Активировать демодоступ

Секретариат

Что делать, если в организации не велась номенклатура дел?

2 мая 2016
969
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

С 2005 г. в организации не было номенклатуры дел, регистрационные формы на документы не велись. Меня приняли на работу и потребовали привести в порядок весь архив, создать номенклатуру дел. Как мне поступить, чтобы не отвечать за ошибки предыдущих секретарей, которые не вели делопроизводство должным образом?

Ответ

Если на вас возлагается ответственность за документы, то желательно принимать дела под свою ответственность по актам (в которых можно отметить замеченные ошибки), это же касается и документов, уже переданных в архив (если до этого документы в архив по актам не передавались). Если же ваши предшественники вели хоть какой-то учет дел, то по этим данным нужно провести сверку наличия дел, также документируя эту работу актами. В случае если после проведения сверки будет выявлено отсутствие каких-либо числящихся в архиве дел, то на утерянные дела составляется акт о необнаружении архивных документов (см. п. 2.11.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Минкультуры РФ от 18 января 2007 г. № 19).


Читайте о системах делопроизводства, чтобы не совершать ошибок.


По ходу работы информируйте руководство о выявленных проблемах и о ваших планах и действиях по их решению.

Вам, вероятно, предстоит долгая кропотливая работа, поскольку одновременно придется как приводить в порядок текущее делопроизводство и налаживать работу архива, так и обрабатывать старые документы, которые то и дело будут обнаруживаться в самых непредвиденных местах.


Подробнее о делопроизводстве мы писали здесь.


Особенно ответственно следует отнестись к ключевым для организации документам (уставные документы, документы на собственность, договора и т.д.), а также к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, поскольку именно здесь легко «поскользнуться» на недоработках своих предшественников.


Статья о номенклатуре дел поможет вам не допускать ошибок в работе.


×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.