Как организовать СЭД для подразделений?

25

Вопрос

Наша компания является распределенной структурой, с филиалами и дочерними компаниями в разных городах. Можем ли мы организовать общий документооборот для всех своих подразделений?

Ответ

Да, вы можете это сделать. При организации единого документооборота для распределенной компании нужно определить следующие аспекты планируемого решения:

  1. Какие данные будут являться общими для всех филиалов?

Эксперт делится важной информацией о документообороте в материале по ссылке.


Например, общая система нумерации, база регистрационных документов, справочники контрагентов.

  1. В каких межфилиальных процессах будут задействованы сотрудники?

Это может быть выполнение задач, поставленных руководством сотрудникам разных  филиалов.

  1. Какова допустимая максимальная задержка обновления данных?
  2. Роль головного офиса:
  1. только функции контроля и отчетности;
  2. полноценное участие в процессах документооборота.

Перечисленные параметры являются определяющими для выбора как системы электронного документооборота (СЭД), так и схемы построения распределенного решения. Так, для компаний с высокой степенью вовлечения подразделений в межфилиальный документооборот важно, чтобы большинство данных и все бизнес-функции СЭД были доступны сотрудникам разных филиалов.

Техническая реализация общего документооборота между филиалами возможна в двух видах:

  1. Центральный сервер с одной базой, удаленное подключение рабочих мест всех филиалов к центру. Варианты:
  2. ) прямое подключение клиентских приложений СЭД к серверу;
  3. ) доступ через web-интерфейс СЭД, когда пользователи подключаются, используя только браузер;
  4. использование терминальных технологий.
  5. В каждом из филиалов установлен свой собственный сервер, данные синхронизованы. Варианты:
  6. ) синхронизация на уровне объектов базы данных, например с использованием механизмов репликации;
  7. ) синхронизация на уровне СЭД, с использованием встроенных средств.

Возможен вариант, когда головному офису требуется только контроль, но не требуется, чтобы филиалы обменивались данными друг с другом. В таком случае в каждом из филиалов  разворачивается свой сервер и общая система сбора отчетов в центре.

Рассмотрим  два примера.

Компания «А» имеет сеть филиалов. Требуется:

  1. Иметь общий справочник контрагентов, общую сквозную нумерацию для всех документов и общую базу документов нескольких типов, например договоров.
  2. Сотрудники разных филиалов не участвуют в общих процессах.
  3. Новые контрагенты создаются не часто, допустима задержка 1 раз в сутки.
  4. Сотрудники головного офиса участвуют во всех процессах документооборота: регистрация документов и т.п.

Для данного распределенного решения подойдет реализация, при которой каждый из серверов СЭД располагается в собственном филиале и настроена синхронизация данных справочника контрагентов, а также документов определенных типов. Однако имеется сложность с настройкой сквозной нумерации: она требует, чтобы данные о выделенных номерах синхронизировались в реальном времени. В таком случае можно не отказываться от решения с синхронизацией, а настроить раздельное для каждого филиала присвоение номера с определенным префиксом, чтобы можно было однозначно определить принадлежность документа.

Компания «Б» предъявляет следующие требования:

  1. Необходимо иметь общий справочник контрагентов.
  2. Сотрудники разных филиалов могут участвовать в одном общем процессе согласования.
  3. Обновление контрагентов не реже 1 раза в сутки. Документы на согласование должны приходить исполнителю не позднее чем через 15 минут после отправки.
  4. Сотрудники головного офиса участвуют во всех процессах документооборота: регистрация документов и т.п.

При таких требованиях в общем случае нужно использовать схему с центральным сервером, поскольку простого дублирования данных явно не достаточно. Основным фактором, определяющим выбор, является второй пункт: требуется контролировать  выполнение заданий, возвращать результат исполнения. Однако, если СЭД позволяет создать решение, при котором задание для согласования можно переслать в каком-либо виде сотруднику филиала, например при наличии специальных сервисов рассылки и контроля, то в этом случае возможно использование варианта с раздельной установкой: в каждом филиале свой собственный сервер СЭД.

В заключение хотелось бы выделить основные моменты: распределенные решения в общем случае создать можно. Конфигурация и выбор СЭД должны определяться задачами, которые выполняют сотрудники филиалов, количеством и типом общих данных, участием сотрудников в межфилиальных процессах, а также ролью головного офиса в общем документообороте.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль