Стоит ли использовать тестовое внедрение СЭД?

38

Вопрос

Некоторые компании-разработчики СЭД предлагают специальные условия внедрения сложных многофункциональных систем: своего рода «тестовое» внедрение, предполагающее ограниченное число автоматизированных рабочих мест, самостоятельное внедрение СЭД при обязательном обучении и консультационных услугах разработчика. В каких случаях есть смысл использовать данное предложение?

Ответ

Да, действительно, некоторые компании-разработчики предлагают простые варианты установки сложных систем  электронного документооборота (СЭД). В рамках так называемого «пилотного» проекта  решение устанавливается в один, максимум два этапа на относительно небольшое количество рабочих мест  (от 10 до 50).


Подробнее о процессе внедрения СЭД мы писали здесь.


Воспользовавшись этим предложением, можно «убить сразу нескольких зайцев»:

  • малым и средним компаниям достаточно быстро автоматизировать ключевые процессы управления и документооборота с минимальными затратами;
  • крупным предприятиям – организовать внедрение «пилотного» проекта для практической оценки эффективности и перспектив использования данной системы в масштабах всей организации, более точной оценки предстоящих затрат и продолжительности проекта.

О внедрении электронного документооборота читайте подробнее здесь.


Как правило, «тестовый» или «пилотный» проект предполагает:

  • внедрение типовой версии системы, настроенной в соответствии с типовыми регламентами документооборота (индивидуальная настройка потребует привлечения специалистов с глубоким знанием СЭД для детального изучения существующих бизнес-процессов и соответствующей настройки базовой системы);
  • использование необходимого, но ограниченного набора ключевых функциональных модулей, позволяющих автоматизировать основные деловые процессы, которые, тем не менее, обеспечат приемлемый уровень автоматизации документооборота предприятия;
  • максимальное привлечение представителей заказчика к внедрению СЭД (типовая версия, сконфигурированная и настроенная, как правило, довольно легко может быть установлена обученными специалистами);
  • курс обучения ключевых сотрудников, участвующих во внедрении, которые в дальнейшем будут проводить обучение своих коллег навыкам работы в СЭД;
  • необходимую консультационную поддержку со стороны интегратора (может так случиться, что полученных на курсах разработчиков знаний для эксплуатации системы окажется недостаточно, поэтому нужно иметь возможность обратиться за помощью и консультацией к поставщику).

Таким образом, установка СЭД на специальных условиях поможет:

  • небольшим компаниям – использовать с минимальными усилиями и затратами сложное многофункциональное информационное решение для  автоматизации основных управленческих бизнес-процессов;
  • более крупным организациям, планирующим внедрение СЭД на большем количестве рабочих мест, – на практике опробовать предлагаемое поставщиком решение и сделать собственные выводы о его приемлемости для предприятия в целом;
  • значительно уменьшить финансовые и управленческие риски проекта внедрения СЭД;
  • проверить качество услуг, предоставляемых компанией-разработчиком;
  • обеспечить надежную технологическую и организационную базу для дальнейшего тиражирования и развития СЭД;
  • подготовить сотрудников к внедрению СЭД.
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль