Активировать демодоступ

Секретариат

Что можно регистрировать в СЭД?

2 мая 2016
121
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Можем ли мы регистрировать в СЭД акты, протоколы, договоры и счета-фактуры, если все они приходят без сопроводительных писем? Есть ли где-то примерный перечень регистрируемой на предприятии ДОКУМЕНТАЦИИ (это понятие шире понятия «корреспонденция») и правила ее регистрации? Например, переписка регистрируется в канцелярии, а где регистрируются договоры, акты, счета-фактуры? Вопрос этот возник из-за частой утери и затрудненного поиска этих видов документов.

Ответ

К сожалению, нормативных документов, четко устанавливающих или предлагающих примерный перечень регистрируемых или нерегистрируемых в организациях документов, нет. Тем не менее, с некоторыми правилами организации работы с документами можно ознакомиться в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), несмотря на то что данный документ в некоторой степени устарел.

Например, в ГСДОУ установлено, что документы должны регистрироваться в организации только один раз и регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др. Перечень нерегистрируемых документов должен быть установлен нормативным документом «Перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства». Все документы, не включенные в этот перечень, должны подлежать регистрации. Место регистрации документа должно быть закреплено в Инструкции по документационному обеспечению управления или в Табеле документов организации.

Решая вопрос о месте регистрации документов, следует принимать во внимание объем документооборота, а также удобство работы с документами. Регистрация может быть как централизованной, так и децентрализованной. Если объем документооборота большой, то лучше использовать децентрализованную систему регистрации, при которой документы регистрируются в том подразделении, к ведению которого они относятся.

Так, например, организационно-распорядительные документы, входящая и исходящая корреспонденция регистрируются в делопроизводственной службе; документы по личному составу – в отделе кадров; финансовые документы, учетные и аналогичные им – в бухгалтерии; договоры, арбитражные и исковые документы – в юридическом отделе и т.д.

Принимая во внимание современные информационные технологии, можно также добавить, что для регистрации документов могут быть использованы различные специализированные информационные системы, автоматизирующие деятельность конкретной службы. По решению руководства организации возможно объединение различных регистрационных групп в одной службе или в одной информационной системе.

Применительно к вопросу о регистрации финансовых и первичных документов бухгалтерского учета, следует отметить, что к делопроизводственной службе, как правило, относится только регистрация сопроводительных писем, а регистрация непосредственно самих документов осуществляется в бухгалтерии в специализированной бухгалтерской информационной системе. Если указанные документы поступают в организацию без сопроводительных писем, то в службе делопроизводства регистрируется только факт передачи документа в бухгалтерию в реестре передачи документов. Таким образом можно решить проблему утери, поиска и учета документов.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.