Что делать, если партнер использует другую СЭД?

17

Вопрос

В нашей организации планируется сотрудничество с компанией, в которой установлена не такая СЭД, как у нас. Может ли это помешать взаимодействию? Какие могут возникнуть сложности при обмене исполнительными документами и каким образом их можно преодолеть?

Ответ

Прежде всего, постараемся разобраться, возникают ли какие-либо проблемы при обмене документами между организациями, использующими разные СЭД.

До тех пор пока обмен документами между взаимодействующими организациями осуществляется с использованием бумажных носителей на уровне «исходящий – входящий», использование СЭД остается частным делом каждой организации и никоим образом не влияет на другого участника обмена.

Однако если в процессе делового сотрудничества планируется реализация обмена электронными документами (либо оригиналами электронных документов, либо электронными копиями бумажных документов), вопрос обеспечения взаимодействия СЭД выходит на первый план.

Основная проблема в этом случае – использование участниками обмена СЭД разных производителей, построенных на разных принципах и платформах. Такие СЭД вполне могут «не понимать» документы и информацию друг друга, что существенно затрудняет полноценный обмен электронными документами.

Разумеется, не может быть и речи о том, чтобы отказаться от взаимодействия по этой причине.

Каким же образом может быть реализован обмен документами между такими СЭД?

Вариантов может быть несколько.

Вариант первый, не предполагающий взаимодействие СЭД.

Из организации-отправителя зарегистрированный в СЭД отправителя документ пересылается по каналам связи в организацию-получатель, где регистратор вынужден практически вручную обработать его для включения (регистрации) в свою СЭД. При этом формируемый и отправляемый из СЭД отправителя документ должен быть доступным для прочтения и понимания, в противном случае он не может быть обработан получателем.

При таком подходе существенно сокращается время на доставку документа, но время на его обработку и регистрацию в СЭД получателя мало отличается от времени, необходимого для регистрации поступившего документа на бумажном носителе. Кроме того, без дополнительной ручной обработки нельзя использовать в СЭД получателя информацию, сформированную в СЭД отправителя.

Разумеется, несмотря на то, что этот вариант не требует доработок СЭД участников обмена, назвать его оптимальным нельзя, и он немногим отличается от обмена документами на бумажных носителях. Однако при невозможности интеграции СЭД участников обмена (или в ожидании реализации этой возможности) остается пользоваться только им.

Вариант второй, предполагающий интеграцию СЭД отправителя и СЭД получателя для обеспечения возможности обмена и обработки электронных документов.

Из организации-отправителя зарегистрированный в СЭД отправителя документ пересылается по каналам связи в организацию-получатель, где в автоматизированном (с участием человека) или автоматическом (без участия человека) режиме вводится (регистрируется) в СЭД получателя. При этом СЭД получателя «понимает» информацию, сформированную в СЭД отправителя, и должным образом ее обрабатывает.

Реализация этого варианта требует разработки отдельного программного обеспечения или доработки СЭД одного или обоих участников обмена, что требует дополнительных временных и финансовых затрат (тем более если к этим работам привлекаются разработчики СЭД). Тем не менее вопрос вполне решаем, если требуется реализовать интеграцию двух СЭД.

Однако как быть, если количество участников обмена не ограничивается двумя? Необходимость интеграции с несколькими СЭД (при непрогнозируемом их количестве и видах) становится неподъемной задачей для организации.

В качестве наиболее приемлемого может быть предложен третий вариант, предполагающий использование для всех СЭД участников взаимодействия единого формата обмена электронными документами.

Он является логическим развитием второго варианта, обеспечивающего интеграцию СЭД отправителя и СЭД получателя путем использования общего для этих СЭД формата обмена данными. Реализация этого варианта требует меньше временных и финансовых затрат как со стороны разработчиков СЭД, так и со стороны организаций-пользователей и дает возможность практически неограниченного расширения состава участников информационного взаимодействия – любая СЭД, которая «понимает» и может обработать используемый формат обмена электронными документами, может быть включена в единую информационную систему.

Таким образом, для реализации этого варианта необходимо наличие единого формата обмена для СЭД участников взаимодействия.

В качестве такого формата может быть использован формат, определенный ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие СЭД.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль