Как подавать чай и кофе во время переговоров?

1180

Вопрос

Каким должно быть угощение к переговорам в компании, как по правилам нужно подавать кофе и/или чай во время приема делегаций или визита партнеров? 

Ответ

Отрадно, что подобные «не-мелочи» продолжают интересовать наших преданных читателей. И действительно, на семинарах и тренингах неизменным остается  вопрос о том, как подавать кофе и/или чай. Поэтому поговорим еще раз об угощении во время переговоров.

Предпочтения гостей

При подготовке переговоров важно знать предпочтения и пожелания визитеров. Это касается в первую очередь их гастрономических вкусов.

Чтобы понимать, какому гостю какой напиток подавать, желательно осведомиться лично у каждого о его предпочтениях либо уточнить эту информацию у секретаря или личного ассистента компании, представители которой прибывают на встречу.

Так, например, обычно уточняются вкусы, предпочтения, пожелания гостей, выясняется, есть ли запреты. У кого-то из ваших гостей может быть запрет на то или иное блюдо/напиток в силу конфессиональных или национальных традиций, кто-то является вегетарианцем, у кого-то может быть аллергия на определенные продукты. В этом и заключается протокольная подготовка любой деловой и культурной программы.


У вас не останется вопросов о деловом этикете после прочтения статьи по ссылке.


Подобное уточнение при современных средствах коммуникации представляется уже негласным правилом хорошего тона. Такими вопросами чаще всего занимается протокольная служба компании, но иногда эти функции ложатся на секретаря или личного помощника.

Вода

Когда готовят стол для переговоров, то  ставят воду (лучше не газированную)  для питья в стеклянных бутылках (рядом с ними кладут ключ для открывания) и фужеры/стаканы в соответствии с количеством участников встречи. Стаканы располагают на подносе вверх дном – это гарантирует их стерильность. Сегодня допускается подавать воду и в пластиковых бутылках. Учитывая современную экономическую ситуацию, вполне можно предложить гостям отечественную воду.

Во время одного из семинаров участница задала вопрос о том, нужна ли бутилированная вода, если на чайном столике в кабинете руководителя стоит графин с водой. В наши дни представляется не совсем современным такой графин, т.к. придется все время следить за тем, чтобы вода была свежей, мыть его и пр. Предпочтительнее все же предлагать воду в бутылках.

Как подавать угощение

Всегда  первому предлагают угощение/ставят чашку с напитком гостю – председателю прибывшей делегации, затем – главе вашей делегации, затем – гостям и только в последнюю очередь – своим сотрудникам, пришедшим на переговоры.

Если визитеров немного и это не переговоры, а например, визит вежливости либо короткое производственное совещание, то руководитель может дать сигнал/попросить секретаря подать кофе или чай. При этом он может сам уточнить, кто из гостей и что именно будет пить. Особо уважаемому гостю руководитель может сам налить напиток (чай или кофе). Это продемонстрирует его демократичность и настроит на благоприятные отношения.


Интересная информация о деловых переговорах размещена здесь.


Существует этическое правило: пары (чашка и блюдце) для чая и кофе должны быть из хорошего сервиза и непременно одинаковыми для всех участников переговоров. Оно связано с тем, что руководитель не должен демонстрировать  свое превосходство и таким образом отделяться от всех участников переговоров – это не слишком уважительно по отношению к ним. Так что ему подают не его «любимую» чашку, а такую же, как и всем.

Важно правильно подготовить чашки для чая и кофе.

Чашки с чаем должны быть заполнены жидкостью на 3/5, чайная ложка находится либо за чашкой ручкой вправо, либо перпендикулярно по отношению к ручке чашки (тоже справа).

Чашечки с кофе обычно меньше размером, толстостенные. Если подается кофе «эспрессо», то и ложечки следует подготовить соответствующие – не чайные, а «мокко» небольшого размера, если кто-либо из гостей пожелал кофе «капуччино», то к нему подают одноименные ложечки или чайные. Ошибкой будет подать чай с маленькой ложечкой «мокко» на блюдце или чашку кофе «эспрессо»  в сочетании с чайной ложкой.

В продаже можно встретить плотные кружевные бумажные салфеточки под чашку. Мнения специалистов в области этикета по вопросу целесообразности их использования до сих пор расходятся.

Некоторые категорически запрещают класть их под чашку с напитком, т.к. в случае если он разольется, получится неприятная каша из бумаги и жидкости (особенно если положить обычную белую мягкую салфетку). К тому же не всем гостям нравится то, что им предлагают «слюнявчик». Сторонники подхода непременно класть салфетки небезосновательно считают, что такой стиль создает торжественность и достойный уровень приему и заглушает звук стука чашки о блюдце.

Таким образом, решение этого вопроса – использовать салфетку или нет –зависит от корпоративных стандартов и договоренностей.

Форматы угощения

Сегодня возможны два формата угощения.

Первый формат

Согласно традиции, участникам переговоров подают угощение на стол, за которым они проходят. Это чай и кофе, кусковой сахар в сахарнице, к нему – щипчики, нарезанный лимон на отдельном блюдце – к нему двузубая вилочка, конфеты либо в коробке, либо в вазочке (в обертке), сухое печенье. Если количество участников переговоров большое, каждому из них на чайную ложку кладут по два кусочка сахара. Сахар при любом формате угощения лучше предпочесть кусковой. Это связано с тем, что песок из пакетиков, тем более из сахарницы, может высыпаться и потом хрустеть либо на столе, либо на полу, либо попасть на документы, что не очень приятно.

Порядок подачи напитков на стол переговоров таков. Если чашку с напитком персона берет с подноса сама, то ее подают с левой стороны, если кофе-леди или секретарь  ставит чашки на стол самостоятельно, то с правой стороны. Убирают использованную посуду с левой стороны от персоны. Такой формат до сих пор сохраняется в некоторых компаниях.

Иногда можно наблюдать  не очень удобные переговорные помещения, например, узкий как пенал зал для переговоров, где участники располагаются на стульях таким образом, что кофе-леди или секретарю трудно пройти между сидящими и стеной, чтобы поставить на стол чашку перед каждым. В этом случае можно заранее обсудить с руководителем варианты того, как ставить угощение, например, разбить длинный стол на два, чтобы можно было пройти между ними, или выбирать помощниц очень деликатного телосложения. Главное, найти и согласовать такой вариант, чтобы всем гостям было удобно.

Второй формат

Сегодня во время переговоров принят и другой формат угощения: кофе-пауза, кофе-брейк. Во время такого мероприятия участники переговоров встают из-за столов и подходят к столикам вне зала переговоров,  но чаще угощение стоит на стойках в этом же помещении, куда его приносят в определенный момент по договоренности с руководителем или в соответствии с планом – либо вначале переговоров, либо через определенное время (например, через 1,5 часа).

Во время кофе-паузы или кофе-брейка предлагаются: кофе из кофе-машины либо растворимый,  пакетированный чай разных видов (черный, зеленый и т.п.), сахар (лучше кусковой), канапе, бутерброды, пирожки, пирожные. Организаторам необходимо подготовить и емкость для мусора – использованных пакетиков от чая (можно поставить специальную емкость именно для них), остатков пищи и пр.

Курение

Как известно, в 2013 году в России принят антитабачный закон и проходит антитабачная компания (Федеральный закон от 23.02.2013№ 15-ФЗ (ред. от 31.12.2014) "Об охране здоровья граждан от воздействия окружающего табачного дыма и последствий потребления табака"). В соответствии  с этим законом на рабочем месте и в рабочих зонах курить запрещено. Поэтому в некоторых компаниях выделяют специальное помещение для курения. Участникам переговоров можно так и сказать: «Место для курения находится...»  и либо объяснить где, либо проводить к этому помещению.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль