Как организовать электронный документооборот?

45

Вопрос

У нас в компании есть интранет-портал, с которым все привыкли работать. Можно ли организовать электронный документооборот на его основе?

Ответ

При создании документооборота на портале есть два пути. Первый – организация документооборота средствами программной платформы, на которой выстроен портал. Второй вариант – интеграция портала с системой электронного документооборота (СЭД). Следует отметить, что первый путь сильно ограничивает дальнейшее развитие системы рамками платформы.


Мы рассказывали ранее об отличии форматов PDF от PDF/A в материале по ссылке.


Внутренние корпоративные порталы очень часто используются в компаниях для совместной работы сотрудников с информацией, а также в качестве базы знаний, средства информирования и средства для интеграции других корпоративных систем. На портале можно обеспечить коллективную работу с документами и при этом использовать различные средства коммуникации, которые не всегда возможно подключить в СЭД. Но специализированные задачи делопроизводства и канцелярии могут быть довольно трудоемки по реализации (в зависимости от платформы, на которой создан корпоративный ресурс), в то время как в большинстве СЭД эти  задачи уже давно решены. Так что самым оптимальным решением представляется интеграция портала с системой документооборота, что позволит использовать как возможности портала и привычный для сотрудников интерфейс, так и возможности системы, выбранной для интеграции с корпоративным ресурсом.

В связи с этим ключевым фактором является выбор СЭД – в рассматриваемом случае необходимо подобрать платформу, которая может быть интегрирована с имеющейся системой.


Читайте подробнее о организации документооборота в 2017 году по этой ссылке.


Большинство сотрудников компании в рамках документооборота обычно выполняют такие задачи, как инициирование процессов, участие в согласовании, поиск документов, работа с контентом. Действия, которые они выполняют при этом, достаточно стандартны и занимают примерно 15-20% функционала, реализованного в классическом интерфейсе СЭД.

Например, сотрудники могут взять задание (предположим, по согласованию документа) в работу, просмотреть текст задания и приложенный файл (документ на согласовании), прикрепить дополнительные файлы, создать подчиненную задачу, написать поясняющий текст, добавить к заданию ссылку (URL). При этом процессы и объекты, с которыми они работают, могут находиться в разных системах. Необходимо сделать так, чтобы работа этих пользователей происходила в одном месте и по одинаковым принципам, при этом большая часть сотрудников будет использовать привычный интерфейс портала.

Важный нюанс: есть документы, которые не имеют регистрации в СЭД, но тем не менее хранятся и разрабатываются на портале. В какой-то момент может потребоваться переместить их в систему и инициировать там процесс, например, согласования. При обычном копировании возникает дубликат документа с собственной историей изменений и версионностью. Это необходимо учесть при интеграции портала и СЭД и установить определенные правила при копировании и занесении документов в систему. Принятие во внимание подобных и других моментов обеспечит успех проекта.  

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль