Как оформлять деловые письма на английском языке?

226

Вопрос

Какова последовательность оформления и особенности написания текста деловых писем на английском языке?

Ответ

Последовательность подготовки документов и их отправление определены стандартами бизнеса. Их четкое оформление и своевременная отправка – залог эффективной работы офиса.


Интересная информация об образцах писем-поздравлений размещена здесь.


При современном доминировании электронных средств корреспонденции (которые зачастую выполнены на английском языке) важно не потерять культуру ведения документации в принципе и деловой переписки в частности. Ваш партнер по бизнесу без труда поймет, имеет ли он дело с профессионалом или любителем. Качество составления письма на английском языке – это качество работы вашей компании.


Более подробно о разновидностях деловых писем вы можете узнать в статье.


Помня о роли контроля за бизнес-коммуникацией,  начнем с формата делового письма: последовательность оформления делового письма осуществляется в следующем порядке:

1. Sender’s Company / Sender’s Address – Компания и адрес отправителя.

2. Your Ref/ Our Ref. –  Исходящий номер адресата и отправителя.

3. Addressee’s Name/ Addressee’s Title /Addressee’s Company/Addressee’s Address – 

   имя получателя/ должность (если имя неизвестно) /адрес компании/ адрес       

   получателя

4. Date – Дата

5. Salutation – Обращение

6. Subjec –  Тема письма

7. Body of the LetterСодержание письма

8. Complimentary Closeокончание

9. Signature подпись

10. Sender’s Name/Sender’s Title- Имя отправителя/должность отправителя

11. Enclosure – вложение

При оформлении письма это будет выглядеть, в основном, следующим образом:      

                                      British Suppliers PLC

                                                               1

                                          Hoxtech  House, Wrights Way

                                          Glasgow G12 8QQ

                                  

             2

Your Ref: Ch/T 3/2                                                               

Our Ref: J/Ms                                                                 4

                                                                             13 March 2009

 3                                                                       

Mr. Dave Baker

BenefitsLink

8 Minnesota Avenue, Suite H

Winter Park FL 32789

          5

Dear Mr. Baker

6  Order 2313

                                                      7

Thank you for your letter of 3 February enclosing your catalogue and price-list.

Please find enclosed my order. As we agreed, settlement will be by banker’s draft, when we receive the shipping documents. And we expect delivery within six weeks.   

We would be grateful if you could inform us if there are any problems with delivery.

We  look forward to receiving acknowledgement of our order at your earliest possible convenience.

       8

Yours sincerely

      9

Как оформлять деловые письма на английском языке? 

 

10

Jane Muss                               

Buying Manager                            

При составлении делового письма необходимо обращать внимание как на форму, так и на содержание письма.  Рассмотрим основные правила написания текста письма на английском языке.

Salutation Обращение

Если вам неизвестно имя адресата, а известна только должность, пишут:

a) только должность – Dear Sales Manager;

b) на имя компании – Dear Sirs или Dear Sir/Madam;

c) на имя служащего, если вы знаете, что это женщина, но не знаете ее имени – Dear Madam;

d) на имя служащего-мужчины – Dear Sir;

e) в конце письма – yours faithfully.

 Dear Sirs

 Dear Sir/Madam

 Dear Sir

 Dear Madam

 Dear Sales Manager

 Dear Personal Director

Yours faithfully

С уважением

Если вам известно имя адресата, вы пишите:

а) Dear Mr Smith – указывается только фамилия (surname), имя не указывается.

b) Dear Mrs Smith – обращение к замужней женщине.

c) Dear Miss Smith – обращение к незамужней женщине.

d) Dear Ms Smith – обычное современное обращение к женщине (без указания замужем она или нет).

e) в конце письма – yours sincerely; менее формально – best regards или truly yours.

Dear Mr Smith

Dear Mrs Smith

Dear Miss Smith

Dear Ms Smith

Dear Dr Smith

Your sincerely (Искренне Ваш, с уважением)

 Sincerely (Искренне Ваш)

 Best Regards (С наилучшими пожеланиями,

 с уважением)

Truly yours (С уважением)

       

ЕЕсли письмо пишется другу или родственнику, вы обращаетесь Dear и указываете имя, а заканчиваете best wishes, love, regards:

Dear John

Dear Jane

Best Wishes (С наилучшими пожеланиями, всего хорошего)

Love (Пока)

Regards (С наилучшими пожеланиями)

Основной текст письма

The Body of the Letter. После обращения к адресату переходим к самому письму, которое состоит из трех частей:

1. The opening – начало.

2. The main message – основная часть.

3. The closing – заключительная часть.

Основную задачу письма можно выразить следующим образом: внимание – интерес – побуждение – действие.

1. The Opening начало/вступление. Чтобы привлечь внимание адресата, с первых строк акцент делается на основную тему:

 а) если вы пишите адресату в первый раз, объясните причину написания письма   (выразите ваш интерес).

We are writing in connection with your Order № 267

Мы пишем вам  в связи с заказом № 267

I would like to enquire about…

Я хотел бы получить от вас информацию о…

We are interested in…(the prices of air conditioners)

Нас интересует: … (ваши цены на кондиционеры)

b) если отвечаете на письмо, начните со ссылки на письмо, заказ, телефонный звонок и т.д., тем самым вы обратите внимание адресата на предмет документа или письма. 

                                                                           

Thank you for your letter of 3 March  enquiring …

Благодарим вас за письмо от  3 марта,  где вы делаете запрос  о…

We have received your letter of (date) enclosing…

Мы получили ваше письмо с приложением от (число)… …

Further to our conversation yesterday….

.

В подтверждение нашего вчерашнего телефонного разговора …

2. Основная часть письмаThe main message.

Исходя из практики написания писем, основная часть письма, как правило, содержит:

· либо положительную информацию, где автор подтверждает совершение сделки и др.

· либо отрицательную информацию,  где автор исключает возможность     сделки.

В первом и во втором случаях используется специальная лексика,  связанная:

- с положительной для вас информацией,

We are

pleased

happy

delighted

to

tell

inform

advise

you that

- с неприятной для вас информацией.

We

regret

are sorry

to

tell

inform

advise

you that

Согласно нормам делового письма составитель письма не только излагает возможность или невозможность выполнения  заказа, оплаты расходов, проведения платежей, принятие предложений или другой операции, но и указывает на возможность и причину их выполнения или невыполнения. Это обусловлено обязательным условием бизнеса: уважением к партнеру как равному участнику процесса. Для этих случаев вам помогут фразы:

                                                 

We are able to (pay)

Мы можем / способны (выплатить)

We are unable to (supply)

Мы не сможем  (поставить)

We have been forced to       because of

Мы вынуждены

(сделать или не сделать что-то из-за)

Обратите внимание на фразы due to и owing to

Owing to, как правило, используется в связи с негативной информацией.

3. The closing заключительная часть.

Чтобы обратить внимание получателя на то, что вы ждете от  него ответа, заказа, продукцию и т.д., в заключительной части письма напомните вашему корреспонденту об этом:

                                                                    

Looking forward to hearing from you

С нетерпением жду вашего ответа.

We look forward to receiving you order/ reply/ products /etc.

Надеемся получить от вас заказ/ ответ/ продукцию/ и т.д.

I look forward to your reply.

Ждем вашего ответа.

Если же вы отправляете дополнительную информацию, не забудьте ему на это указать:                                                                       

Please, contact me if you need any further information

Пожалуйста, напишите нам, в случае  если вам понадобится дополнительная информация.

Please, feel free to contact me if you have any further questions

Если у вас возникнут вопросы, пожалуйста, сразу обращайтесь к нам.

Please let me know if you need any additional information

Пожалуйста, сообщите нам в случае, если вам понадобится дополнительная информация

I hope that this information will help you

Надеюсь, что эта информация будет  полезной

Please do not hesitate to contact us to arrange for a suitable time and date for the presentation

Сразу сообщите нам удобное для вас время и дату презентации.


Более подробно о том, как выразить отказ в деловом письме, вы можете узнать в статье.


Подводим итоги

  1. Качество составления письма – это качество работы вашей компании. Следуйте международным стандартам написания письма на английском языке.
  2. Если деловое сообщение имеет электронный формат, отправляйте его на фирменных бланках – шаблонах на английском или других языках, содержащих логотип организации, ее адрес и телефон. 
  3. Учитывайте особенности и этикет переписки, характерные для той или иной страны (обращения, даты и т.д.).
  4. Практикуйте написание писем на английском языке каждый день.

Читайте подробнее о административной поддержке руководителя по этой ссылке.




Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль