Как подготовить переписку к сдаче в архив?

61

Вопрос

Посоветуйте, пожалуйста, как начать систематизировать переписку за прошедший год и подготовить ее к сдаче в архив? В течение года входящие и исходящие письма организации просто собирались в папки по хронологии.

Ответ

При систематизации переписки используется несколько признаков:

  • срок хранения (в одно дело помещаются документы с одним сроком хранения);
  • тип документов («переписка»);
  • корреспондент или группа корреспондентов (в одно дело помещаются документы, составляющие переписку с какой-либо организацией или несколькими организациями);
  • вопрос, по которому ведется переписка.

Читайте подробнее об исходящих документах по этой ссылке.


В заголовках дел, состоящих из переписки, указывается тип документов, корреспондент и/или вопрос, по которому ведется переписка, например:

Переписка о регистрации общественных и религиозных объединений;

Переписка с Главным управлением юстиции по городу Москве об экспертизе и государственной регистрации нормативных правовых актов города Москвы;


Более подробно о входящих документах вы можете узнать в статье.


Переписка с Управлением службы безопасности Минюста России по фактам правонарушений;

Переписка с военным комиссариатом о воинском учете и бронировании граждан.

Сроки хранения переписки в заголовках дел не отражаются, они проставляются в номенклатуре дел.

Следовательно, если вся переписка в течение года просто формировалась в папки по хронологии, нужно провести ее систематизацию (сортировку), разделив на несколько групп, используя перечисленные выше признаки.


Мы рекомендуем почитать о передаче документов в архив материал по этой ссылке.


При этом нужно учитывать, что исходящие инициативные письма помещаются в дело по хронологии (по дате подписания и регистрации письма), а входящее письмо и ответ на него помещаются в дело вместе как единый комплекс документов, включая приложения к письмам, по дате ответного письма.


Читайте о ведении деловой переписки еще больше по ссылке.


Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль