Существует ли идеальная система управления документами?

16

Вопрос

Возможно ли с точки зрения управления записями (Records Management) построить идеальную систему управления электронными документами, которая регулировала бы как материальные, так и электронные записи?

Ответ

Система управления записями (RM) реализует автоматизацию хранения, учета и поиска официальных юридически значимых документов, которые и называются в западной практике записями (Records). К записям можно отнести только те документы, жизненный цикл разработки которых закончился (они уже не будут модифицироваться), документам придан юридический статус (они подписаны) и необходимость их хранения согласно регламентам обработки записей фиксируется законодательством, требованиями фискальных органов или других инстанций.


Читайте о видах документов в делопроизводстве еще больше по ссылке.


Надо сказать, что в России, несмотря на существенное развитие нормативной базы в области электронного документооборота, пока не сформулированы регламенты работы с юридически значимыми документами, например, форматы передачи электронных документов в арбитражные суды и т.д.  Соответственно пока не существует отечественных стандартов, описывающих требования к системам управления записями, которые бы обеспечивали требования подобных регламентов.

Работа в данном направлении активно ведется: так, например, в настоящее время разработаны регламенты и соответствующие требования к системам обработки первичных бухгалтерских документов (счетов-фактур, накладных и актов), но данные требования носят частный характер.

В настоящих условиях при внедрении корпоративной СЭД можно ориентироваться на западные стандарты построения RM-систем, например, MoReq 2010 или DoD 5015. Данные стандарты требуют поддержки учета как собственно электронных записей, так и информации о записях, оформленных в бумажном виде. Продукты, предлагаемые на рынке СЭД, как правило, реализуют большинство из требований этих стандартов, однако данные требования, как правило, отдельно не выделяются в силу отсутствия значимого спроса именно на эту группу требований.

Таким образом, можно резюмировать: RM-системы поддерживают далеко не весь жизненный цикл документа, например, в их функции не входят задачи разработки, согласования, организации контроля исполнения и пр. Также применение RM-систем целесообразно только для документов, имеющих значимый юридически статус.  Т.е. RM- системы поддерживают учет и хранение юридически значимых документов, при этом обеспечивают поддержку как электронных, так и бумажных версий документов. Очевидно, активный интерес к RM-системам возникнет только после формирования отечественных стандартов и требований к организации хранения официальных документов.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль