Подписка на журнал  |  Подписка на рассылки | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Секретариат

Как вести конфиденциальное делопроизводство?

  • 18 апреля 2016
  • 137

Вопрос

У меня вопрос по конфиденциальному делопроизводству. На предприятии конфиденциальный документооборот небольшой, максимум 150 документов в год. До настоящего года ввелся один журнал. Сейчас хотим упорядочить систему КД и возник вопрос: необходимо ли создавать журнал учета проектов документов? Или можно создать только один журнал учета исходящих и внутренних документов. Дело в том, что все документы, которые издаются в организации, либо отправляются во внешние организации, либо подшиваются в дела, как таковых проектов у нас нет. Так есть ли смысл создавать такой журнал? Или это обязательное требование ко всем организациям?

Ответ

Проектом документа называется документ на стадии его подготовки, до подписания. Поэтому если вы готовите документы, содержащие конфиденциальную информацию, то, соответственно, у вас есть проекты конфиденциальных документов. Система конфиденциального делопроизводства тем и отличается от общего делопроизводства, что контроль за документом и учет действий, совершаемых с документом, ведется с момента создания документа: такими первыми шагами являются учет носителей, используемых для подготовки документов, и учет проектов документов. Под учетом проектов документов понимается учет документа уже на стадии его подготовки.


Подробнее о системах делопроизводства мы писали здесь.


После того как проект документа подписывается руководителем, он учитывается уже как документ. Для конфиденциального делопроизводства важно (один из принципов конфиденциального делопроизводства – учет каждого факта жизненного цикла документа) иметь информацию о том, кто из сотрудников на каждом этапе работы с документом имел к нему доступ.


Читайте о конфиденциальном делопроизводстве еще больше по ссылке.


Если, как вы пишете, у вас 150 документов в год (входящих, исходящих и внутренних), то это немало. Можно предположить, что примерно от трети до половины этих документов – это документы, создаваемые в вашей организации, а значит, они проходят стадию проекта, так что по всему получается, что учет проектов документов нужен. Единых требований к учету носителей конфиденциальной информации и проектов документов нет, поэтому организации сами вправе устанавливать и форму учета, и то, какие сведения о проекте документа фиксировать. Примером журнала учета проектов документов может быть журнал, составленный по следующей форме:


Вы узнаете больше о конфиденциальном делопроизводстве, если перейдете в материал.


Журнал учета проектов КД на бумажных носителях

в _________________________________________________________

(наименование подразделения)

Учетный номер носителя

Дата
регистрации

Наименование и
краткое содержа-ние проекта документа

Кол-во листов

Ф.И.О. лица, получив-шего носитель

Расписка в получе-нии

и дата

Отметка о возврате

(Ф.И.О. ответствен-ного лица, роспись и дата)

Отметка об уничто-жении проекта или переводе на учет КД

1

2

3

4

5

6

7

8

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь, чтоб получить доступ ко всем ответам.

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение.
Это займет всего 2 минуты.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.