Когда выгоднее самостоятельно решать проблемы СЭД?

27

Вопрос

В каких случаях удобнее и выгоднее (дешевле) решить проблему адаптации системы, т.е. доработки ее функционала, своими силами, обучив сотрудников компании, в каких – найти сторонних специалистов, а в каких – отдать на доработку компании-внедренцу?

Ответ

Система электронного документооборота на основе современной платформы – сложный программный продукт, требующий при внедрении высокой квалификации технического персонала. При автоматизации документооборота чрезвычайно важно четко соблюдать принятую в компании последовательность организации работы с документами и поручениями, учитывать специфику ее бизнес-процессов. Поэтому решение фактически разрабатывается под каждого заказчика, что влечет за собой необходимость проведения достаточно длительной опытной эксплуатации и последующего исправления замечаний.

Внедренную СЭД нужно сразу начинать активно использовать всем участвующим в процессе документооборота департаментам, в том числе и руководству.  Это поможет в максимально сжатые сроки выявить возможные недоработки. Весьма полезным будет договор технической поддержки с разработчиком или его партнером в течение как минимум нескольких месяцев. В рамках этого договора можно решить огромное количество мелких задач по доработке и настройке системы. Надо иметь в виду, что техническая поддержка может проводиться и удаленно при помощи видеосвязи и других современных средств коммуникации.

Но работа над системой электронного документооборота, как правило, не заканчивается ее переводом в промышленную эксплуатацию. Через некоторое время – спустя несколько месяцев или через год, через несколько лет – могут потребоваться различные доработки в силу изменений в бизнес-процессах самой организации, появления новых пожеланий по расширению функционала СЭД и т.п. И у руководства возникает закономерный вопрос: реализовать ли эти изменения  своими силами или привлечь другую компанию.

Доработка системы электронного документооборота своими силами имеет смысл, если объем планируемых изменений не очень велик и в компании есть сотрудники, способные по своей загрузке и квалификации выполнять подобные работы. Они должны пройти обучение администрированию и программированию на соответствующей платформе в компании-внедренце. Желательно, чтобы эти специалисты имели опыт работы в СЭД и обладали всеми необходимыми правами и полномочиями для проведения изменений. Кроме технической подготовки, такому специалисту нужно уметь разбираться в бизнес-процессах компании, чтобы максимально адаптировать и доработать СЭД под задачи организации.

При самостоятельной доработке очень важно блюсти строгую документационную дисциплину, то есть детально оформлять в письменном виде производящиеся изменения: задачи, действия, результаты. Когда работы проводятся сторонним ИТ-подрядчиком, эта обязанность возлагается на него. Использование внутренних ресурсов не освобождает от необходимости выполнять эти хоть и нудные, но важные действия.

Если стоящие перед СЭД задачи слишком объемны или сложны либо собственные ИТ-ресурсы весьма загружены и не справятся с дополнительными работами в приемлемые сроки, имеет смысл отдать доработку системы «на сторону». При этом лучше, чтобы изменения производила та же компания, что и внедряла решение, поскольку она уже знакома со спецификой автоматизируемых бизнес-процессов. Кроме того, аутсорсинг будет лучшим решением, если СЭД необходимо интегрировать с другими корпоративными системами организации, поскольку это обеспечит более системный подход за счет обширного опыта и разносторонней квалификации специалистов ИТ-компании.

Конечно, у каждого варианта действий – делать самостоятельно или отдать подрядчику – есть свои плюсы. Доработка своими силами более экономична и, в случае небольших изменений, реализуется быстрее. Привлечение компании-внедренца обеспечит более высокое качество услуг и решение сложных и неординарных задач. 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль