Активировать демодоступ

Секретариат

Как выяснить причину, по которой не работает СЭД?

3 мая 2016
91
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Как доказать директору, что внедренная впопыхах СЭД не работает и не только из-за сопротивления персонала?

Ответ

Во-первых, внедрение СЭД, как и любой другой системы, — это проект. Чтобы проект был успешен, его выполнение должно подчиняется правилам и стандартам проектного управления. Любой стандарт проектного управления включает фазу оценки и планирования проекта.

 По статистике 70% успеха проекта закладывается именно на этапе его планирования, что подтверждают многочисленные отечественные и зарубежные исследования.

Неправильно сформулированные или неучтенные требования к функциональности или безопасности, неоцененные риски внедрения и эксплуатации, неготовность инфраструктуры — вот основные причины неуспешных проектов по внедрению СЭД.

Для того чтобы проект был успешен крайне важно понимать зачем выполняется внедрение, т.е. сформулировать цели внедрения и критерии их достижения — простые измеримые показатели, выполнение которых позволит говорить об успешности проекта. Этап формирования целей и критериев проекта крайне важен, поскольку именно цели проекта и станут тем ключевым маяком, на который будут ориентироваться на протяжении всего проекта. К этой части нельзя подходить формально, записывая в цели и задачи проекта общие фразы. Четкое понимание того, зачем выполняется внедрение, во многом определяет что именно внедрять и как это внедрять. В отличии, например, от требований к функциональности решения или очередности внедрения, цели проекта остаются неизменными на всем его протяжении. Недостаток планирования и оценки рисков внедрения ведет не только к срыву сроков проекта, но и часто является причиной существенного увеличения издержек на его реализацию.

Во-вторых, невозможно автоматизировать хаос – это выражение уже стало мантрой в ИТ-сообществе. Внедрение СЭД, как и любая другая автоматизация, начинается с описания и оптимизации процессов. Если же внедрять СЭД впопыхах, не потратив сил и времени на создание целевой картины организации процессов, к которой должна привести автоматизация, то внедрение СЭД не только не поможет упростить и упорядочить документационные процессы, но и сделает работу еще менее эффективной.  Так как система будет мешать работать, то ее использованию будут сопротивляться на всех уровнях. В таких условиях завершить проект по внедрению крайне сложно. При этом важно понимать, внедрение — это только первый шаг на пути к автоматизации. Чтобы система работала и приносила пользу, необходимо спланировать и организовать ее эксплуатацию:

это и техническое обслуживание программных и аппаратных средств, и техническая поддержка пользователей, и обеспечение процессов обучения новых сотрудников и т.д.

И об этом тоже нужно подумать заранее.

Чтобы система жила в организации, необходимо обеспечивать ее активное использование. Если этого не сделать, то по истечению некоторого времени система выйдет из обращения. Этому будут способствовать текучка кадров, отсутствие регламентов использования и само отношение к системе как к дополнительной бесполезной нагрузке.  

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.