Какие офисные процессы можно автоматизировать при помощи СЭД?

76

Вопрос

Можно ли при помощи системы электронного документооборота автоматизировать другие процессы, например, закупки или управление ассортиментом?

Ответ

Современные системы электронного документооборота зарекомендовали себя как инструмент, помогающий автоматизировать как формализованные, так и слабоструктурированные процессы.

Благодаря механизму workflow СЭД позволяет объектам двигаться по заранее заданным или динамическим маршрутам, поэтому можно автоматизировать практически любые процессы, будь то обработка корреспонденции или управление совещаниями. При этом процессы могут быть как жесткими, так и динамическими.

При помощи системы электронного документооборота можно автоматизировать различные офисные процессы, такие как: оформление пропусков, заявки на курьера, заказ канцтоваров и т. д.  За счет более совершенных коммуникаций можно зачастую улучшать принимаемые управляющими сотрудниками решения и положительно влиять на эффективность работы компании. Организация и поддержка процессов взаимодействия как внутри компании, так и с внешней средой на базе системы электронного документооборота позволяет повысить производительность труда, сократить риски потери информации, ускорить ее поиск, а также выстроить отчетность.

Коммуникационную составляющую можно усилить за счет интеграции СЭД с порталом.

Объединяя в одном решении сильные стороны двух составляющих, можно получить качественно новую рабочую среду. В такое решение портал вносит возможность использования форума, рабочих областей, совместной работы пользователей. Также немаловажные преимущества портала – это более дружественный интерфейс и  возможность удаленной работы. Система электронного документооборота, в свою очередь, выступая в роли хранилища информации, обеспечивает формализацию и возможность моделирования процессов.

Говоря о СЭД как о хранилище, можно выявить еще один неклассический способ ее использования. Примерами таких решений являются организованные на ее базе электронные библиотеки и электронные архивы. В данных решениях система электронного документооборота выступает в качестве хранилища различной информации. Также при наличии определенных модулей система может самостоятельно собирать информацию по заданным критериям и распределять ее по заданной структуре. Интеграция разнородных информационных ресурсов в единую среду позволяет  устанавливать связи ссылочного типа между объектами разных типов, находящимися в различных информационных системах.

Благодаря интеграции с различными внешними решениями система электронного документооборота может централизованно предоставлять отчетность на основе различных данных в удобной для пользователей форме.

Подводя итоги, можно сказать, что вопреки распространённому восприятию системы электронного документооборота как инструмента, предназначенного исключительно для сотрудников канцелярии и для работы с поручениями, практика показывает, что СЭД все больше используется как центральное звено в комплексных системах автоматизации предприятий, позволяющее обеспечить информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождать все бизнес-процессы организации. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль