Допустимо ли уничтожение архива?

63

Вопрос

В нашей организации сложилась следующая ситуация: заказчик (государственный орган) очень хочет микрофильмировать гигантский архив и уничтожить оригиналы. В основном это приказы по основной деятельности и некоторые другие документы постоянного срока хранения. Правильно ли я понимаю, что он этого сделать не может в силу Приложения А стандарта ГОСТ 13.1.101–93 «Микрофильм документа на правах подлинника »?

Ответ

Прежде всего стоит сказать, что стандарты, в том числе и этот, нормативно-правовыми документами не являются и применяются на добровольной основе (т.е. это не более чем красиво названные методические рекомендации), причем только при условии, что они не противоречат действующему законодательству.


Мы рекомендуем почитать о документировании утери документов материал по этой ссылке.


Законодательство же требует от организаций сохранения именно подлинников. Одно дело – использовать микрокопии как резервные копии или как фонд пользования, и совершенно иное – умышленно уничтожить при этом бумажные подлинники. Здесь уже нарушаются статьи Уголовного кодекса Российской Федерации.

Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ

Статья 167. Умышленные уничтожение или повреждение имущества


Также прочитайте об оформлении приложений к документам более подробно.


1. Умышленные уничтожение или повреждение чужого имущества, если эти деяния повлекли причинение значительного ущерба, – наказываются штрафом в размере до сорока тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до трех месяцев, либо обязательными работами на срок до трехсот шестидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до трех месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.


Важную информацию о уничтожении документов вы найдете в материале здесь.


Статья 185.2. Нарушение порядка учета прав на ценные бумаги

3. Внесение в реестр владельцев ценных бумаг недостоверных сведений, а равно умышленное уничтожение или подлог документов, на основании которых были внесены запись или изменение в реестр владельцев ценных бумаг, если обязательное хранение этих документов предусмотрено законодательством Российской Федерации, – наказываются штрафом в размере до трехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до двух лет или без такового, либо лишением свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на тот же срок со штрафом в размере до ста тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев либо без такового.


Все о архивном делопроизводстве вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Статья 325. Похищение или повреждение документов, штампов, печатей либо похищение акцизных марок, специальных марок или знаков соответствия

1. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, –

наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

Ряд документов, которые хочет уничтожить ваш заказчик, – это документы постоянного срока хранения, подлежащие сдаче в государственные архивы. А так как архивы у нас принимают подлинники документов, вашему заказчику, как минимум, следует согласовать свои планы с тем архивом, источником комплектования которого он является.

Практика создания микрокопий с последующим уничтожением подлинников в нашей стране пока не используется, поэтому риски, с моей точки зрения, достаточно велики.

В случае возникновения каких-либо споров суд вполне может не принять микрокопии в качестве доказательств. Также одним из возможных последствий может быть то, что люди могут остаться, например, без заслуженных им пенсий и льгот.


Также прочитайте о передаче документов в архив более подробно.


 Заметим, что даже в странах, где заменяющее микрофильмирование разрешено, оно используется выборочно – только для отдельных видов документов, в отдельных отраслях и при условии создания системы контроля (примерно равноценной системе менеджмента качества), обеспечивающей возможность доказать суду аутентичность микрокопий.

В связи с этим реализовывать такой проект рискованно, а уж тем более без согласования вопроса с Росархивом и с соответствующим государственным архивом. Если экспериментировать с микрофильмированием, то я бы выделила несколько видов документов, объемы которых велики, но которые никогда или очень редко требуются для разрешения судебных споров, в ходе различных расследований и т.п. Подлинники же по-настоящему важных документов (в т.ч. кадровых) необходимо хранить на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль