Как зарегистрировать документ повторно?

29

Вопрос

Если документ поступает в большую организацию, регистрируется в канцелярии и отправляется в подразделение, то как его зарегистрировать повторно, согласно номенклатуре подразделения?

Ответ

Правила организации документооборота, изложенные в ГСДОУ, не допускают повторной регистрации документов. И это правило в эру электронного документооборота своей актуальности не утратило, скорее наоборот. Регистрация фиксирует факт поступления документа в организацию и позволяет однозначно идентифицировать любой поступивший документ вне зависимости от подразделений, которые с ним работают. Фактически регистрационный номер дает документу уникальное в пределах организации наименование, по которому сотрудники способны однозначно идентифицировать документ. Иные способы идентификации при большом документообороте, как правило, слишком громоздки и неудобны.

При передаче документа для работы в подразделение после завершения работы с ним он подлежит списанию в дело (обычно в дело этого подразделения). При этом процедура списания не предусматривает какой-либо дополнительной регистрации документа. Просто ставится отметка о списании (индекс дела и дата списания документа в дело).

Сотрудник подразделения имеет возможность списать карточку входящего документа в дело своего подразделения и в общем случае карточка этого входящего документа может быть списана в несколько различных дел. Большинство систем электронного документооборота предоставляют пользователям такую возможность.

Отдельно возникает вопрос о порядке списания в дело бумажного оригинала документа в том случае, если СЭД в организации внедрена в полном объеме, т.е. сотрудники работают исключительно с электронными документами.

Варианты решения этого вопроса:

1.Помещать входящий бумажный документ в дело сразу при поступлении (т.к. если дальнейшая работа ведется в организации с его электронной копией, потребности обращаться к оригиналу в 99% случаев не возникает).

2.Складировать входящие бумажные документы в канцелярии в отдельном накопителе и подшивать их в дело (или передавать для списания в дело в подразделение) после окончания работы с документом (или вынесения соответствующей резолюции руководителя).

3. Передавать бумажный документ ответственному исполнителю по резолюции параллельно с электронным движением документа (самый неоптимальный способ, убивающий идеологию перевода работы с документами в организации в электронный вид).



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль