Активировать демодоступ

Секретариат

Как «втянуть» директора компании в электронный документооборот?

29 апреля 2016
44
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

В нашей компании заказчик внедрения СЭД (генеральный директор), к большому сожалению, не владеет вообще какими-либо знаниями о документообороте или делопроизводстве, что осложняет его личное подключение к проекту. Было несколько попыток «вытянуть» его видение результата проекта внедрения, которые ни к чему не привели. Приходится всю проектную документацию ориентировать на свой опыт. Но как, тем не менее, подключить главное звено к проекту?

Ответ

В первую очередь, необходимо определиться с вопросом: какой эффект вы ожидаете получить от вовлечения руководителя в процесс внедрения системы?


Более подробно о процессе внедрения СЭД вы можете узнать в статье.


Участие высшего руководства компании в процессе внедрения новой информационной системы, безусловно, очень важно и в большинстве случаев является одним из ключевым факторов успеха внедрения системы на предприятии, как в части установки и настройки программного обеспечения, так и в «умах» будущих пользователей, но, тем не менее, не стоит считать, что вовлечение высшего руководства обязательно принесет успех внедрению.

Конечно, когда первое лицо компании заинтересовано в успехе проекта,  выступает спонсором или руководителем управляющего комитета, все вопросы, возникающие по ходу проекта внедрения, решаются легко и эффективно. Однако не стоит привлекать  руководителя к решению проектных вопросов слишком часто, создавая у него ощущение, что система настолько сложна и не продуманна, что без его ежедневного участия она не сможет продолжать успешно внедряться.


У вас не останется вопросов о документообороте после прочтения статьи по ссылке.


Часть ответа на ваш вопрос кроется уже в самом вопросе - «Заказчик внедрения СЭД (генеральный директор), к большому сожалению, не владеет вообще какими-либо знаниями и документообороте или делопроизводстве». Поэтому: подготовьте необходимые материалы по тематике, расскажите руководителю о документообороте и делопроизводстве, приведите аргументы, как внедрение СЭД позволит повысить эффективность документооборота в компании, расскажите о функциональных возможностях выбранной вами СЭД руководителю, сделайте акценты на наиболее важных и значимых моментах.


У вас не останется вопросов о делопроизводстве после прочтения статьи по ссылке.


Попробуйте понять причины, побудившие руководителя внедрить новую информационную систему.

Лучше всего обсудите это на личной встрече, задав ему вопросы о причинах внедрения системы, каких результатов он хотел добиться этим, по каким критериям будет оценивать успех внедрения, в какой проектной роли он видит себя в команде проекта, право решения каких проектных задач он бы хотел оставить за собой, а решение по каким делегировать членам команды проекта, своевременно получая информацию о статусе решенных задач. По итогам встречи вы лучше сможете понять интерес и ожидания вашего руководителя и совместно с ним выработать общую стратегию работы.

Постарайтесь перевести выгоды для организации из абстрактных понятий в конкретные цели и цифры. Имея конкретную цель, с помощью аналитиков-консультантов можно сформулировать требования к системе и составить план внедрения и дальнейшего развития.


Все о документах делопроизводства вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


К сожалению, универсальных методов вовлечения руководителя, в отличие от вовлечения сотрудников, не существует. Вам необходимо понять, какой эффект от внедрения может быть достигнут, что из этого соотносится с высшими приоритетами руководителя, и делать акцент именно на эти доводы.

Важно:

  1. До старта проекта определиться с ролью генерального директора в проекте. Вовлечение руководителя не должно быть формальным. Руководитель должен ставить цели и знать, для чего внедряется система и какой эффект от ее внедрения получат сотрудники предприятия, сам руководитель и компания в целом.
  2. Также важно определиться со степенью вовлеченности руководства в проект. Наиболее предпочтительный вариант - "не мешать" команде в выполнении задач.
  3. Пусть руководитель подключается только в случае, когда полномочий членов команды проекта недостаточно для оперативного решения вопроса. Либо если он видит, что проект развивается не в том русле, в котором он бы хотел, чтобы проект развивался. В такой ситуации нет постоянного давления со стороны, и команда проекта может реализовать весь свой потенциал, не оглядываясь и не дожидаясь решения руководителя по каждому вопросу.
  4. Наибольшую эффективность проекту принесет тот руководитель, который  способен  быстро реагировать на нужды проекта, связанные с проведением организационных и операционных изменений, помогать  в преодолении сопротивления новым процессам и правилам со стороны сотрудников компании – это руководитель, готовый встречаться с сотрудниками и  объяснять, для чего вводится в действие новая система, какие цели преследует ее внедрение и какие положительные моменты из этого смогут извлечь сотрудники. Руководитель, готовый на своем примере продемонстрировать сотрудникам важность работы в системе, став ее пользователем, способный добиться вовлеченности сотрудников предприятия в работу с новой системой, используя свое влияние на коллектив. Ведь без заинтересованности и согласованной работы людей СЭД не более чем комбинация из программного обеспечения и «железа», в которую нужно «вдохнуть жизнь» и постоянно поддерживать в актуальном состоянии в соответствии с потребностями изменяющегося бизнеса.


Читайте о ведении документооборота, чтобы не совершать ошибок.


×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.