Как правильно зарегистрировать письмо с приложением?

53

Вопрос

Со мной произошла следующая ситуация: получила письмо по почте, но не знаю, как правильно его зарегистрировать. Дело в том, что в письме написано: «В качестве приложения к данному письму отправляю Вам проект договора по электронной почте». Нужно ли распечатывать это письмо с проектом?

Ответ

Действительно, такие ситуации правилами делопроизводства не предусмотрены, но никакие правила не в состоянии установить нормы на все случаи жизни, поэтому всегда нужно уметь находить выход из нестандартных ситуаций. В данном случае нужно исходить из того, что сопроводительное письмо нужно не само по себе, а для того, чтобы зафиксировать факт поступления того документа (документов), которые приложены к сопроводительному письму (в описанном случае приложения нет, оно отправлено по электронной почте).


Подробнее об оформлении приложений к документам мы написали в материале по ссылке.


Поэтому следует распечатать проект договора, поступивший по электронной почте, сделать на сопроводительном письме отметку о том, что проект договора поступил по электронной почте, зарегистрировать поступившее письмо и передать на рассмотрение руководителю или переслать сразу в структурное подразделение, которое занимается подготовкой данного договора.

Если у вас в организации имеется система электронного документооборота, проект договора можно не распечатывать, а после заведения электронной карточки на поступивший документ и регистрации письма присоединить к карточке файл с проектом договора.


Статья о входящей корреспонденции в 2017 году поможет вам не допускать ошибок в работе.


Поскольку сопроводительное письмо будет помещено в дело на хранение, в этом случае также нужно сделать на письме отметку о поступлении проекта договора в электронном виде.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль