Активировать демодоступ

Секретариат

Как СЭД регистрирует документы?

30 апреля 2016
1050
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Во многих организациях сейчас внедряю системы электронного документооборота (СЭД). Мы тоже присматриваемся к рынку и выбираем подходящую систему. А что реально меняет СЭД, например в одной из самых трудоемких, но совершенно необходимых работ в делопроизводстве – регистрации документов?

Ответ

Прежде всего, система электронного документооборота (СЭД) сохраняет принцип присвоения документам регистрационного номера. Для этого создается специальная программа (счетчик), которая «помнит» последний присвоенный номер и автоматически присваивает следующий. Заниматься регистрацией могут одновременно несколько человек. Они могут работать, не задумываясь, какой номер присвоить документу, – это будет сделано автоматически.


Читайте о процессе внедрения СЭД больше информации в статье по ссылке.


Счетчиков может быть сделано несколько в соответствии с порядком, принятым в организации: по видам документов, подразделениям, направлениям деятельности и другим признакам.

Наиболее существенным вопросом при регистрации документов является состав реквизитов документов, которые переносятся в регистрационную форму. Обязательные регистрационные реквизиты перечислены в ГСДОУ. Дополнительные реквизиты определяются самой организацией.


Читайте о документах делопроизводства, чтобы не совершать ошибок.


К обязательным реквизитам относятся:

  • наименование организации (автора или корреспондента);
  • наименование вида документа;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • дата и индекс поступления;
  • заголовок к тексту (краткое содержание документа);
  • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
  • срок исполнения документа;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Системы электронного документооборота для регистрации предлагают специальную регистрационную форму. Регистрационные формы немного отличаются для входящих, исходящих и внутренних документов, поэтому и вид «экранов» немного различается.

Дополнительными могут быть реквизиты:

  • гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
  • внутренняя переадресация документов по исполнителям;
  • код по тематическому классификатору;
  • ключевые слова;
  • количество листов документа;
  • наличие приложений;
  • должностное лицо, поставившее документ на контроль;
  • промежуточные сроки исполнения;
  • перенос сроков исполнения;
  • срок хранения документа;
  • статус документа (проект, версия);
  • вид передачи документа (почта, факс и т. д.) и др.

Каждая организация самостоятельно определяет, какие регистрационные формы будут применяться в делопроизводстве.

Как отражается в СЭД наличие дополнительных реквизитов?


Читайте о делопроизводстве больше информации в статье по ссылке.


Типовая версия системы электронного документооборота обычно включает стандартный набор реквизитов. Если в организации используются дополнительные реквизиты, для переноса этой технологии работы в СЭД требуются ее доработки, учитывающие работу с дополнительными реквизитами.

СЭД значительно облегчает работу делопроизводителя. Так, ему не обязательно набирать реквизиты  целиком: их можно выбирать из классификатора.

Если по каким-либо причинам не удалось сразу внести все данные в карточку, ее можно сохранить как проект – и потом добавить, внести все необходимое.

Если идет поток очень похожих документов, в СЭД можно создать шаблон регистрационной карточки. При регистрации нового документа необходимо будет внести только отличия этого документа от шаблона.

Регистрационные формы

В традиционном делопроизводстве основными регистрационными формами продолжают оставаться журнальная и карточная формы.

Журналы или книги регистрации, заполняемые от руки, удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. При соблюдении правил индексации документов ведется одновременно несколько журналов регистрации: отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов (внутренние делятся еще и по видам документов). Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, так как они имеют разные сроки исполнения, поэтому возникает необходимость в систематизации их по срокам, в связи с чем требуется вторичная регистрация поставленных на контроль документов, формирование специальных контрольных файлов в компьютере.

Регистрационно-контрольные карточки (РКК), заполнявшиеся раньше на пишущих машинках, а в настоящее время изготавливаемые с помощью компьютера, позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации.

РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

Формы регистрационного журнала и регистрационно-контрольных карточек не регламентированы, т. е. состав и расположение реквизитов в этих формах определяются службой ДОУ организации. Регистрацию документов-ответов целесообразно вести на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

В зависимости от задач поиска информации в организациях чаще всего формируются картотеки по корреспондентам, по видам документов, по алфавиту авторов документов, по обращениям граждан и т. д.

Системы электронного документооборота позволяют совместить преимущества журнальной и регистрационно-контрольной карточек. Регистрационная форма СЭД – аналог регистрационно-контрольной карточки.

Например, данные, введенные в регистрационную форму, могут быть расположены в формате журнала регистрации: отсортированные в порядке возрастания регистрационных номеров.

При этом записи о документах в системе электронного документооборота можно расставить в любом нужном порядке: сортировка производится программой автоматически и занимает считанные секунды.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.