Какие документы должны быть только в бумажном виде?

26

Вопрос

Пытаюсь уговорить начальника перейти на электронный документооборот, в частности, для начала завести электронные журналы входящей/исходящей корреспонденции. Начальник же ссылается на то, что эти журналы должны быть только в бумажном виде и у них есть срок хранения. Подскажите, какой у них срок хранения и в каком законе или постановлении прописано, что такие журналы должны существовать только в бумажном виде?

Ответ

То, что у журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции есть сроки хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, их срок хранения – 5 лет, ст. 258г Перечня), не означает, что они не могут вестись и храниться в электронном виде. Но это означает, что, ведя регистрацию входящих и исходящих документов в электронном журнале (например, электронная таблица в Excel или Word), а также в СЭД, нужно обеспечить хранение этих данных в течение пяти лет.


Вы узнаете больше об отличии форматов PDF от PDF/A, если перейдете в материал.


В вашем случае это будет хранение на жестком диске компьютера, но нужно предусмотреть еще и резервное копирование на обособленные носители. Не забудьте при включении электронных журналов в номенклатуру дел сделать отметку в графе «Примечание» номенклатуры дел о том, что документы хранятся в электронной форме (см. п. 47 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477).

В вашем вопросе говорится еще и о том, что вы пытаетесь уговорить начальника перейти на электронный документооборот. Если завести электронные журналы особого труда не составляет, то для того, чтобы перейти на электронный документооборот, вам понадобится приобрести специальный программный продукт – систему электронного документооборота. Конечно, это задача вполне решаемая, тем более что сейчас на рынке представлено множество систем – как говорится, есть из чего выбрать. Но принимая такое решение, нужно готовиться к тому, что вам придется не только финансово обеспечить эту работу, но и провести организационно-проектную работу по внедрению СЭД.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль