Как правильно вести учет договоров и дополнительных соглашений?

248

Вопрос

Как правильно вести учет договоров и дополнительных соглашений к ним? Особенно, если договор одного года, а дополнительные соглашения к нему - за последующие годы. Каковы правила сдачи данных документов в архив?

Ответ

Если вы ведете учет договоров вручную, то единственный способ учета – это ведение двух регистрационно-учетных форм (двух журналов или двух картотек): одну – для учета (регистрации) договоров, другую – для дополнительных соглашений к договорам. В журнале учета дополнительных соглашений должна быть графа «№ и дата договора», чтобы можно было через регистрационно-учетную форму привязать дополнительное соглашение к договору. Гораздо удобнее вести учет (регистрацию) договоров и дополнительных соглашений к ним в автоматизированном режиме.


Подробнее о видах документов в делопроизводстве мы писали здесь.


Если у вас нет возможности использовать для этого специализированное программное обеспечение, вы можете сделать самостоятельно электронный журнал, например, в Excel. В этом случае в электронном журнале можно будет вести учет, как договоров, так и дополнительных соглашений. Ниже строки, в которую внесены сведения о договоре при появлении первого дополнительного соглашения нужно будет вставить новую строку и в нее внести сведения о соглашении. Приведу в качестве примера фрагмент регистрационно-учетный журнал трудовых договоров и соглашений об изменении трудовых договоров, который ведется в электронном виде:

Дата трудового договора

Рег. №

Фамилия, имя, отчество работника

Должность работника, подразделение

Вид договора (срочный, на неопределенный срок)

Дата начала работы

Сведения об изменении трудового договора

Дата соглашения

Рег. № соглашения

Содержание изменения

3

4

5

6

7

8

9

№ 1/10

Новикова Анна Петровна

Ст. инспектор отдела технического контроля

На неопределенный срок

18.01.

2010

-

-

-

10.08.

2010

№ 1

Увеличение должностного оклада

15.09.

2010

№ 2

Перевод на должность зам. зав. отдела

  1. /10

Самохвалов Юрий Борисович

Водитель

На время болезни Н.А. Осипова

20.01.

2010

-

-

-

При завершении (выполнении или прекращении) договора вы сможете вырезать из электронного журнала все строки, имеющее отношение к данному договору и перенести в раздел завершенных договоров, который может быть в начале журнала или, наоборот, в конце журнала. Кроме того, сведения о завершенных договорах можно выделить каким-либо цветом.


Все о договорах вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Если говорить о правилах передачи договоров в архив, то нужно знать, о каких договорах идет речь, поскольку гражданско-правовые договоры в большинстве своем имеют сроки хранения 5 лет (после завершения исполнения договора), а в архив у нас, как известно, передаются только документы, имеющие сроки хранения свыше 10 лет. Из этого следует, что в большинстве своем гражданско-правовые договоры (купли-продажи, подряда, комиссии, поставки и др.) в архив не попадут, они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении срока хранения выделяются к уничтожению.

Даже если в вашей организации в архив организации передаются на хранение документы, имеющие сроки хранения до 10 лет (такое может быть, особенно в коммерческой организации, где создаются большие объемы договорной и первичной учетной бухгалтерской документации), в архив такие документы передаются по номенклатуре дел в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве.

Если же речь идет о трудовых договорах, то они имеют срок хранения 75 лет ЭПК, поэтому должны храниться в архиве.

Трудовые договоры либо включаются в состав личных дел (если в организации ведутся личные дела на работников), которые также имеют срок хранения 75 лет ЭПК, либо формируются в отдельное дело «Трудовые договоры с работниками». Трудовые договоры уволенных работников извлекаются из дела и перемещаются в дело «Трудовые договоры уволенных работников», которое ежегодно формируется в кадровой службе и составляет архивную часть кадровой документации.


Мы рекомендуем почитать о авансовом отчете материал по этой ссылке.


Если в организации есть свой архив, завершенные дела в архив организации целесообразно передавать не сразу после окончания календарного года, в котором дела были сформированы, а не ранее, чем через год и не позднее чем через три года, поскольку в этот период высока вероятность обращения к документам. Дела, имеющие сроки хранения свыше 10 лет, передаются в архив по описям дел. Описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, кроме личного состава, и на дела по личному составу. 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль