В чем причины возникновения рисков при внедрении ECM-системы?

35

Вопрос

Наличие каких особенностей в области документооборота компании может служить причиной для возникновения рисков при внедрении ECM, т.е. в каких случаях внедрять систему настоятельно не рекомендуется?

Ответ

ECM-систему не рекомендуется внедрять, если она не сможет обеспечить какие-то требования предприятия: к примеру, безопасности информации, оперативности взаимодействия, соблюдения исполнения регламентов внутренних процессов (когда сотрудники не могут подстроиться под четкие регламенты), также внедрение не рекомендовано, если оно просто экономически не выгодно компании.

Немного конкретики: может быть не рекомендовано внедрять систему, когда документы, проходящие согласование, требуют «живых» подписей со всеми согласующими. Это, однако, не говорит о том, что систему однозначно не стоит внедрять. Но очевидно понижение эффективности использования системы.


Более подробно о конфиденциальном делопроизводстве вы можете узнать в статье.


Например, раньше многие компании избегали автоматизации кадровых процессов, поскольку кадровые документы всегда требуют «живых» подписей. Таким образом, в результате автоматизации мы получаем два круга согласования вместо одного: сначала согласуем документ в электронном виде, а потом требуется собрать еще и подписи на бумажный аналог. Однако и в этой ситуации все еще актуально хранение всех документов в электронном виде в архиве системы. Поэтому эффективность, безусловно, остается, просто она ниже, чем могла бы быть.

Также вряд ли имеет смысл внедрение системы в организацию с небольшим количеством сотрудников, разве что если нагрузка у каждого очень высока и объем документооборота внушительный. Однако при наличии конфиденциальной информации механизм разграничения прав доступа будет оправдывать внедрение системы даже в небольшой организации. Но степень конфиденциальности бывает разная: есть компании, в которых сотрудник знакомится с документом ограниченное время, по предварительному уведомлению, под расписку и в закрытой комнате. Такого уровня конфиденциальности система, конечно, обеспечить не сможет.

Вряд ли стоит внедрять ECM-систему, если компания не понимает, зачем она ей нужна. В этом случае как раз полезно общение с консультантами по внедрению, которые смогут проанализировать актуальность системы для конкретной компании.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль