Как регистрировать приказы по расходам?

76

Вопрос

Возник вопрос о регистрации приказов по представительским расходам. Они в основной массе идут постфактум и регистрация их в едином журнале по основной деятельности невозможна. Мы решили завести отдельный журнал регистрации приказов по представительским расходам (порядковый номер с добавлением буквы П, например: 125-П). В архиве нам заявили, что не будут принимать данные документы, при этом отдельная регистрация ведется по кадровым приказам, издаваемым на основе форм ОКУД.

Ответ

В принципе, сотрудники архива не правы. Архив исходит из того, что Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), подразделяет приказы по срокам хранения на несколько групп (ст. 19 Перечня):

приказы по основной деятельности (срок хранения «постоянно»), приказы по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения «5 лет») и приказы по личному составу, которые также подразделяются на две группы (одна – со сроком хранения «75 лет» и вторая – со сроком хранения «5 лет»).


Более подробно о журналах регистрации документов вы можете узнать в статье.


В практике сложилось, что приказам по основной деятельности при регистрации присваиваются просто порядковые номера в течение календарного года, другим группам приказов – порядковые номера с дополнительным, как правило, буквенным индексом, например:

приказам по административно-хозяйственным вопросам – порядковый номер с литерами «ах» (№ 100-ах).

Но положения о том, что нельзя в рамках одной группы приказов, имеющих один срок хранения, выделять в отдельное дело приказы определенной разновидности, нет.

Например, в организациях с большой штатной численностью кадровики нередко формируют отдельные дела с приказами о приеме, с приказами о переводе и т.д. В отдельное дело могут выделяться приказы по отпускам и др. Другое дело, что издание приказа, как принято говорить, «задним числом», то есть спустя какое-то время после совершения действия, - это неправильно, поскольку действие совершается до того, как принято решение о нем.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль