЕНО

                                                                                         решением общего собрания    

                                                                                         участников ООО «Прогресс»,   

                                                                                         протокол от 01.11.2012 № 8    

Для утверждения документов чаще всего издаются распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения). Утверждение документов может оформляться и протоколами решения коллегиальных органов.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль