Какие требования предъявляются к электронному архиву?

40

Вопрос

Какие требования к электронному архиву нужно предъявлять организации, которая ежедневно производит огромное количество организационно-распорядительной документации, документации, касающейся непосредственно процесса управления (приказы, распоряжения), документации бухгалтерской (счета, счета-фактуры и др.), а также конструкторской и технологической?

Ответ

Прежде всего, любой электронный архив организации должен выполнять ряд общих задач, независимо от того, какого типа документы в нем хранятся. В первую очередь, к таким задачам относятся:

  • структурированное хранение документов (управление разделами хранилища, папками);
  • настройка шаблонов карточек и файлов;
  • ведение справочников, поддержка развитой системы классификации и рубрикации;
  • разграничение прав доступа к документам в системе (по видам или в зависимости от значения различных атрибутов);
  • поиск документов (по атрибутам карточек и по содержимому файлов);
  • оповещение пользователей о добавлении или изменении важной для них информации.

Все о ведении архива вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


В случае если в организации обрабатываются большие объемы бумажных документов, которые потом необходимо будет загрузить в электронный архив, актуальными становятся вопросы потокового сканирования и распознавания. Как правило, данная возможность предоставляется поставщиками систем в качестве отдельной опции (подсистемы).


Все о архивном деле вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


При подготовке документов внутри организации также существует ряд полезных возможностей, применение которых позволяет существенно упростить последующее хранение и использование документов в электронном архиве.

Среди них:

  • средства совместного редактирования файлов (например, автоматическое извлечение и возврат для внесения изменений);
  • поддержка версионности на уровне файлов - отслеживание всех вносимых изменений с возможностью вернуться на любую предыдущую стадию;
  • редакции - возможность фиксировать текущее состояние документа (значения полей карточки и набор прикрепленных к ней файлов) для сохранения истории разработки документа; как правило, используется для сложных документов (например, технических заданий);
  • ссылки - возможность установления логических связей между документами (например, "запрос - ответ", "первичный - повторный", "договор - доп. соглашение" и т.п.).

Более подробно о передаче документов в архив вы можете узнать в статье.


Кроме того, отдельные виды документации могут потребовать дополнительных возможностей от используемой системы электронного документооборота. 


Читайте о архивном деле в 2017 году, чтобы не совершать ошибок.


Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль