Как составить и оформить письмо-заявку?

72

Вопрос

Как составить и оформить письмо-заявку?

Ответ

В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д.


Все о письме - ответе на претензию вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.), указываются следующие сведения:

  • название мероприятия;
  • дата его проведения;
  • форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);
  • фамилия, имя и отчество участника (участников);
  • место работы, должность;
  • почтовый адрес, телефон для связи, адрес электронной почты;
  • потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

Если проводятся творческие мероприятия (фестивали, конкурсы и т.п.), то в письме-приглашении, как правило, оговаривается обязательное представление результатов творческой деятельности в той или иной форме (на видеокассете, аудиокассете, в виде фотографий, компакт-диска и др.).

В этом случае одновременно с заявкой в адрес организаторов мероприятия высылаются необходимые материалы, о чем в тексте заявки обязательно должно быть сказано.

Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все требуемые данные об авторе заявки, помимо тех, что содержатся в бланке письма.


Вы узнаете больше о входящей корреспонденции в 2017 году, если перейдете в материал.


Заявка может содержать и гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь.

В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме – гарантийная заявка. Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийным письмом. Любое гарантийное письмо – это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации.

Авторы заявок должны иметь в виду, что если заявка составляется на бланке письма, ни название разновидности письма ("заявка"), ни название разновидности самой заявки ("гарантийная заявка")  в письме не указываются - это не принято в практике деловой переписки и не предусмотрено формуляром письма.

Подписывается заявка так же, как любое деловое письмо – руководителем организации или одним из его заместителей. Если заявка содержит гарантию, она должна удостоверяться как гарантийное письмо: двумя подписями (руководителя организации или заместителя и главного бухгалтера) и печатью организации.

Подробную информацию о составлении служебных писем, составе их реквизитов, особенностях оформления читайте информацию в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30–2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации", Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.


О том, как правильно составить рекомендательное письмо, читайте далее


Пример письма-заявки

EXPO

Закрытое акционерное общество

«Инвестиционная компания

«ЭКСПО»

Перерва ул., д. 12, офис 12, Москва, 228776. Тел. (495) 677-12-33; Факс (495) 677-33-44

E-mail: expo@expo.ru;  ОКПО 08862635 ОГРН 1047400340354  ИНН/КПП 7706022750/778006001

20.04.2014__ № _04-13/225_

На № ______ от _________

Директору санатория

«Лесной бор»

Н.И. Никитину

Яблоневая ул., 1, г. Яхрома,

Московская обл., 221018

Просим Вас организовать санаторно-курортное лечение в вашем санатории сотрудников нашей фирмы.

Количество путевок – 15.

Срок заезда – 01-05 июля 2014 г.

Количество номеров: трехместных – 2, двухместных – 4, одноместный – 1.

Зам. директора                                                                                                      П.К. Грачев

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль