Как работать со списками разного уровня?

36

Вопрос

Очень часто работаю с многостраничными документами. Какие возможности есть в MS Word 2007 для работы со списками разных уровней сложности?

Ответ

Простой маркированный список – это последовательность абзацев, имеющих в начале некоторый маркер. Маркером в данном случае является некоторый символ. В маркированном списке не важен  порядок следования пунктов.

Для создания маркированного списка необходимо выделить фрагмент текста, и в группе Абзац на ленте Главная нажимаем кнопку Маркированный список, в результате чего получаем доступ к галерее маркеров и командам работы с маркированными списками. Выбрав подходящий маркер щелчком мыши, мы получаем оформленный список.

Если в галерее нет подходящего маркера, его можно выбрать, воспользовавшись командой Определить новый маркер. В появившемся окне нажать, скажем, кнопку Символ и в открывшемся одноименном окне выбрать подходящий.

Порядок работы по созданию простого  нумерованного списка практически идентичен порядку создания маркированного списка, только используется кнопка Нумерованный список в группе Абзац на ленте Главная.

Рассмотрим более сложный случай. В качестве примера возьмем инструкцию. Инструкция содержит разделы и пункты, может также содержать подпункты.

До оформления текст документа представляет собой набор абзацев одного уровня Основной текст. Чтобы убедиться, что это так, на ленте Главная в группе Абзац нажмите кнопку окна дополнительных параметров (в нижнем правом углу группы) – откроется окно Абзац, и на вкладке Отступы и интервалы в поле Уровень будет указано Основной текст.

Прежде чем мы приступим к форматированию документа, напомним, что по ГОСТ 7.32-2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления» разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами и записывать с абзацного отступа. Кроме этого разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений. Номера подразделов или пунктов включают номер раздела и порядковые номера подразделов, пунктов и подпунктов (в зависимости от глубины вложения), разделенные точкой, например «3.1», «3.1.1.», «3.1.1.1» и т. д. После номера раздела, подраздела, пункта и подпункта в тексте точку не ставят. Если раздел или подраздел имеет только один пункт или пункт имеет один подпункт, то нумеровать его не следует.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки разделов, подразделов и пунктов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Обратите внимание, что в галерее многоуровневых списков нет того, который полностью удовлетворяет требованиям ГОСТа, как правило, после номера последнего уровня также стоит точка. Прежде чем форматировать абзацы с помощью многоуровневого списка, желательно настроить его в соответствии с требованиями ГОСТ. Чтобы это выполнить, выберите команду Определить новый многоуровневый список из меню кнопки Многоуровневый список.

Данную последовательность действий выполняем для каждого уровня:

  1. В поле Выберите уровень для изменения выбираем уровень.
  2. В раскрывающемся списке Нумерация для этого уровня выбираем арабскую.
  3. Если задаются параметры для первого уровня, то в поле Формат номера, убедитесь, что никаких точек (скобок и т.п.) после номера нет.
  4. Если задаются параметры для второго и последующих уровней, то с помощью раскрывающегося списка Включить номер уровня выбирайте последовательно вышестоящие уровни, при этом отслеживайте позицию курсора в поле Формат номера, с тем чтобы номер вышестоящего уровня располагался в нужной позиции. Расставьте точки между номерами вышестоящих уровней в поле Формат номера.

Нажмите кнопку ОК – список готов к работе – он появился в библиотеке многоуровневых списков.

Вернемся к оформлению инструкции:

1. При нажатой клавише Ctrl выделяем те абзацы, которые, как предполагается, являются названиями разделов, и в группе Стили в галерее стилей выбираем стиль Заголовок 1.

В MS Word уже существуют специальные стили, которые предназначены для оформления названий разделов, подразделов, параграфов, пунктов, подпунктов и т. д. Их девять:

Заголовок 1, Заголовок 2, …, Заголовок 9.

Это означает, что программа позволяет отслеживать девять уровней «вложения» текста (не считая Основной текст). То есть возможны номера разделов/пунктов от 1, 1.1 до 1.1.1.1.1.1.1.1.1.

Оформите абзац любым стилем Заголовок №… и посмотрите для него параметры уровня (на ленте Главная в группе Абзац нажмите кнопку окна дополнительных параметров – в нижнем правом углу группы – окно Абзац) – уровень абзаца будет другой, он будет соответствовать номеру стиля Заголовок №….

2. Затем, не снимая выделения, выбираем многоуровневый список, имеющий арабские цифры, который соответствует правилам оформления списка.

Если в документе есть подразделы, следует поступить также, но воспользоваться стилем Заголовок 2 и тем же многоуровневым списком, меняя уровень списка на соответствующий – команда Изменить уровень списка кнопки Многоуровневый список. И точно так же для параграфов, пунктов и т. п.

3. Теперь поочередно выделяем все абзацы каждого раздела и форматируем их многоуровневым нумерованным списком, также имеющим арабскую нумерацию.

4. При помощи команды Изменить уровень списка меняем уровень на "2".

Это означает, что форматируемые абзацы являются пунктами для уже определенного раздела.

Как только вы начнете абзацы, оформленные стилями Заголовок 1 и т. д., форматировать как многоуровневые списки, в библиотеке многоуровневых списков появятся варианты, содержащие многоуровневые номера и стили Заголовок 1 и т. д.

Если необходимо в оформленный таким образом документ добавлять разделы, то после ввода нового текста выполняем следующие операции:

  • чтобы отформатировать (преобразовать абзац из Основного текста в заголовок) новое название раздела, устанавливаем курсор в любое место одного из уже существующих заголовков и нажимаем кнопку Формат по образцу с изображением метелки (панель быстрого доступа), после чего изменившимся указателем мыши щелкаем на том абзаце, который будет являться новым заголовком;
  • с текстом нового раздела поступаем точно так же, как и с текстами уже оформленных разделов: форматируем их как многоуровневый список и устанавливаем соответствующий формат номера.

При использовании данной технологии работы, нумерация, даже при перемещении подразделов и подпунктов в другой раздел или разделов целиком, будет отслеживаться и проставляться в порядке следования.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль