Имеет ли право секретарь вскрывать конверты пришедшие на имя компании?

150

Вопрос

Имею ли я право, как секретарь приемной, распечатывать те письма, которые приходят на имя организации и генерального директора? Проблема в том, что до меня письма распечатывал только сам директор, а на имя компании часто приходят и бухгалтерские документы, которые нуждаются порой в срочной обработке. Где закрепляется это право? 

Ответ

Организация работы с документами в организации закрепляется в инструкции по делопроизводству (документационному обеспечению). Именно в инструкции говорится о том, что получение документов, их первоначальная обработка (проверка правильности доставки, вскрытие конвертов и др.) проводится службой документационного обеспечения (в небольших организациях – делопроизводителем или секретарем). Если у вас возник такой вопрос, то, видимо, никакой инструкции у вас нет.


Читайте о рекомендательном письме, чтобы не совершать ошибок.


Другим документом, в котором должны быть отражены ваши должностные обязанности как секретаря, является должностная инструкция. Должностные инструкции разрабатываются на основании Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37), в котором имеется квалификационная характеристика на секретаря руководителя, где, в частности, определены должностные обязанности секретаря по информационно-документационному обеспечению деятельности руководителя, среди них следующие:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

В квалификационной характеристике специально не указано, что секретарь вскрывает конверты поступившей корреспонденции, но то, что на секретаря возложено организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя, означает, что все технические операции по обработке (получение корреспонденции, проверка правильности адресования и доставки писем, вскрытие конвертов, систематизация поступивших документов, регистрация и др.) выполняются именно секретарем. Секретарь не должен вскрывать только те конверты с документами, на которых стоит отметка «Лично», а само письмо адресовано конкретному работнику.

Для того, что бы урегулировать процесс вскрытия писем, советуем вам:

  • во-первых, обсудить этот вопрос с руководителем и принять решение о процедуре обработки документов;
  • во-вторых, посмотреть, как ваши обязанности отражены в должностной инструкции;
  • в-третьих, подумать о том, чтобы разработать и утвердить инструкцию по делопроизводству, в которой закрепить порядок работы с документами.
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль