Когда выгоднее самостоятельно решать проблемы СЭД?

50

Вопрос

В каких случаях удобнее и выгоднее (дешевле) решить проблему адаптации системы, т.е. доработки ее функционала, своими силами, обучив сотрудников компании, в каких – найти сторонних специалистов, а в каких – отдать на доработку компании-внедренцу?

Ответ

Система электронного документооборота на основе современной платформы – сложный программный продукт, требующий при внедрении высокой квалификации технического персонала. При автоматизации документооборота чрезвычайно важно четко соблюдать принятую в компании последовательность организации работы с документами и поручениями, учитывать специфику ее бизнес-процессов. Поэтому решение фактически разрабатывается под каждого заказчика, что влечет за собой необходимость проведения достаточно длительной опытной эксплуатации и последующего исправления замечаний.

Внедренную СЭД нужно сразу начинать активно использовать всем участвующим в процессе документооборота департаментам, в том числе и руководству.  Это поможет в максимально сжатые сроки выявить возможные недоработки. Весьма полезным будет договор технической поддержки с разработчиком или его партнером в течение как минимум нескольких месяцев. В рамках этого договора можно решить огромное количество мелких задач по доработке и настройке системы. Надо иметь в виду, что техническая поддержка может проводиться и удаленно при помощи видеосвязи и других современных средств коммуникации.

Но работа над системой электронного документооборота, как правило, не заканчивается ее переводом в промышленную эксплуатацию. Через некоторое время – спустя несколько месяцев или через год, через несколько лет – могут потребоваться различные доработки в силу изменений в бизнес-процессах самой организации, появления новых пожеланий по расширению функционала СЭД и т.п. И у руководства возникает закономерный вопрос: реализовать ли эти изменения  своими силами или привлечь другую компанию.

Доработка системы электронного документооборота своими силами имеет смысл, если объем планируемых изменений не очень велик и в компании есть сотрудники, способные по своей загрузке и квалификации выполнять подобные работы. Они должны пройти обучение администрированию и программированию на соответствующей платформе в компании-внедренце. Желательно, чтобы эти специалисты имели опыт работы в СЭД и обладали всеми необходимыми правами и полномочиями для проведения изменений. Кроме технической подготовки, такому специалисту нужно уметь разбираться в бизнес-процессах компании, чтобы максимально адаптировать и доработать СЭД под задачи организации.

При самостоятельной доработке очень важно блюсти строгую документационную дисциплину, то есть детально оформлять в письменном виде производящиеся изменения: задачи, действия, результаты. Когда работы проводятся сторонним ИТ-подрядчиком, эта обязанность возлагается на него. Использование внутренних ресурсов не освобождает от необходимости выполнять эти хоть и нудные, но важные действия.

Если стоящие перед СЭД задачи слишком объемны или сложны либо собственные ИТ-ресурсы весьма загружены и не справятся с дополнительными работами в приемлемые сроки, имеет смысл отдать доработку системы «на сторону». При этом лучше, чтобы изменения производила та же компания, что и внедряла решение, поскольку она уже знакома со спецификой автоматизируемых бизнес-процессов. Кроме того, аутсорсинг будет лучшим решением, если СЭД необходимо интегрировать с другими корпоративными системами организации, поскольку это обеспечит более системный подход за счет обширного опыта и разносторонней квалификации специалистов ИТ-компании.

Конечно, у каждого варианта действий – делать самостоятельно или отдать подрядчику – есть свои плюсы. Доработка своими силами более экономична и, в случае небольших изменений, реализуется быстрее. Привлечение компании-внедренца обеспечит более высокое качество услуг и решение сложных и неординарных задач. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль