Как уничтожать документы?

41

Вопрос

Как уничтожать документы, которые одновременно хранятся и в электронной, и в бумажной версии?

Ответ

Бумажные и электронные документы, в том числе подписанные электронной подписью, должны храниться в течение срока, установленного для хранения документов на бумажных носителях. Порядок хранения и уничтожения документов должен осуществляться по правилам, определенным в локальном нормативном документе организации, не противоречащим действующему законодательству: "Правилам делопроизводства в Федеральных Органах исполнительной власти" (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477), "Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76), "Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558), и, желательно, соответствовать документу "Основные правила работы архивов организаций" (одобренному решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), носящему рекомендательный характер.

По истечении срока хранения электронные документы должны уничтожаться с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях. Процедура уничтожения, как уже было сказано выше, должна быть описана в локальном нормативном документе и в общем случае соответствовать следующим правилам:

  • оформляться юридически (должен составляться акт об уничтожении);
  • быть надежной и конфиденциальной (исключать возможность восстановления);
  • проводиться в присутствии представителя компании или сопровождаться видеозаписью, если уничтожение документов производит сторонняя организация.

Читайте о уничтожении документов еще больше по ссылке.


Основные методы уничтожения документов, принятые в РФ и международной практике:

на бумажных носителях:

  • сдача на переработку бумажных документов, не содержащих конфиденциальной информации;
  • физическое уничтожение: измельчение, химическая обработка, термальная обработка, закапывание. Как правило, используется измельчение (шредирование).

уничтожение электронных документов:

  • уничтожение электронных документов с использованием специального программного обеспечения, которое уничтожает информацию методом перезаписи или стирания;
  • размагничивание рабочей поверхности носителя магнитным полем (для лент и магнитных дисков);
  • механическое уничтожение носителя вместе с информацией.
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль