Каковы критерии, предъявляемые к электронным документам?

24

Вопрос

Какие критерии предъявляются к электронным документам, кроме защищенности и доступности?

Ответ

Действительно, наиболее критичные параметры для электронного документа – это вышеупомянутые защищенность и доступность. Они настолько важны для пользователей, что все остальные критерии на их фоне становятся не актуальными.

И тем не менее, разработчикам не стоит забывать об удобстве формата электронного документа для работы с ним (в том числе совместной) и редактирования, а также его доступности для поиска и возможности долгосрочного хранения. Кроме того, документ должен конвертироваться в другие форматы.

Говоря об удобстве, мы подразумеваем, что пользователь должен иметь возможность без проблем работать с документом, используя штатные средства: просматривать его, вносить в него изменения и т.д.

Общей проблемой для большинства организаций является то, что людям, как правило, непривычно работать с электронными документами, потому что они не умеют сравнивать их, вносить правки и комментарии. Эта проблема касается именно персонала и единственный способ ее решения – обучение сотрудников использованию всех возможностей работы с электронными документами.

Но есть и другая сложность: когда проблема заключается именно в средстве работы с документом.

Например, для простых пользователей большая часть возможностей Microsoft Word не очевидна и поэтому непонятна. Но и над этим уже задумываются разработчики: рост популярности сенсорных экранов заставляет их приблизиться к более простым, интуитивно понятным и привычным для людей интерфейсам. Это касается и необходимости разработки технически более совершенных средств, например, для переноса информации с бумажных носителей на электронные. И все это вместе можно назвать одним словом – развитием юзабилити, удобства для пользователя.

Что касается проблем с поиском: при том, что документ действительно должен быть защищенным, в идеале он еще и должен быть доступен для поиска. Очень часто средства защиты вступают в противоречия с системой поиска: например, если контент документа зашифрован, поисковые системы не могут составить индекс этого документа. И эту проблему тоже должен заранее решать разработчик.

Сложности с долгосрочным хранением документов существуют уже достаточно давно и связаны с тем, что механизмы шифрования и подписи имеют ограничение по времени действия, так как их сертификаты выдаются на определенный срок. В итоге возникает методологическая проблема: необходимо каким-то образом обеспечить более длительное хранение, чем позволяет срок действия сертификата. Есть два варианта решения данной задачи: либо все документы заново подписываются сертификатом самого архива, либо их вообще хранят на носителе, который не допускает никаких изменений. Причем, при втором варианте носитель не просто позволяет записать документ, но и гарантирует, что его нельзя поменять. При этом должен быть реализован механизм проверки штампа системы, подтверждающего, что на момент его закрепления сертификат документа действовал.

СЛОВАРЬ

Юзаби́лити, удобство использования (англ. usability — дословно «возможность использования», «способность быть использованным», «полезность») — понятие в микроэргономике, эргономическая характеристика степени удобства предмета для применения пользователями при достижении определённых целей в некотором контексте. Термин имеет связь с понятием «эргономичность», но в отличие от последнего меньше ассоциируется с технической эстетикой, с внешним видом и более привязан к утилитарности «юзабельного» объекта.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль