Каковы правила электронной переписки на английском языке?

82

Вопрос

Каковы правила электронной переписки на английском языке между компаниями и сотрудниками внутри компании?

Ответ

Современный офис без e-mail, как организм без легких, органа транспортирующего кислород, которым для офиса является информация. Сообщения, которыми мы обмениваемся по e-mail, – это своеобразный  luft (воздух),  обеспечивающий эффективность бизнеса и продуктивную работу любого современного офиса. E-mail, как известно, быстрый, надежный и доступный способ передачи и обмена информацией. Разместившись в международной компьютерной сети, e-mail стал  универсальным и доступным для всех. Он изменил характер офиса: превратил его из paper в paperless (безбумажный). Он отличается от привычного  pen and paper letter. E-mail – это всегда диалог между составителем и системой. Однако живет e-mail по своим законам: у него свой стиль, язык и свои правила.


Подробнее о ведении деловой переписки мы писали здесь.


Чтобы вспомнить язык e-mail, мы предлагаем вам список слов и выражений, необходимых для работы с e-mail. Начнем с того, что кроме существительных:  e-mail, emailer , сейчас часто используется и глагол: to email.

archive

архивировать

at

(@) собака

attachment

вложение, прикрепленный файл, помечен скрепкой

capital letters/caps

заглавные буквы

characters (letters, numbers, punctuation)

знаки, символы

сс

добавить копию

check your spelling

проверить правописание

compose/write a new message

написать письмо

deadline reminder

последний, крайний срок

draft  

черновик

delete

уничтожить

folder

папка

font

шрифт

host

хозяин, организатор сайта, программы

inbox

входящие

junk email

спам

labels

ярлыки

more actions

дополнительные действия

move to

переместить в

outgoing message code

кодирование исходящих писем

refresh

обновить

report spam

сообщить о спаме

save the message   

сохранить письмо, сообщение

sent 

исходящие, отправленные

sign in

войти, зарегистрироваться

sign out

выйти

spam/trash 

спам

subject

тема

trusted sender

отправитель, которому вы доверяете

keyboard shortcuts

клавиши быстрого действия

settings

настройки

create an account

создать учетную запись

discard

удалить черновик


Подробнее о деловой переписке мы написали в материале по ссылке.


В электронной переписке широко используются различные знаки и символы. Не всегда служащие офиса помнят их значение на английском языке. А ведь без этого не обойтись, когда, например, по телефону вам диктуют или вы диктуете электронный адрес.

asterisk* (any local part in a given domain)

звездочка

comma (,)  (to separate email addresses from each other)

запятая

colon (:)

двоеточие

semicolon (;)

точка с запятой

dot (.)

точка

hyphen  (-)

дефис, черточка

slash/stoke ( / )   

косая черта

forward slash  ( / )

косая черта с наклоном вперед

backslash ( \ )

косая черта с наклоном назад

underscore ( _ )

черта снизу

quotes/ quotation marks  (“ “)

кавычки

addition, plus sign (+)

знак плюса

 ampersand (&)

амперсанд, знак конъюнкции

 equals sign ( = )

знак равенства

pound sign, hash (#)

диез, случайные, ненужные данные

tilde character (~ )

тильда, волнистая линия

brackets {  }, [ ], ( )

скобки

currency $, £, €, ¥

валюта

ISO 10646 «Информационные технологии. Универсальный многооктетный набор кодированных знаков» описывает общую структуру закодированного набора символов, применяемых в электронных сообщениях.

Allowed Characters:

Каковы правила электронной переписки на английском языке?       Letters (A-Z) and (a-z)

Hyphens (-)

Underscores (_)

Numbers (0-9)

Decimal or period (.)

Каковы правила электронной переписки на английском языке?       Only one single apostrophe allowed (')

Characters Not Allowed:

Double apostrophe: (")

Pound Sign (#)

Ampersand (&)

Brackets (<) or (>)

Asterisk (*)

Monetary symbols ($)

Addition symbol (+)

Создание почтового ящика и адреса организации достаточно ответственное дело. По возможности электронные деловые письма надо отправлять на фирменных бланках-шаблонах, содержащих логотип организации, ее адрес и телефоны. Но в любом случае написание e-mail начинается с адреса.

Адрес и его создание

Для деловой переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах, да еще с сомнительными названиями вроде zaika@mail.ru. Специалисты рекомендуют более осмысленно подходить к выбору своего «ника» и придерживаться некоторых правил. В частности, адрес должен быть понятным, чтобы при необходимости его можно было легко записать и запомнить.

Для выбора адреса в вашем распоряжении может быть до 80 знаков и символов. При написании адреса вы можете пользоваться латинскими буквами (не увлекайтесь заглавными буквами, они часто передают крик), цифрами, знаками типа: точка (.), тире (-), линия подчеркивания (_).

Внутри компании или организации пробелы, запятые и такие знаки, как: !, #, $, %, ^, &, *, не рекомендуются.

Известно, что электронный адрес состоит из двух частей, разделенных символом @: user@domain.

 Например:  microsoft@example.com.  Часть до знака «собака» @ указывает имя  почтового ящика (указывается имя организации или пользователя). Оно часто совпадает с логином пользователя. После знака «собака» @ указывается имя домена того сервера, на котором расположен почтовый ящик:  yandex, google, mail, gmail и т.д. Или главный узел (DNS – Domain Name System), куда отправляется сообщение.

Адрес создан, пора переходить к заполнению необходимых граф для отправки письма адресату.

Сначала идет строка От кого/from, где вы вставляете свой адрес, например: bellsell-manager@yandex.ru или bob@domain.com. Чтобы написать e-mail вашему  деловому партнеру, в строчке со словом Кому/To вы впечатываете его/ее адрес. Например: magic_wireless@yahoo.ca или john@domain.com.

 Строка ниже – Добавить копию/cc – содержит имена и адреса вторичных получателей письма, к которым направляется копия.

Строка bcc: (от английского blind carbon copy слепая копия) содержит имена и адреса получателей письма, чьи адреса не следует показывать другим получателям.

Тема / Subject  

Иногда авторы не утруждают себя указанием темы письма и оставляют соответствующую графу пустой. Иные пишут ничего не значащие слова, а то и просто вставляют набор символов. Бывает, что достаточно взглянуть на тему, и ответ на вопрос open or delete e-mail решается в пользу последнего.

Так же как и в случае с бумажной почтой, адресату важно знать, какую информацию несет ваш e-mail:

данные о важной встрече, заказ/order, запрос/inquiry, приглашение на интервью или другое. 

Приложение /attachment

Прежде чем переходить к самому тексту e-mail, обратите внимание на строку, под которой написано: прикрепить файл/attach a file.

С вложениями, особенно на иностранных языках, нужно быть осторожным,  так как именно они несут вирусы и червей.

Многие организации (например, рекрутинговые агентства, которые ежедневно получают сотни резюме) предупреждают: «Письма с вложенными файлами не принимаются». Их можно понять, к таким файлам часто цепляются вирусы.

Обязанность по проверке письма на вирусы  лежит на отправителе. С другой стороны, когда партнер – солидная фирма – просит присылать сообщения в «теле» письма, возникает вопрос, все ли у нее в порядке с финансами. Разве не могут программисты компании или службы, отвечающие за информационную безопасность,  обеспечить  защиту сервера?

Тело e-mail/ Body of an e-mail

 В литературе в отношение e-mail (текста e-mail) вы можете встретить разночтение. Одни авторы отмечают тенденцию развития в сторону разговорного стиля, подчеркивая его демократичный характер: использование сокращений, символов для передачи эмоций, настроения (смайлики).  Другие в силу того, что e-mail участвует в документообороте и многие сообщения составляются как документ, относят его строго к письменному стилю.

Содержание у официального письма и официального e-mail, в основном, может быть одинаково. Однако язык и стиль e-mail отличаются лаконизмом и простотой. Синтаксис (структура предложения и абзаца) сжат и четок.

Текст письма

1. Письмо начинается с приветствия, однако в e-mail оно может отсутствовать (например, в письмах внутри организации, предназначенных для всех сотрудников и т.п.).

Напомним, что, как и в бумажном письме, в e-mail, составленном на английском языке, используется четыре основных формы обращений:

a.         formal, traditional ones (“Dear Ms. Mitchell or “Dear Professor Mitchell”);

b.         forms which try to maintain etiquette while being a bit more informal, or use the full name (Hello, Robert);

c.         informal greetings “hi” or “hello,” with or without the first name;

d.         no opening.

2. Печатается сам текст письма.

a) Please forward a proposal by & input.date_needed_by; to [me / company name / your company contact name] for the following: goods/service description, list what the customer bought, the prices he paid, any special instructions, payment status, out-of-stock notices etc.

b) We have received an application for employment from (name) seeking a position with our firm in the capacity of (position). We understand the applicant was previously employed by your firm.

Accordingly, we would appreciate a reference on the individual, including confirmation of the dates of employment with you.

c) This letter is sent to acknowledge receipt and delivery of the goods described on the attached (List, Invoice or Purchase Order). 

The undersigned further acknowledges that said goods have been and are without defect. Therefore, final acceptance is hereby confirmed as the undersigned accepts to assume by additional cost if the case may be.

3. В конце письма напоминают о дальнейшем сотрудничестве  в системе on-line, об открытости с точки зрения информации и доступности к нужным в бизнесе документам.

a) Please, advise whether your reference should be confidential.

b) Please send any further correspondence relating to shipment or payment direct to Maple Bros. And let us have a copy of the commercial invoice when it is made up.

c) I have also attached our most recent brochure on (Products /Services) for your review. I hope you find it interesting.

Should you have any question, please do not hesitate to contact me.

Не забудьте указать ваши контакты, в том числе ваш сайт и домашнюю страницу, homepage, если необходимо.

Заканчивается e-mail такими же фразами, как и в бумажном письме, от формального: I hope to hear from you soon» or «I look forward to your reply» в традиционном официальном деловом письме, до неформального:  «Thanks!» or «Regards», «Best wishes», «All the best», «Greetings».

Когда вы не ждете ответа, closing вообще может опускаться.

Многие программы электронной почты позволяют вам настраивать подпись по умолчанию, которая будет включена в конце каждого сообщения.

Приложение

Список сокращений, которые часто используются при написании e-mail (в личной неофициальной переписке)

AFAIK (as far as I know)  – насколько я знаю.

AFAIR (as far as I remember) – насколько я помню.

AFK (away from keyboard) – отошел (имеется в виду, что пользователь в данный момент не у компьютера).

ASAP (as soon as possible) – как можно быстрее.

BB (Bye-bye) – до свидания!

BBS (be back soon) – скоро вернусь.

BTW (by the way) – кстати (между прочим).

CU l8r или CUL (see you later) – увидимся позже.

FAQ (frequently asked questions) – часто задаваемые вопросы (подразумевается список «вопрос – ответ»), аналог в русском языке: «ЧАВО» – жаргон (частые вопросы).

FYI (for your information) – к вашему сведению.

IMO (in my opinion) – по моему мнению. Аббревиатуру иногда переводят как МЛМ (мое личное мнение).

NP (no problem) – нет проблем (в ответ на благодарность).

pls, plz (please) – сокращение от «пожалуйста», получившее широкое распространение сначала в чатах, а затем и вне их.

Thnx!, иногда tnx, thx (THX), 10x, ty (thanks, thank you) – спасибо.

ttyl (talk to you later) – поговорим попозже, в другой раз.

W8 (wait) – подожди.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль