Возможна ли «социальная» СЭД?

27

Вопрос

Социальность - один из главных современных трендов на рынке ИТ. Возможна ли «социальная» СЭД? Можно ли совместить традиционную ориентацию СЭД на поддержку вертикальной иерархической системы управления и горизонтальное социальное взаимодействие?

Ответ

Давайте для начала уточним понятие «социальности» применительно к системам электронного документооборота: это не использование в СЭД инструментов социальных сетей и не СЭД на основе корпоративной социальной сети. Под «социальной» системой электронного документооборота следует понимать принцип горизонтального взаимодействия сотрудников при решении деловых задач (а не только иерархического/вертикального, чем, как правило, характеризуются классические, «несоциальные» СЭД).

Нужно иметь в виду, что горизонтальное взаимодействие в «социальных» СЭД не отменяет традиционную (как вы справедливо заметили) для системы электронного документооборота поддержку вертикальной иерархической системы управления и не входит в противоречие с ней. Эти два принципа в новом типе систем взаимодействуют, помогая друг другу, обеспечивая более эффективное и быстрое решение деловых задач организации и позволяя руководителю переключиться на по-настоящему важные задачи.

Например, при строго вертикальном взаимодействии сотрудник одного отдела/департамента может связаться с коллегой из другого отдела только при участии руководителя.

Социальная СЭД, обеспечивающая возможность горизонтального взаимодействия (не отвлекая руководителя), помогает снять бюрократические барьеры в коммуникациях, общаться напрямую, экономит время и подчиненным, и их начальству. И более того, руководитель не будет вынужден выполнять по сути ему не свойственную функцию посредника (передаточного звена).

Социальные инструменты в системах электронного документооборота служат для обеспечения групповой работы и взаимодействия пользователей, предоставляя им возможности получения поддержки от экспертов при решении бизнес-задач в удобном формате, напоминающем социальную сеть.

Например, в текущей версии СЭД «CompanyMedia» социальная среда выглядит как встроенный сервис обсуждения, с помощью которого рабочая группа обсуждает выполняемую задачу (назовем ее кейсом). При этом все элементы задачи-кейса (события, сообщения, участники обсуждения и т.п.) отражаются в виде timeline – своего рода ленты событий в хронологическом порядке.

Профили участников кейса представлены на отдельной вкладке – это дает возможность легко привлекать нужного сотрудника к обсуждению, совместной работе, принятию решений.

Социальное взаимодействие в рамках кейса помогает исключить дублирование файлов и распространение множества версий, что обычно происходит при использовании почты, общих дисков и файловых серверов; позволяет пользователям совместно использовать и контролировать контент.

Социальное измерение является дополнением к другим видам взаимодействия, оно не устраняет их. Смещение к этой модели общения от «спонтанных горизонтальных коммуникаций» (посредством телефонных звонков, электронной почты, сервисов мгновенных сообщений) дает возможность повысить степень документированности процессов и проектов.

При этом поддержка иерархической вертикали управления с классическими элементами документооборота (поручениями, резолюциями, отчетами об исполнении) сохраняется там, где она необходима или попросту удобна – например, там, где компания/организация обязана по закону следовать жестко описанным регламентам.

Но там, где бизнес-цели требуют оперативного взаимодействия сотрудников разных подразделений, у социальности в рамках СЭД большие перспективы.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль