Как внедрить СЭД в зарубежную компанию?

30

Вопрос

Оказываются ли в России услуги по внедрению СЭД для представительств зарубежных компаний, ведущих бизнес в России, в соответствии со специфическими требованиями нероссийского законодательства?

Ответ

Думаю, что речь может идти скорее не о законодательстве, а наиболее распространенной практике, поскольку в России, увы, в отличии закона о бухгалтерском учете, закона о документообороте нет. Имеются только ГОСТы, причем некоторые из них по факту являются переводами ИСО и к тому же еще местами противоречат друг другу.

Обычно заказчиками услуг по автоматизации деятельности оказываются не представительства зарубежных компаний, а дочерние бизнес-структуры крупных западных производителей.

По определению, представительства не имеют права осуществлять бизнес-операции: они отвечают только за поддержание бренда, коммуникации со штаб-квартирой, организационную поддержку работы дочерних предприятий, т.е. осуществляют в чистом виде представительские функции. Для них автоматизация документооборота не нужна. Им вполне хватает возможностей MS Office и MS Outlook.

Совершенно по-другому выглядит картина по автоматизации документооборота для западных производств и дочерних предприятий, размещенных в России. Как правило, завод известного бренда, скажем Х, размещенный под Калугой, ничем не отличается от другого завода этого же бренда, размещенного в Австрии или в Уругвае. У них единая учетная политика, единая учетная система и, вообще говоря, единый документооборот. Как правило, но не всегда, автоматизация деятельности по всему миру осуществляется единой компанией-партнером. В этом случае российские компании могут быть приглашены на проект в качестве субподрядчиков, например, ради экономии затрат. При этом работы по автоматизации выполняются российскими специалистами строго на корпоративном программном обеспечении, в соответствии с корпоративными политиками безопасности и другими стандартами.

Так, некоторое время назад компания TerraLink в течение длительного времени имела основную часть своего дохода благодаря поставке документооборота для западных юридических и консалтинговых компаний на платформе Docs Open/Hummingbird, поскольку эта система являлась и является до сих пор стандартом де-факто для юридических компаний по всему миру.

В качестве другого примера можно указать наш проект в банке «Юникредит», который был выполнен на платформе EMC Documentum по требованию заказчика, поскольку эта система была принята в банке в качестве стандарта. На упомянутых проектах мы работали в роли генеральных подрядчиков.

Случаи, например, в консервативных, высокоцентрализованных бизнес-структурах, когда предприятие имеет жесткие требования по организации работ, и эти требования противоречат российской практике, тоже имеют место. Тогда нам приходится проявлять свои высокие профессиональные качества не только в области методологии автоматизации бизнес-процессов и разработки, но и в области ведения переговоров и управления коммуникациями.

Ситуация в совместных предприятиях, в которых западные и российские компании имеют определенные доли в уставном капитале, имеет некоторые отличия. Часто такие предприятия не обязаны жестко следовать технической политике западного инвестора, но лишь обязаны предоставлять отчеты по его корпоративным стандартам. В этом случае, как правило, внедрение документооборота осуществляется в соответствии с российской практикой, а для инвестора предусматриваются коннекторы и/или средства преобразования форматов.

В содержательном плане, конечно, имеются отличия в функциональной архитектуре решений, разрабатываемых для российских и западных предприятий.

Если для российских предприятий автоматизация документооборота начинается (а иногда и заканчивается) автоматизацией организационно-распорядительной документации и, возможно, договорной работы, то для западных компаний и их дочерних предприятий проекты, как правило, ориентированы на автоматизацию обработки финансовых документов и обеспечения соответствия требованиям, например, в части сроков/способов хранения информации законодательству страны, в которой размещена их штаб-квартира.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль