Активировать демодоступ

Секретариат

Возможна ли «социальная» СЭД?

2 мая 2016
29
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Социальность - один из главных современных трендов на рынке ИТ. Возможна ли «социальная» СЭД? Можно ли совместить традиционную ориентацию СЭД на поддержку вертикальной иерархической системы управления и горизонтальное социальное взаимодействие?

Ответ

Давайте для начала уточним понятие «социальности» применительно к системам электронного документооборота: это не использование в СЭД инструментов социальных сетей и не СЭД на основе корпоративной социальной сети. Под «социальной» системой электронного документооборота следует понимать принцип горизонтального взаимодействия сотрудников при решении деловых задач (а не только иерархического/вертикального, чем, как правило, характеризуются классические, «несоциальные» СЭД).

Нужно иметь в виду, что горизонтальное взаимодействие в «социальных» СЭД не отменяет традиционную (как вы справедливо заметили) для системы электронного документооборота поддержку вертикальной иерархической системы управления и не входит в противоречие с ней. Эти два принципа в новом типе систем взаимодействуют, помогая друг другу, обеспечивая более эффективное и быстрое решение деловых задач организации и позволяя руководителю переключиться на по-настоящему важные задачи.

Например, при строго вертикальном взаимодействии сотрудник одного отдела/департамента может связаться с коллегой из другого отдела только при участии руководителя.

Социальная СЭД, обеспечивающая возможность горизонтального взаимодействия (не отвлекая руководителя), помогает снять бюрократические барьеры в коммуникациях, общаться напрямую, экономит время и подчиненным, и их начальству. И более того, руководитель не будет вынужден выполнять по сути ему не свойственную функцию посредника (передаточного звена).

Социальные инструменты в системах электронного документооборота служат для обеспечения групповой работы и взаимодействия пользователей, предоставляя им возможности получения поддержки от экспертов при решении бизнес-задач в удобном формате, напоминающем социальную сеть.

Например, в текущей версии СЭД «CompanyMedia» социальная среда выглядит как встроенный сервис обсуждения, с помощью которого рабочая группа обсуждает выполняемую задачу (назовем ее кейсом). При этом все элементы задачи-кейса (события, сообщения, участники обсуждения и т.п.) отражаются в виде timeline – своего рода ленты событий в хронологическом порядке.

Профили участников кейса представлены на отдельной вкладке – это дает возможность легко привлекать нужного сотрудника к обсуждению, совместной работе, принятию решений.

Социальное взаимодействие в рамках кейса помогает исключить дублирование файлов и распространение множества версий, что обычно происходит при использовании почты, общих дисков и файловых серверов; позволяет пользователям совместно использовать и контролировать контент.

Социальное измерение является дополнением к другим видам взаимодействия, оно не устраняет их. Смещение к этой модели общения от «спонтанных горизонтальных коммуникаций» (посредством телефонных звонков, электронной почты, сервисов мгновенных сообщений) дает возможность повысить степень документированности процессов и проектов.

При этом поддержка иерархической вертикали управления с классическими элементами документооборота (поручениями, резолюциями, отчетами об исполнении) сохраняется там, где она необходима или попросту удобна – например, там, где компания/организация обязана по закону следовать жестко описанным регламентам.

Но там, где бизнес-цели требуют оперативного взаимодействия сотрудников разных подразделений, у социальности в рамках СЭД большие перспективы.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.