Насколько популярна технология архивации электронной почты?

38

Вопрос

Насколько популярна сейчас технология архивации электронной почты? И если внедрять эту технологию, то как осуществляется архивация? Следует архивировать все письма компании, по отделам или создаются индивидуальные архивы? И как в этих случаях осуществляется доступ к этим архивам?

Ответ

Сегодня уже невозможно представить деятельность организаций без электронной почты. Подавляющее большинство текущих вопросов решается именно через нее. Обычный сотрудник организации в день принимает и отправляет десятки и сотни сообщений электронной почты. Средний размер сообщения электронной почты достигает 1 МБ, и это означает, что объем почтового ящика среднего пользователя в день увеличивается примерно на 30-50 МБ. А если в организации работают сотни и тысячи сотрудников, то объем, на который ежедневно увеличивается электронная почта, составляет 3-50 ГБ.


Мы рассказывали ранее о архивном деле в материале по ссылке.


Удалять старые сообщения электронной почты в подавляющем большинстве случаев нельзя, поскольку они содержат важную и нужную для деятельности организации информацию. Поэтому вышесказанное означает, что электронную почту необходимо архивировать – и многие организации уже применяют технологии архивации электронной почты.

В большинстве современных систем электронной почты (например, Microsoft Exchange, IBM Lotus) технологии архивации электронной почты уже встроены. Если организация рассчитывает архивировать не только электронную почту, но и другие электронные документы, например, с корпоративных порталов или из систем электронного документооборота, то имеет смысл рассмотреть приобретение специализированного решения для архивации электронных документов. Такие решения предлагают, например, компании EMC, OpenText, IBM.


Мы рассказывали ранее о ведении архива в материале по ссылке.


Современные технологии архивации позволяют осуществлять архивацию электронной почты различными способами:

  • архивировать всю электронную почту организации;
  • архивировать электронную почту только выделенных отделов;
  • архивировать электронную почту отдельных сотрудников.

Все о архивном деле в 2017 году вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Для каждого почтового ящика (сотрудника или отдела) может создаваться отдельный архив электронной почты, а может создаваться и единый архив для всей электронной почты организации. Выбор варианта зависит от используемой технологии архивации и политики защиты информации в организации.

Доступ к архивам электронной почты также зависит от используемой технологии архивации и политики защиты информации.


Более подробно о архивном делопроизводстве вы можете узнать в статье.


Самый простой и наиболее распространенный вариант архивации следующий: для каждого электронного почтового ящика (сотрудника или отдела, это неважно) создается свой архив электронной почты. К этому архиву имеют доступ только те сотрудники, что и к основному электронному почтовому ящику. Перейти в архив можно прямо из обычного электронного почтового ящика по специальной ссылке. Вид архива электронной почты, как правило, не отличается от вида стандартного электронного почтового ящика.


Вам будет полезно узнать о архивном хранении в материале по ссылке.


Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль