Чем отличаются внешние и внутренние справки?

24

Вопрос

Какими особенностями оформления отличаются внешние и внутренние справки? Какие разновидности справок вообще существуют?

Ответ

Справка – документ, относящийся к системе информационно-справочной документации и составляемый для описания и подтверждения тех или иных фактов или событий.

Для многих ситуаций, требующих составления документа в виде справки, разработаны унифицированные формы документов.

Унифицированные формы справок имеются в системе учетной документации, налоговой, банковской, труда и занятости населения и др.

Естественно, что составление справки на основе унифицированной формы не составляет особого труда, тем более что для многих унифицированных форм имеются указания по их заполнению. Сложности, как правило, возникают тогда, когда нужно составить справку, для которой нет унифицированной формы, то есть в свободной форме.

Если справка предназначена для представления в другую организацию, она должна содержать реквизиты организации – автора (в этом случае нередко говорят о том, что используется угловой штамп, хотя в делопроизводстве угловые штампы с реквизитами организации уже давно не используются, вместо них используется бланк письма, поскольку именно он содержит реквизиты организации, в частности справочные данные об организации: почтовый адрес, телефоны, факс и др.). Примером такого рода справки может быть справка с места работы, которая, если в организации нет специального бланка для таких справок, может составляться просто на бланке письма, но с обязательным указанием вида документа, то есть на документе должно быть написано: СПРАВКА.

По требованию некоторых органов в справках может указываться и другая информация, поэтому в форме справки с места работы следует предусмотреть возможность внесения требуемой информации.


Вам будет полезно узнать о внутренних документах в материале по ссылке.


Справки "внутренние", отражающие основную (производственную) деятельность, составляются на стандартных листах бумаги, то есть без бланка. Как правило, такого рода справки готовятся в структурных подразделениях и представляются руководству.

Разновидности справок

Независимо от характера составляемой справки (информационная, отчетная, аналитическая), на справке должно присутствовать наименование вида документа – СПРАВКА. Справки информационного характера в последние годы в некоторых организациях (особенно в органах власти) стали называть не справками, а информацией, то есть на документе вместо слова "справка" указывается "информация", например: Информация о подготовке к празднованию Дня города, Информация о результатах рассмотрения обращения граждан в 1-м полугодии 2014 г.

Такую практику нельзя признать правильной по ряду причин. Во-первых, в системе видов документов нет документа под названием «информация», во-вторых, использовать слово «информация» для обозначения вида документа, даже если бы в этом действительно была необходимость, не очень удобно из-за его многозначности в русском языке.

Если справка является отчетной по своему характеру, в заголовке к справке должно быть указано, какой период охватывает содержащаяся в справке информация или к какому времени относится информация, например:

Справка о размере задолженности предприятия по налогам в федеральный бюджет по состоянию на 1 мая 2014 г.

Оформляются "внутренние" справки, в целом, как докладные и служебные записки.

Несколько иначе следует оформлять справки аналитического характера, содержащие информацию по вопросам, представляемым на рассмотрение коллегиального (совещательного) органа. Такие справки, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги, на которых указывается название вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое (например: Справка о ходе работы по теме 2.2.1. "Разработка словаря "Управление документами. Термины и определения""), текст и подпись составителя справки, которым, как правило, является руководитель структурного подразделения. Если справка готовится группой лиц, она подписывается ответственным исполнителем.

Пример справки с места работы на специальном бланке:

Закрытое акционерное общества

«ДЕЛЬТА-М»

ул. Генерала Ермолова, 15, Москва, 122655,

тел./факс 775-76-76; тел +7-495-661-22-13

СПРАВКА

__________ № _________

            Дана _________________________________________________________________

                                               (фамилия, имя, отчество)

в том, что он (она) действительно работает в _____________________________________

__________________________________________________________________

(наименование организации)

должности _______________________________________________________________

                                      (наименование должности)

с окладом _______________________________________________________________

                                   (указать размер заработной платы)

Справка дана для представления в ___________________________________

__________________________________________________________________

(указать, куда)

_________________________________________________________________ .

Наименование должности

руководителя                                                           (личная подпись)                             И.О. Фамилия

                                               Печать

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль