Какие журналы необходимы в новой организации?

81

Вопрос

Какие журналы и в каком количестве мне необходимо завести для документов в новой государственной организации (управлении)?

Ответ

Очевидно, в вопросе  речь идет о журналах для регистрации  документов, хотя в организации могут быть заведены различные журналы, например,  журнал регистрации печатей и штампов, журнал выдачи и сдачи ключей, журнал учета копировально-множительных работ и т.д.

Если говорить о журналах для регистрации документов, то, как правило, отдельно регистрируются следующие основные массивы документов:

  • поступающие документы (входящие);
  • отправляемые документы (исходящие);
  • внутренние документы.

Однако следует иметь в виду, что в зависимости от количества документов и внутренних потребностей организации могут отдельно регистрироваться и другие массивы документов. Отдельная регистрация возможна для групп документов в зависимости от их  вида, автора или содержания. 

Например, приказы руководителя организации по основной деятельности, по личному составу, копии приказов вышестоящей организации, документы, поступившие из правительства Российской Федерации. Также обычно отдельно регистрируют обращения граждан. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи или по электронной почте, также могут регистрироваться отдельным массивом.

Регистрация может быть централизованной и децентрализованной. В  случае децентрализованной регистрации подобные журналы могут быть заведены в разных подразделениях, которым будет дано право самостоятельно регистрировать документы.

Особенно это уместно для регистрации исходящих документов на тех участках, где у руководителя подразделения есть право их подписывать.

Таким образом, определение необходимого количества журналов регистрации  – это обязанность и право работников службы делопроизводства.

На начальном этапе определение количества журналов регистрации  производится на основе анализа функций и структуры организации, но в дальнейшем количество журналов может быть изменено с учетом данных об объеме и составе документов.

Также, отвечая на заданный вопрос, нельзя не сказать о том, что ведение журналов сегодня, в эпоху повсеместного распространения компьютеров, выглядит достаточно архаично.  Даже если в организации нет возможности внедрить какую-либо специальную делопроизводственную программу, то можно использовать стандартные редакторы Word  и Excel, создав с их помощью аналог бумажного журнала. Главное, о чем нужно помнить: для корректного ведения журналов или базы данных требуется, чтобы передача документов от одного лица (подразделения) другому осуществлялась через службу делопроизводства с фиксацией этих передач, вплоть до списания документа в дело с указанием номера дела и номера тома.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль