Как правильно зарегистрировать письмо с приложением?

78

Вопрос

Со мной произошла следующая ситуация: получила письмо по почте, но не знаю, как правильно его зарегистрировать. Дело в том, что в письме написано: «В качестве приложения к данному письму отправляю Вам проект договора по электронной почте». Нужно ли распечатывать это письмо с проектом?

Ответ

Действительно, такие ситуации правилами делопроизводства не предусмотрены, но никакие правила не в состоянии установить нормы на все случаи жизни, поэтому всегда нужно уметь находить выход из нестандартных ситуаций. В данном случае нужно исходить из того, что сопроводительное письмо нужно не само по себе, а для того, чтобы зафиксировать факт поступления того документа (документов), которые приложены к сопроводительному письму (в описанном случае приложения нет, оно отправлено по электронной почте).


Подробнее об оформлении приложений к документам мы написали в материале по ссылке.


Поэтому следует распечатать проект договора, поступивший по электронной почте, сделать на сопроводительном письме отметку о том, что проект договора поступил по электронной почте, зарегистрировать поступившее письмо и передать на рассмотрение руководителю или переслать сразу в структурное подразделение, которое занимается подготовкой данного договора.

Если у вас в организации имеется система электронного документооборота, проект договора можно не распечатывать, а после заведения электронной карточки на поступивший документ и регистрации письма присоединить к карточке файл с проектом договора.


Статья о входящей корреспонденции в 2017 году поможет вам не допускать ошибок в работе.


Поскольку сопроводительное письмо будет помещено в дело на хранение, в этом случае также нужно сделать на письме отметку о поступлении проекта договора в электронном виде.


Узнайте подробнее, о составлении рекомендательного письма


Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль