Как выяснить причину, по которой не работает СЭД?

43

Вопрос

Как доказать директору, что внедренная впопыхах СЭД не работает и не только из-за сопротивления персонала?

Ответ

Во-первых, внедрение СЭД, как и любой другой системы, — это проект. Чтобы проект был успешен, его выполнение должно подчиняется правилам и стандартам проектного управления. Любой стандарт проектного управления включает фазу оценки и планирования проекта.

 По статистике 70% успеха проекта закладывается именно на этапе его планирования, что подтверждают многочисленные отечественные и зарубежные исследования.

Неправильно сформулированные или неучтенные требования к функциональности или безопасности, неоцененные риски внедрения и эксплуатации, неготовность инфраструктуры — вот основные причины неуспешных проектов по внедрению СЭД.

Для того чтобы проект был успешен крайне важно понимать зачем выполняется внедрение, т.е. сформулировать цели внедрения и критерии их достижения — простые измеримые показатели, выполнение которых позволит говорить об успешности проекта. Этап формирования целей и критериев проекта крайне важен, поскольку именно цели проекта и станут тем ключевым маяком, на который будут ориентироваться на протяжении всего проекта. К этой части нельзя подходить формально, записывая в цели и задачи проекта общие фразы. Четкое понимание того, зачем выполняется внедрение, во многом определяет что именно внедрять и как это внедрять. В отличии, например, от требований к функциональности решения или очередности внедрения, цели проекта остаются неизменными на всем его протяжении. Недостаток планирования и оценки рисков внедрения ведет не только к срыву сроков проекта, но и часто является причиной существенного увеличения издержек на его реализацию.

Во-вторых, невозможно автоматизировать хаос – это выражение уже стало мантрой в ИТ-сообществе. Внедрение СЭД, как и любая другая автоматизация, начинается с описания и оптимизации процессов. Если же внедрять СЭД впопыхах, не потратив сил и времени на создание целевой картины организации процессов, к которой должна привести автоматизация, то внедрение СЭД не только не поможет упростить и упорядочить документационные процессы, но и сделает работу еще менее эффективной.  Так как система будет мешать работать, то ее использованию будут сопротивляться на всех уровнях. В таких условиях завершить проект по внедрению крайне сложно. При этом важно понимать, внедрение — это только первый шаг на пути к автоматизации. Чтобы система работала и приносила пользу, необходимо спланировать и организовать ее эксплуатацию:

это и техническое обслуживание программных и аппаратных средств, и техническая поддержка пользователей, и обеспечение процессов обучения новых сотрудников и т.д.

И об этом тоже нужно подумать заранее.

Чтобы система жила в организации, необходимо обеспечивать ее активное использование. Если этого не сделать, то по истечению некоторого времени система выйдет из обращения. Этому будут способствовать текучка кадров, отсутствие регламентов использования и само отношение к системе как к дополнительной бесполезной нагрузке.  

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль