Важна ли эргономика интерфейса при выборе СЭД?

27

Вопрос

Как убедить начальника, что требования к эргономике интерфейсов стали сегодня критически важными при выборе системы электронного документооборота?

Ответ

Существует несколько явных преимуществ, которыми обладают системы электронного документооборота, спроектированные с учетом эргономических требований.


Более подробно о том, для чего нужен интерфейс вы можете узнать в статье.


Запутанные интерфейсы, глубоко спрятанные функции, до которых необходимо добираться через несколько уровней меню, лишние «клики», общая перегруженность – все это существенно замедляет работу сотрудников. Чем медленнее идет работа с СЭД, тем меньше задач сотрудник успевает выполнить за рабочий день. Чем меньше задач выполняет каждый конкретный сотрудник, тем больше сотрудников нужно в целом. А поскольку одной из основных задач СЭД является экономия времени сотрудников на операциях с документами, логично было бы получить максимум эффекта от этой экономии, выбрав наиболее удобный интерфейс. Для наглядности можно провести прямое сравнение, замерив время, затрачиваемое на выполнения действия в том или ином интерфейсе. При одинаковой функциональности более простой интерфейс всегда предпочтительнее.

Если все действия интуитивно понятны, пользователи, во-первых, гораздо проще осваиваются с системой, что позволяет быстрее начать ее продуктивную эксплуатацию, а во-вторых, эргономичные интерфейсы позволяют разгрузить персонал, отвечающий за поддержку СЭД в организации – им не приходится отвлекаться на консультирование пользователей по вопросам использования системы.

Наконец, для сотрудников, чьи непосредственные обязанности связаны с ведением документооборота, многочасовая ежедневная работа с СЭД требует максимально комфортной и эргономичной организации интерфейса по прямой аналогии с организацией рабочего места.

Правильные интерфейсы позволяют пользователю выполнять свои задачи, не совершая никаких непроизводительных действий, не разрешая совершить ошибку и учитывая ролевые функции сотрудника. Эти функции могут существенно различаться, и именно поэтому производители СЭД предлагают различные виды рабочих мест для разных групп пользователей – делопроизводителей, исполнителей задач и поручений, согласующих лиц и топ-менеджеров.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль