Как зарегистрировать документ повторно?

47

Вопрос

Если документ поступает в большую организацию, регистрируется в канцелярии и отправляется в подразделение, то как его зарегистрировать повторно, согласно номенклатуре подразделения?

Ответ

Правила организации документооборота, изложенные в ГСДОУ, не допускают повторной регистрации документов. И это правило в эру электронного документооборота своей актуальности не утратило, скорее наоборот. Регистрация фиксирует факт поступления документа в организацию и позволяет однозначно идентифицировать любой поступивший документ вне зависимости от подразделений, которые с ним работают. Фактически регистрационный номер дает документу уникальное в пределах организации наименование, по которому сотрудники способны однозначно идентифицировать документ. Иные способы идентификации при большом документообороте, как правило, слишком громоздки и неудобны.

При передаче документа для работы в подразделение после завершения работы с ним он подлежит списанию в дело (обычно в дело этого подразделения). При этом процедура списания не предусматривает какой-либо дополнительной регистрации документа. Просто ставится отметка о списании (индекс дела и дата списания документа в дело).

Сотрудник подразделения имеет возможность списать карточку входящего документа в дело своего подразделения и в общем случае карточка этого входящего документа может быть списана в несколько различных дел. Большинство систем электронного документооборота предоставляют пользователям такую возможность.

Отдельно возникает вопрос о порядке списания в дело бумажного оригинала документа в том случае, если СЭД в организации внедрена в полном объеме, т.е. сотрудники работают исключительно с электронными документами.

Варианты решения этого вопроса:

1.Помещать входящий бумажный документ в дело сразу при поступлении (т.к. если дальнейшая работа ведется в организации с его электронной копией, потребности обращаться к оригиналу в 99% случаев не возникает).

2.Складировать входящие бумажные документы в канцелярии в отдельном накопителе и подшивать их в дело (или передавать для списания в дело в подразделение) после окончания работы с документом (или вынесения соответствующей резолюции руководителя).

3. Передавать бумажный документ ответственному исполнителю по резолюции параллельно с электронным движением документа (самый неоптимальный способ, убивающий идеологию перевода работы с документами в организации в электронный вид).

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль