Как оценить последствия внедрения СЭД?

44

Вопрос

В нашей компании маршруты документов – и спроектированные, и согласованные, и реализованные – не соблюдаются. Документы «гуляют» по фирме, переходят с любого этапа на любой этап, в процесс обработки и согласования могут вовлекаться сотрудники, роль которых не была предусмотрена в маршрутах. Сейчас встал вопрос о внедрении СЭД, но у руководителей многих структурных подразделений это вызывает опасение, связанное с тем, что внедрение новой системы и упорядочивание маршрутов приведет к тому, что процесс согласования документов будет, наоборот, затягиваться, т.к. в компании просто не привыкли к классическим схемам. Это действительно может привести к таким последствиям?

Ответ

Для того чтобы точнее оценить, к каким последствиям может привести внедрение СЭД в вашей компании, а также последующая за этим автоматизация маршрутов прохождения документов по компании, я бы предложил запустить пилотный проект, в рамках которого автоматизировать нескольких бизнесс-процессов компании.

Причем, для пилотного проекта я бы рекомендовал автоматизировать работу по тем маршрутам, прохождение документов по которым прозрачно для всех участников процесса, и не начинать с тех процессов, фактический алгоритм прохождения документов по которым не до конца ясен всем участникам.

До старта пилотного проекта желательно проанализировать деятельность компании и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел, и автоматизировать деятельность на этих участках.

В состав команды проекта желательно включить сторонников-энтузиастов среди руководителей, заинтересованных во внедрении СЭД.

По итогам завершения пилотного проекта вы сможете оценить повышение эффективности деятельности на выбранном участке и получить сотрудников компании, удовлетворенных результатами работы с системой, в том числе и среди вовлеченных в пилотный проект руководителей подразделений, которые в дальнейшем своим примером и результатами, достигнутыми благодаря автоматизации процессов, помогут преодолеть опасение тем руководителям структурных подразделений, у которых внедрение системы это опасение вызывало.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль