В чем особенность персонализации контента систем электронного документооборота?

68

Вопрос

Последнее время говорят о персонализации контента систем электронного документооборота, приближении к пользователю нужной ему информации. Но в реальности пользователи чаще всего «приближают» к себе информацию сами, своими средствами: сохраняют нужные документы на локальном диске, а рабочие обсуждения ведут по электронной почте. Чем плох этот способ?

Ответ

Cпособ взаимодействия, о котором вы говорите, чреват, например, возникновением нескольких версий одного и того же документа. При этом бывает трудно установить, какая из них актуальна. Это ведет к неразберихе, путанице, замедляющей работу предприятия. Кроме того, повышается риск утечки конфиденциальной, значимой для компании информации. С другой стороны, вести всю работу с общими документами через сервер, как того требуют регламенты, многие считают процедурой слишком долгой и неудобной. Это действительно может быть так – в том числе потому, что при подключении к системе электронного документооборота все более широкой аудитории нагрузка на сервер увеличивается, быстродействие уменьшается. Как нам кажется, в рамках новой версии СЭД «CompanyMedia» мы нашли способ обойти эти две проблемы, причем именно с помощью персонализации контента и интерфейса.


Вы узнаете больше о организации документооборота в 2017 году, если перейдете в материал.


Мы исходили из того, что из огромного массива корпоративных документов каждый пользователь в реальности оперирует лишь небольшой частью. Рабочее место «CompanyMedia» позволяет каждому пользователю иметь дело с персональной коллекцией документов, которую система формирует исходя из его деловой активности. Как результат, вы имеете доступ ко всей нужной вам в СЭД информации и избавлены от информационного шума. Персональные коллекции составляются не из дубликатов оригинальных документов, а из ярлыков, ссылок на них. Это обеспечивает дополнительное быстродействие системы. Помимо этого, рабочие места в «CompanyMedia» могут быть разных видов, каждый из которых оптимально подходит определенной категории сотрудников. Такой подход к организации рабочего пространства пользователей позволяет им экономить свое рабочее время на поиске необходимой информации, что незамедлительно отражается и на их эффективности.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль