Как изменить паспортные данные сотрудника?

9

Вопрос

В отдел кадров поступили новые паспортные данные одного из сотрудников. Но дело в том, что изменения в паспорт были внесены еще год назад. Каким числом вносить изменения в кадровые документы: сегодняшним или «задним»?

Ответ

Изменения в кадровые документы нужно всегда вносить тем днем, когда вам стало известно об этих изменениях. Не практикуйте это делать «задним числом». Ведь даже если имеется очевидный факт, скажем, сотрудник утратил паспорт и обратился за выдачей нового и вы в курсе этих событий, вы не сможете внести необходимые изменения в документы кадрового учета до тех пор, пока работник не предъявит вам новый паспорт.

Чтобы не было вопросов, почему изменения внесены спустя значительный промежуток времени, возьмите за правило брать у работника не только копию нового документа, но и заявление владельца документа (составляется в свободной форме) с просьбой приобщить копию документа к его личному делу. Ясно, что заявление должно быть датировано тем же числом, когда работник собирается передать вам копию документа или сообщить об изменении (дополнении) каких-то сведений, ранее включенных в его личное дело. Вот теперь уже никто не упрекнет вас в том, что вы сделали изменения не так оперативно, как это должно было быть. А виноватым в несвоевременном уведомлении становится работник. В необходимых случаях (изменение фамилии и т.п.) получение нового документа должно сопровождаться еще и изданием приказа.

Паспортные данные относятся к числу персональных данных работника. А согласно ст. 14 Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ субъект персональных данных вправе требовать уточнения его персональных данных в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными. Вот еще одна причина, почему нужно получать от работника заявление. Но чтобы работник не затягивал с предоставлением информации, целесообразно в локальном нормативном акте о порядке работы с персональными данными ясно обозначить сроки, в течение которых работник обязан передать необходимые сведения для внесения (дополнения, изменения) в документы кадрового учета. Здесь же можно сделать важную оговорку: если работник не сообщает вовремя об изменении личных данных либо уклоняется от выполнения этой обязанности, то все неблагоприятные последствия такого неизвещения он принимает на себя. Можно также напомнить работнику, что расписавшись в указанном локальном нормативном акте, он тем самым обязался в точности выполнять его положения. А неисполнение обязанностей рассматривается как нарушение трудовой дисциплины и грозит ему наложением дисциплинарного взыскания. Причем, повторное применение дисциплинарного взыскания – повод для увольнения (см. п. 5 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ).



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль