Как выбрать СЭД?

33

Вопрос

Выбирая систему электронного документооборота для своей организации, мы столкнулись с тем, что по функциональности они все очень схожи. На какие критерии стоит еще обратить внимание при выборе системы?

Ответ

Практически все современные отечественные системы, относящиеся к классу СЭД, поддерживают базовый функционал, обеспечивающий работу с документами в соответствии с традициями российского документооборота. К этим функциям можно отнести создание проектов документов, направление их по списку согласующим, а также согласование, присвоение регистрационного номера, ведение журналов регистрации, выдачу резолюций и контроль исполнения.


Также прочитайте о документообороте более подробно.


В более развитых, а следовательно, более дорогих системах дополнительно реализован функционал для организации именно электронного, а не только традиционного бумажного документооборота: структурированные электронные хранилища документов, управление версиями документов, потоковое сканирование, сертифицированная электронная подпись и средства шифрования, возможность настройки и разработки новых приложений.

Дешевая коробочная система вряд ли предложит вам сертифицированные средства защиты информации, функции потокового сканирования и штрихкодирования документов, возможность работы в web-клиенте и пр.

Однако когда приходится сравнивать системы примерно одного ценового диапазона, заявленная функциональность у них действительно оказывается очень схожей. Конкуренция заставляет производителей СЭД не отставать друг от друга ни на шаг. На что же следует обратить внимание в этом случае?

Напомним, что успешность использования системы электронного документооборота зависит не только от полноты ее функциональности, но и от того, насколько удобна она в использовании, администрировании, имеет ли она потенциал для развития и масштабирования, насколько чувствительна система к изменениям бизнес-процессов, структуры организации и сетевой архитектуры. Возможность дополнительной настройки и доработки системы особенно актуальна, если ваша компания планирует свое дальнейшее развитие, запуск новых направлений деятельности, открытие новых филиалов, что неизбежно приведет к появлению новых бизнес-процессов и возникновению необходимости их информационной и технической поддержки силами системы электронного документооборота – и ваша СЭД должна быть готова к этому.

Поэтому, выбирая систему, поинтересуйтесь, какие еще процессы с ее помощью можно автоматизировать. Возможно, после управленческого документооборота и контроля исполнения в электронный документооборот будут вовлечены коллегиальные органы управления, потребуется обеспечить оперативный доступ к информации высшему руководству, в том числе в удаленном режиме. В связи с усиливающейся ролью СЭД в процессе интеграции информационной среды предприятий особенно важной становится возможность на ее основе организовать не только оперативный документооборот (работу с документом от его создания до исполнения резолюций по нему), но и корпоративное хранилище знаний – архив нормативно-справочной документации, проектных документов и пр.

Организациям, имеющим филиальную сеть или планирующим развитие, целесообразно обратить внимание на возможность географического масштабирования системы. Так, ряд систем позволяет без лишних затрат и рисков организовать взаимодействие территориально удаленных площадок. В других системах для подобного взаимодействия придется приобрести дополнительные компоненты.

Тенденция вовлечения в электронный документооборот всех групп пользователей - делопроизводителей, руководителей высшего и среднего звена, исполнителей, сотрудников, исполняющих контрольные функции – приводит к новым требованиям к интерфейсу системы. У различных групп разные требования к автоматизированному рабочему месту. Соответственно, в выигрыше будут системы, предоставляющие возможность специалистам с разными задачами работать в максимально удобном для них интерфейсе.

Если на более ранних стадиях автоматизации документооборота СЭД в основном исполняла учетно-контрольные функции, а сами документы циркулировали на бумажном носителе, то сейчас в системах электронного документооборота работают непосредственно с содержанием, что значительно повышает требования к возможности хранить большие объемы информации. При этом не должны страдать стабильная работа и быстродействие системы. По этой же причине насущным стал и вопрос по организации доступа в СЭД.

Например, многоступенчатая схема доступа позволяет настроить права к отдельным бизнес-процессам, базам, папкам и пр. более гибко, с учетом требований безопасности и защиты информации.

Сложность в администрировании и чрезмерная зависимость от администратора – еще один фактор, на который стоит обратить внимание. Если все изменения в правах и ролях пользователей, маршрутах движения и шаблонах документов возлагаются на администратора, то велика вероятность, что придется долго ждать, пока изменения будут внесены в систему (а в некоторых случаях даже несколько часов играют большую роль для принятия решения). Системы, в которых системное и предметное администрирование разделены, менее зависимы от одного человека. Так, полномочия предметных администраторов могут быть предоставлены сотрудникам, отвечающим за определенный бизнес-процесс (работу с договорами, приказами, другими документами). Они будут следить за актуальностью шаблонов и бланков, корректировать маршруты движения документов в зависимости от изменений в регламентах, создавать тематические папки документов в корневом каталоге электронного хранилища. Часть функций могут выполнять и сами пользователи, например, создавать подпапки документов в корневой папке (отдела, проекта и пр.), управлять доступом к созданным ими подпапкам и документам. Следить за правами пользователей, распределением ролей и доступом к ресурсам на уровне системы, конечно, должен системный администратор. Однако часть функций может выполнять и сама СЭД, подхватывая изменения в организационной структуре. Например, такой объект, как «должность», может иметь определенный набор полномочий. При назначении на эту должность конкретного сотрудника он автоматически получает права, характерные для данной позиции.

Кроме характеристик самой системы при выборе СЭД стоит обратить внимание и на такие факторы, как возможность доработки, язык, которым написан код системы (насколько он распространен/доступен для освоения), легко ли будет найти администратора/программиста для данного программного обеспечения, есть ли в вашем регионе партнеры компании-поставщика, которые смогут оказать вам оперативную помощь в случае необходимости.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль