Что делать, если в организации не велась номенклатура дел?

214

Вопрос

С 2005 г. в организации не было номенклатуры дел, регистрационные формы на документы не велись. Меня приняли на работу и потребовали привести в порядок весь архив, создать номенклатуру дел. Как мне поступить, чтобы не отвечать за ошибки предыдущих секретарей, которые не вели делопроизводство должным образом?

Ответ

Если на вас возлагается ответственность за документы, то желательно принимать дела под свою ответственность по актам (в которых можно отметить замеченные ошибки), это же касается и документов, уже переданных в архив (если до этого документы в архив по актам не передавались). Если же ваши предшественники вели хоть какой-то учет дел, то по этим данным нужно провести сверку наличия дел, также документируя эту работу актами. В случае если после проведения сверки будет выявлено отсутствие каких-либо числящихся в архиве дел, то на утерянные дела составляется акт о необнаружении архивных документов (см. п. 2.11.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Минкультуры РФ от 18 января 2007 г. № 19).


Читайте о системах делопроизводства, чтобы не совершать ошибок.


По ходу работы информируйте руководство о выявленных проблемах и о ваших планах и действиях по их решению.

Вам, вероятно, предстоит долгая кропотливая работа, поскольку одновременно придется как приводить в порядок текущее делопроизводство и налаживать работу архива, так и обрабатывать старые документы, которые то и дело будут обнаруживаться в самых непредвиденных местах.


Подробнее о делопроизводстве мы писали здесь.


Особенно ответственно следует отнестись к ключевым для организации документам (уставные документы, документы на собственность, договора и т.д.), а также к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, поскольку именно здесь легко «поскользнуться» на недоработках своих предшественников.


Статья о номенклатуре дел поможет вам не допускать ошибок в работе.




Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль