Что представляют из себя "неоптимальные зоны" при внедрении СЭД?

37

Вопрос

Ознакомилась с планом работ некоторых компаний по внедрению СЭД: так, меня заинтересовал пункт "выявление неоптимальных зон в рамках жизненного цикла основных документов". Что представляют из себя эти "неоптимальные зоны" и как решается эта проблема?

Ответ

Как правило, обследование процессов заказчика до начала внедрения СЭД проводят достаточно опытные специалисты-аналитики. Они имеют не только знания в области документооборота и общаются с делопроизводителями на одном языке, но и обладают аналитическим мышлением, владеют инструментами бизнес-анализа. А самое главное, аналитики имеют опыт работы в других организациях и владеют информацией о построении процессов и решениях, используемых в других компаниях (у других заказчиков).


Мы рассказывали ранее о процессе внедрения СЭД в материале по ссылке.


Поэтому несовершенство определенных процессов заказчика в ходе детального обследования обычно сразу бросается им в глаза.

Это, например, неоптимальное движение документа в процессе согласования, искусственное затягивание процесса согласования, многократная перерегистрация одних и тех же документов.

При визуальном моделировании процесса возникает много дополнительных вопросов, вскрывающих шаг за шагом узкие места, которые раньше в общей рабочей «запарке» не были заметны.

Внутренние специалисты организаций часто имеют субъективный взгляд, связанный с работой в «родной» компании. Им не всегда удобно озвучивать бизнес-проблемы в связи с «политической» обстановкой и уже сложившимися внутренними межличностными отношениями.

В такой ситуации выгодно иметь эксперта со стороны, работающего в крупной консалтинговой компании и имеющего богатый опыт построения различных процессов. В таких компаниях благодаря огромному количеству проектов и их непрерывному «потоку» очень быстро развиваются компетенции специалистов. Для такого эксперта-аналитика проект, кажущийся заказчику чрезвычайно особенным и сложным, скорее всего окажется либо типовым (с уже готовыми в голове аналитика проверенными решениями), либо будет предполагать возможность использования типовых процессов, для которых можно будет подобрать варианты решений, что значительно ускорит принятие решений на предпроектном этапе.

Внедрение процесса «как есть», возможно, более удобно конкретным сотрудникам на местах. Однако такой подход сильно тормозит процесс работы в целом, который конкретный работник на своем рабочем месте видит только частично.

В результате процесс автоматизации хаоса порождает автоматизированный хаос.

В качестве примера можно привести проект в одной крупной территориально распределенной компании. При работе с бумажными документами процесс согласования договоров в условиях территориальной распределенности носил весьма витиеватый характер. Договор регистрировался на этапе подготовки проекта документа (во избежание утери) и рассылался по электронной почте специально выделенным сотрудником, который затем собирал рецензии согласующих, проводил первичную обработку и аккумуляцию и переправлял их автору договора для доработки текста.

После совместной проработки аналитиков и сотрудников организации этого процесса был построен новый гибкий процесс согласования, состоящий из двух параллельных этапов, учитывающих специфику работы специалистов компании и максимально ускоряющий работу над проектом договора.

Вначале проект договора автоматически направляется для предварительного согласования непосредственному руководителю сотрудника, подготовившего документ. Далее следует параллельный этап для согласования со специалистами компании (юрисконсультом, главным бухгалтером, ИТ-специалистом - состав группы согласующих специалистов первого этапа зависит от вида договора). Если хоть один из согласующих первого этапа имеет замечания к договору в области своей компетенции, договор по окончании этапа возвращается исполнителю для доработки. Только после успешного прохождения первого этапа практически идеальный документ поступает на согласование к заместителям генерального директора по направлениям. Фактически топ-менеджерам нужно просто просмотреть документ и поставить визу. Такое построение процесса позволило значительно уменьшить поток документов, поступающих руководителям высокого уровня, а также повысило качество самих документов.

При согласовании проектов распорядительных документов в этой же организации с сотрудниками территориально удаленных подразделений документы проходили многократную перерегистрацию уже как входящие документы.

Согласитесь, что «Распорядительный документ №...», он же «Входящий документ №…» в одной и той же организации вносит некоторую путаницу в процесс. Не говоря о уже том, что многократная регистрация документов – это дополнительные остановки в процессе их движения. При разработке Регламента работы в СЭД этот процесс был упрощен с целью ускорения прохождения документов.

Частый случай,  когда в связи с занятостью руководителя верхнего уровня первичным рассмотрением входящих документов занимается не руководитель, а его секретарь. Секретарь, не обладая таким высоким уровнем компетенции, как руководитель, зачастую ошибочно передает входящие документы руководителям подразделений. Руководители вынуждены «перебрасываться» документами между собой по своему усмотрению. При использовании визуального моделирования «зигзагообразность» такого процесса бросается в глаза. В этом случае может быть предложен компромиссный вариант составления «роутинговой карты» входящих документов в зависимости от их тематики и содержания.

Конечно, «отзеркаливание» процессов и перевод их в электронный вид тоже может дать некий результат: прозрачность документооборота, а значит повышение ответственности при работе с документами, ускорение процессов работы, упрощение поиска. Однако устранение «бутылочных горлышек» и петель в процессах позволит получить максимальный эффект при внедрении электронных систем.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль