Как интегрировать СЭД с другими системами в организации?

40

Вопрос

Выбрана система. Но в процессе оказалось, что интеграция с 1С (или MS Outlook) для формирования внешней бухгалтерской отчетности не налажена в должной мере. Можно ли было предугадать такой исход? На что нужно было обратить внимание с самого начала проекта?

Ответ

К сожалению, практика показывает, что довольно часто СЭД покупают просто ради того, чтобы освоить излишки бюджета, либо потому, что это «престижно». При этом не проводится никакого анализа, не взвешиваются плюсы и минусы системы, не интересуются мнением людей, которые будут основными пользователями СЭД.

При серьезном подходе перед выбором системы необходимо определить цели автоматизации и потребности, которые должна удовлетворить приобретаемая система электронного документооборота, а также решить, какое место должна занять эта новая система в целом в информационной системе предприятия, состоящей из систем, обслуживающих другие бизнес-задачи. Тогда уже на этом этапе можно будет понять, нужна ли сейчас и потребуется ли в будущем интеграция с этими системами.

Поэтому для начала рекомендуется составить подробный документ с перечнем потребностей и  задач автоматизации, своего рода матрицу, а затем уже при анализе различных СЭД проставлять соответственно плюсы и минусы.

Также, чтобы избежать ошибок в дальнейшем подобно описанному в вопросе случаю, понадобится предпринять и другие важные шаги:

  • собрать комиссию, состоящую из сотрудников тех подразделений, которые будут основными пользователями.
  • запросить у разработчика демо-версию системы, обучить работе в ней нескольких сотрудников и какое-то время поработать в тестовом режиме.
  • и, конечно, прежде чем заключить договор, необходимо составить техническое задание, используя всю полученную информацию. И чем детальнее оно будет составлено, тем больше вероятность, что вы ничего не упустите из виду.
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль