Что делать, если партнер использует другую СЭД?

36

Вопрос

В нашей организации планируется сотрудничество с компанией, в которой установлена не такая СЭД, как у нас. Может ли это помешать взаимодействию? Какие могут возникнуть сложности при обмене исполнительными документами и каким образом их можно преодолеть?

Ответ

Прежде всего, постараемся разобраться, возникают ли какие-либо проблемы при обмене документами между организациями, использующими разные СЭД.

До тех пор пока обмен документами между взаимодействующими организациями осуществляется с использованием бумажных носителей на уровне «исходящий – входящий», использование СЭД остается частным делом каждой организации и никоим образом не влияет на другого участника обмена.

Однако если в процессе делового сотрудничества планируется реализация обмена электронными документами (либо оригиналами электронных документов, либо электронными копиями бумажных документов), вопрос обеспечения взаимодействия СЭД выходит на первый план.

Основная проблема в этом случае – использование участниками обмена СЭД разных производителей, построенных на разных принципах и платформах. Такие СЭД вполне могут «не понимать» документы и информацию друг друга, что существенно затрудняет полноценный обмен электронными документами.

Разумеется, не может быть и речи о том, чтобы отказаться от взаимодействия по этой причине.

Каким же образом может быть реализован обмен документами между такими СЭД?

Вариантов может быть несколько.

Вариант первый, не предполагающий взаимодействие СЭД.

Из организации-отправителя зарегистрированный в СЭД отправителя документ пересылается по каналам связи в организацию-получатель, где регистратор вынужден практически вручную обработать его для включения (регистрации) в свою СЭД. При этом формируемый и отправляемый из СЭД отправителя документ должен быть доступным для прочтения и понимания, в противном случае он не может быть обработан получателем.

При таком подходе существенно сокращается время на доставку документа, но время на его обработку и регистрацию в СЭД получателя мало отличается от времени, необходимого для регистрации поступившего документа на бумажном носителе. Кроме того, без дополнительной ручной обработки нельзя использовать в СЭД получателя информацию, сформированную в СЭД отправителя.

Разумеется, несмотря на то, что этот вариант не требует доработок СЭД участников обмена, назвать его оптимальным нельзя, и он немногим отличается от обмена документами на бумажных носителях. Однако при невозможности интеграции СЭД участников обмена (или в ожидании реализации этой возможности) остается пользоваться только им.

Вариант второй, предполагающий интеграцию СЭД отправителя и СЭД получателя для обеспечения возможности обмена и обработки электронных документов.

Из организации-отправителя зарегистрированный в СЭД отправителя документ пересылается по каналам связи в организацию-получатель, где в автоматизированном (с участием человека) или автоматическом (без участия человека) режиме вводится (регистрируется) в СЭД получателя. При этом СЭД получателя «понимает» информацию, сформированную в СЭД отправителя, и должным образом ее обрабатывает.

Реализация этого варианта требует разработки отдельного программного обеспечения или доработки СЭД одного или обоих участников обмена, что требует дополнительных временных и финансовых затрат (тем более если к этим работам привлекаются разработчики СЭД). Тем не менее вопрос вполне решаем, если требуется реализовать интеграцию двух СЭД.

Однако как быть, если количество участников обмена не ограничивается двумя? Необходимость интеграции с несколькими СЭД (при непрогнозируемом их количестве и видах) становится неподъемной задачей для организации.

В качестве наиболее приемлемого может быть предложен третий вариант, предполагающий использование для всех СЭД участников взаимодействия единого формата обмена электронными документами.

Он является логическим развитием второго варианта, обеспечивающего интеграцию СЭД отправителя и СЭД получателя путем использования общего для этих СЭД формата обмена данными. Реализация этого варианта требует меньше временных и финансовых затрат как со стороны разработчиков СЭД, так и со стороны организаций-пользователей и дает возможность практически неограниченного расширения состава участников информационного взаимодействия – любая СЭД, которая «понимает» и может обработать используемый формат обмена электронными документами, может быть включена в единую информационную систему.

Таким образом, для реализации этого варианта необходимо наличие единого формата обмена для СЭД участников взаимодействия.

В качестве такого формата может быть использован формат, определенный ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие СЭД.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль