Как общаться с иностранными партнерами?

6

Вопрос

Руководитель с недавних пор поручает мне организацию деловых встреч с нашими иностранными партнерами. Хотелось бы узнать о том, какие фразы мне нужно запомнить для таких ситуаций как: опоздание партнеров на деловую встречу и наоборот, когда на встречу они приходят раньше времени?

Ответ

Организация деловой встречи. Что это значит для помощника руководителя? Это значит, что вы оказываете помощь руководителю в планировании его рабочего графика (schedule) и подготовке повестки дня (agenda). Благодаря этому ваш руководитель имеет возможность обсудить повестку дня со своим партнером заранее. Приведем пример ситуации, когда Джон Стивенс хочет назначить встречу с Робертом Харли.

Участник диалога

Английский вариант

Русский вариант

John

We need to make some decisions on a new production line

Нам нужно принять решение по новой производственной линии

Robert

I'll be free next Monday

Я буду свободен в следующий понедельник

John

Great. Let's meet at ten in the office. First, we’ll look at a new design.
Then, we’ll plan our production strategy, and last we’ll work out a budget

Превосходно. Давайте встретимся в 10:00 в офисе.

Вначале мы посмотрим на дизайн. Затем мы спланируем нашу производственную стратегию и, наконец, разработаем бюджет

Robert

Fine! That’s a full agenda!

Прекрасно! Много вопросов для обсуждения в повестке дня!

Запланируйте на встречу вашего руководителя с деловыми партнерами немного больше времени, приблизительно на 15 минут. Таким образом, если переговоры затянутся, то у вашего руководителя останется запас времени, и тем самым его рабочий график не сместится.

Кроме того, каждая деловая встреча должна быть заранее подготовлена, конечно, если только она нацелена на положительный результат. И здесь большой груз ложится на плечи секретарей и помощников руководителей. Как правило, перед деловой встречей составляется список предполагаемых вопросов, которые желательно на ней обсудить.

Пример:

How much does this project cost? Сколько стоит этот проект?

Who are the investors? Кто является инвесторами?

What are the terms of delivery for the new equipment? Каковы условия поставки нового оборудования?

Who are the suppliers? Кто является поставщиками?

Пунктуальность

Пунктуальность играет большую роль в успешном деловом общении. Старайтесь не опаздывать сами и всегда обеспечивайте своевременную встречу вашего руководителя с партнерами и коллегами. Для этого попросите сотрудников приходить на совещания за 10 минут до его начала.

Когда приходят на встречу раньше времени

Ситуация: Джон Робертс прибыл на деловую встречу с Анной Пилон за 10 минут до назначенного времени.

Участник диалога

Английский вариант

Русский вариант

John

I didn’t keep ​​you waiting, did I?

Я не заставил Вас себя ждать, не так ли?

Ann

No, you're right on time

Нет, Вы как раз вовремя

John

And so are you

И Вы тоже

Ann

Actually, I like to be early. I don’t want to keep you waiting

На самом деле, я люблю приезжать раньше. Я не хочу заставлять Вас ждать


Более подробно о организации совещаний вы можете узнать в статье.


Однако иногда, несмотря на ваши усилия, вам приходится опаздывать. Что делать в таких случаях? Необходимо извиниться и объяснить причину. А единственными уважительными причинами вашего опоздания на деловую встречу могут быть только те, которые от вас не зависят.

Английский вариант

Русский вариант

The flight was cancelled

Авиарейс был отменен

The train was late

Поезд (электричка) опоздал(а)

The tram broke down

Сломался трамвай

The bus broke down

Сломался автобус

There was an accident on the road

Произошел несчастный случай на дороге

Всем известно, что ждать опаздывающего человека всегда очень неприятно, особенно в тех случаях, если он заранее не предупредил об опоздании и не позвонил, чтобы сообщить об этом.

Однако, несмотря на ваши эмоции, имея дело с деловыми партнерами  или коллегами вы всегда должны милостиво принимать извинения и быть терпеливыми.

Пример:

Все сотрудники компании приглашены на презентацию нового продукта. Начальник отдела маркетинга звонит секретарю в приемную.

Участник диалога

Английский вариант

Русский вариант

Svetlana

Hello, TN International, Svetlana.  How can I help you?

Здравствуйте. ТН Интернэшнл, Светлана. Чем я могу Вам помочь?

Sergei

Hello. This is Sergei Ivanov, the Head of Marketing Department. I'm in a taxi. There is a traffic jam on the road. I'm sorry I’ll be late. I’ll  be there as soon as possible

Здравствуйте. Это - Сергей Иванов, начальник отдела маркетинга. Я в такси. На дороге пробка. Извините,  я опаздываю. Буду на месте как можно быстрее

Svetlana

Don’t worry about it. I will tell the boss about it. Thank you for calling

Не беспокойтесь об этом. Я предупрежу начальника. Спасибо за звонок

Вместо фразы Dont worry about it можно использовать следующие варианты:

Английский вариант

Русский вариант

No problem

Нет проблем

That’s all right

Все в порядке

It can happen to anyone

Это может случиться с каждым

Обратите внимание! Давая объяснения, опоздавшему следует употреблять Past Simple Tense (прошедшее простое время):

I lost … (я потерял…)

I left… (я оставил…)

I forgot… (я забыл…)

Английский вариант

Русский вариант

The tram broke down

Трамвай сломался

The train broke down

Поезд сломался

My car was late

Моя машина пришла с опозданием

Как извиниться за опоздание письменно

Еще один способ извиниться за опоздание – написать краткую записку. Этот способ подходит в тех случаях, когда вы или сотрудники вашей компании опоздали на собрание, презентацию, семинар, лекцию, выступление или прием.

Пример:

Dear Ms. Pillon,
I am very sorry I arrived late for your seminar / presentation / reception. I was unavoidably detained. Again, my sincere apologies.

Sincerely yours,

John Roberts

Перевод

Дорогая госпожа Пилон,

Я очень сожалею, что прибыл на Ваш семинар/презентацию/прием с опозданием. Задержка была неизбежной. Еще раз примите мои искренние извинения.

Искренне Ваш,

Джон  Робертс

Вежливость

Еще один важный фактор, который играет большую роль в установлении и поддержании эффективного общения, – это вежливость.

Особенно вежливым необходимо быть в следующих случаях:

1. Когда вы даете какие-либо указания.

Форма замечания

Английский вариант

Русский вариант

Не очень вежливая форма

In this office, we are always punctual

В нашей компании мы всегда приходим на работу вовремя

Вежливая форма

Could you please come on time tomorrow?

Вы не могли бы прийти на работу вовремя завтра?

2. Когда возникает какая-либо проблемная ситуация.

Форма замечания

Английский вариант

Русский вариант

Невежливая форма

Type it again and do it right!

Напечатайте это еще раз и сделайте это правильно!

Вежливая форма

Could you please type it again?

Напечатайте это еще раз, пожалуйста

Чтобы ваше высказывание прозвучало в вежливой форме:

  1.  Сделайте ваше предложение безличным (без использования местоимения Вы).

Форма замечания

Английский вариант

Русский вариант

Невежливая форма

You gave me the wrong telephone number

Вы дали мне неправильный номер телефона

Вежливая форма

This is not the right telephone number

Это неправильный номер телефона

  1. Используйте пассивный (страдательный) залог.

Форма замечания

Английский вариант

Русский вариант

Невежливая форма

You gave me the wrong address

Вы дали мне неправильный адрес

Вежливая форма

The wrong address was given

Это неправильный адрес

  1.  Используйте также модальный глагол should.

Форма замечания

Английский вариант

Русский вариант

Невежливая форма

You had better write a letter to your customer

Вы бы лучше написали письмо вашему заказчику

Вежливая форма

You should write a letter to your customer

Вам следует написать письмо вашему заказчику

Также, помимо вежливости в общении со своими коллегами и деловыми партнерами, секретарям и помощникам руководителей для эффективного общения нужно:

  • быть позитивно настроенными;
  • передавать указания руководителя в четко сформулированном виде.

Надеемся, что наши советы о важнейших составляющих успешного делового сотрудничества станут для вас хорошим подспорьем в работе.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль