Существует ли идеальная система управления документами?

33

Вопрос

Возможно ли с точки зрения управления записями (Records Management) построить идеальную систему управления электронными документами, которая регулировала бы как материальные, так и электронные записи?

Ответ

Система управления записями (RM) реализует автоматизацию хранения, учета и поиска официальных юридически значимых документов, которые и называются в западной практике записями (Records). К записям можно отнести только те документы, жизненный цикл разработки которых закончился (они уже не будут модифицироваться), документам придан юридический статус (они подписаны) и необходимость их хранения согласно регламентам обработки записей фиксируется законодательством, требованиями фискальных органов или других инстанций.


Читайте о видах документов в делопроизводстве еще больше по ссылке.


Надо сказать, что в России, несмотря на существенное развитие нормативной базы в области электронного документооборота, пока не сформулированы регламенты работы с юридически значимыми документами, например, форматы передачи электронных документов в арбитражные суды и т.д.  Соответственно пока не существует отечественных стандартов, описывающих требования к системам управления записями, которые бы обеспечивали требования подобных регламентов.

Работа в данном направлении активно ведется: так, например, в настоящее время разработаны регламенты и соответствующие требования к системам обработки первичных бухгалтерских документов (счетов-фактур, накладных и актов), но данные требования носят частный характер.

В настоящих условиях при внедрении корпоративной СЭД можно ориентироваться на западные стандарты построения RM-систем, например, MoReq 2010 или DoD 5015. Данные стандарты требуют поддержки учета как собственно электронных записей, так и информации о записях, оформленных в бумажном виде. Продукты, предлагаемые на рынке СЭД, как правило, реализуют большинство из требований этих стандартов, однако данные требования, как правило, отдельно не выделяются в силу отсутствия значимого спроса именно на эту группу требований.

Таким образом, можно резюмировать: RM-системы поддерживают далеко не весь жизненный цикл документа, например, в их функции не входят задачи разработки, согласования, организации контроля исполнения и пр. Также применение RM-систем целесообразно только для документов, имеющих значимый юридически статус.  Т.е. RM- системы поддерживают учет и хранение юридически значимых документов, при этом обеспечивают поддержку как электронных, так и бумажных версий документов. Очевидно, активный интерес к RM-системам возникнет только после формирования отечественных стандартов и требований к организации хранения официальных документов.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль