Как работать с большим объемом информации?

867

Вопрос

Моя работа связана с информацией. Иногда у меня создается ощущение, что я в ней буквально тону, она захлестывает меня с головой. Как справиться с нарастающим потоком информации и научиться им управлять?

Ответ

Предлагаем вашему вниманию несколько советов, которые помогут вам не утонуть  в море информации. У  каждого человека за время работы вырабатывается особый стиль, своя система работы. Во многом она зависит от характера или привычек человека. Есть люди педантичные, тщательно планирующие свои планы и методично их выполняющие, есть менее аккуратные, они любят решать свои проблемы победным наскоком. Мы не будем их сравнивать - все определяет результат.

Но все-таки, когда вы отвечаете за работу долгосрочных и дорогостоящих проектов, вы должны быть уверены, что все идет гладко.

Подрядчику заплатили ту сумму, которая ему полагается по контракту, предоставлено именно то оборудование, которое было указано в договоре, а гостей разместили именно в тех номерах, которые вы им подобрали. 

Для того чтобы достичь такого результата, вам необходимо научиться работать с информаций, управлять ее потоками, чтобы вы получали ровно столько сведений, сколько вам нужно, а в вашем «архиве» оставались действительно ценные документы и их не приходилось откапывать из-под груды лишних бумаг. Вам необходимо выстроить свою систему работы с информацией и четко ей следовать.


Подробнее о информационно-справочных документах мы написали в материале по ссылке.


Возможно, советы, помогающие одному человеку, не подойдут другому. Но есть два универсальных правила, которые хорошо бы учитывать всем.

Во-первых, система работы с информацией должна быть удобна именно вам, человеку, который ей пользуется. 

При выборе оптимального метода работы с информацией помните о технических требованиях принятых в вашей организации или конкретно в вашем отделе.

Во-вторых, новая методика должна обеспечивать не только оптимальное хранение и поиск информации. Она должна включать процедуры, которые упрощают вашу работу. И не всегда для этого необходимо покупать дорогостоящие программные продукты, закупать новую технику и вообще входить в траты. Начните с малого.  Пути для решения информационных проблем зачастую есть в старых, казалось бы, хорошо знакомых вам решениях, которые просто надо приспособить к новым задачам.

Например, вместо того, чтобы заводить новую документацию на каждый проект, создайте в компьютере типовые шаблоны документов, включая варианты типовых презентаций, договоры с гостиницами, меню обедов и т.д.

Документируйте все процедуры. Тогда у вас ничего не пропадет и не потеряется. Если у вас зафиксировано, где хранятся те или иные документы, а  бумаги находятся в полном порядке, то в случае вашего отсутствия коллеги легко найдут нужную информацию и не отзовут вас из отпуска.

Секретари, которые имеют большой опыт работы с информационными данными, говорят, что столь же важно найти способы сокращения количества создаваемой информации. Это даст вам возможность с легкостью управлять ей.

Внимательно относитесь к созданию документов. Работа на компьютере порождает иллюзию легкости управления документацией. На практике это приводит к ее бесконтрольному росту. Вы создаете бесконечное количество электронных вариантов писем, приказов и т.п. документов и сохраняете их под первыми пришедшими  в голову названиями. Итог – через год вы не в состоянии вспомнить, какой вариант приказа или проекта являлся последним. Хорошо, если у вас есть подписанный подлинник, а если нет?

Старайтесь аккуратно обращаться с электронной информацией: структурируйте ее, лучше, если структура ваших папок в компьютере будет совпадать со структурой организации делопроизводства на предприятии. Заведите определенную систему именования файлов. Не создавайте более одного варианта документа и в названии файла указывайте, когда был создан этот вариант. Отдельно храните утвержденные документы.

Если вам приходится работать с электронной почтой руководителя – отбирать нужные письма, выделять важные места в сообщениях -  нет необходимости каждый раз докладывать шефу о своих действиях или создавать отдельный документ. Достаточно в каждом письме над заголовком сделать запись о своих действиях красным шрифтом.

Руководители получают информацию из самых разных источников. Помощнику необходимо знать адреса и контакты всех людей, которые могут понадобиться его начальнику. Далеко не каждый руководитель способен вспомнить всех своих знакомых, всех «нужных» в перспективе людей. Но у вас есть возможность отбирать их данные по электронной корреспонденции.  

Собирайте электронные адреса, названия компаний, фамилии менеджеров, которые по каким-то причинам посылали свои письма в компанию. Это позволит создать базу потенциальных клиентов или партнеров.

Как бы вы не решили организовать свою работу с информацией, необходимо чтоб это было не минутной причудой, только тогда созданная вами система будет работать. Во многом вы должны изменить свой образ жизни. Сделайте дисциплинированный и упорядоченный стиль работы своей привычкой.

Современные технологии существенно облегчили жизнь офисных работников. Электронная почта, принтер, ксерокс, мобильная связь сняли многие проблемы современных секретарей. Появились специальные программные продукты, помогающие систематизировать информацию, оптимизировать ее использование и хранение. 

Технология может быть не только благом, но и стать вашей… головной болью. Многие сталкивались с проблемой изучения новой компьютерной программы или сложной техники типа современного  многофункционального офисного ксерокса. Основная проблема состоит  в том, что эта деятельность часто отвлекает нас от основной. Вместо того чтобы работать, вы думаете о том, что означает та или иная клавиша. Иногда оказывается, что программа или устройство настолько перегружено функциями, что без инструкции вы не можете выполнить даже самую простейшую операцию. Конечно, когда программа освоена, все оказывается легко – но ведь вы потратили свое время и нервы.

Чтобы заставить технологию работать для вас (вместо того, чтобы самому работать на технологию), важно выбрать правильный инструмент для работы и найти лучший способ применить передовую технологию к своей проблеме. Так вы сэкономите время (и даже деньги) вместо того, чтобы тратить его на изучение новой программы. Ни в коем случае не надо спешить за модой и ставить новейшие версии программных продуктов, стремиться побыстрее обновить офисную технику. Подождите. Поговорите со специалистами –  узнайте, появились ли в новых программах функции, которые существенно упростят вашу работу и оправдают время, затраченное на изучение. Для этого постарайтесь максимально точно определить свои потребности. Пообщайтесь со знатоками не только на работе, загляните в Интернет.

Определите программы, которые вы используете постоянно, функции, которые применяете наиболее часто. Сделав это, попробуйте создать шаблоны для повторяющихся операций и организовать их так, чтобы с ними было легко работать. Тогда, если вам будет необходимо создать документы для нового проекта, вы просто откроете шаблонные формы и заполните их.

Другой способ сэкономить время, наоборот, состоит в том, чтобы инвестировать его в тщательное изучение приложений. Многие программы, включая базы данных, типа Access или Word, при их полноценном использовании могут серьезно упростить вашу работу.

Возможно, что необходимые вам функции вы найдете в уже знакомых программах, просто надо их изучить чуть глубже.

Например, многие профессиональные администраторы используют Excel не только для работы с вычислениями, но и как базу данных. Это имеет свои преимущества – например, если вы не изучали MS Access, но хорошо знаете Excel, вы уже сохранили свое время.

Вы должны оценить все выгоды программы и сложности процесса изучения. Необходимо учитывать особенности каждой программы.

Так, Excel очень хорош для работы с цифрами, но не совсем подходит для создания базы рабочих контактов.

Часто возникают следующие ситуации: определенный программный продукт вы в своей работе не применяете, но начальник просит вас помочь ему что-то найти в данной программе или поработать в ней.

Выделите время для изучения этой программы. Можно пойти на специальные курсы или договориться о помощи с IT-отделом вашей компании. Хотя, как правило, второй способ менее эффективный, поскольку среди сотрудников таких отделов довольно редко встречаются терпеливые люди, готовые спокойно наставлять новичков.

В работе нам существенно помогают специализированные приложения - так называемые менеджеры записей, которые могут собирать информацию независимо от того,  заметки ли это, сделанные от руки, запись на диктофоне, параграф, напечатанный в Word. Это программы типа  OneNote, Evernote, Golden Note.  Они позволяют собирать различные заметки, которые вы делаете на работе. Конечно, вам придется тратить время на их внесение в программу, но в перспективе это будет его экономить.

Ведь часто бывает, что вы помните важность информации, которую вы черканули на заметку, помните, когда и для кого это сделали, но совершенно не помните, занесли ли вы это в блокнот  (который остался на даче), записали "на листочек" или наговорили на диктофон!

Кроме хранения такой информации, эти программы, особенно OneNote, передают информацию в другие приложения и наоборот. Например, вы можете взять информацию о контактах, которая находится в OneNote, и передать ее в Outlook.

Только ли для "ленивых" создаются подобные программы? Нет! Большая часть важной деловой информации фиксируется в неструктурированном виде. До 90 % информации может быть не зафиксировано в официальных документах. Это обсуждения на совещаниях, деловых встречах, летучках, идеи (а что может быть ценнее идей делового человека?), электронная почта. В этом причина, по которой в настоящее время разрабатываются подобные программы.

Программы типа OneNote помогают структурировать информацию и, прежде всего, избежать очень серьезной проблемы: хранения важных данных на разных носителях и в разных местах. Не очень удобно, если вас просят срочно составить документ по результатам конференции, и вы бросаетесь собирать листки бумаги, блокнотики, ищите аудиокассеты, потом пытаетесь вспомнить порядок, в котором все записывали и т.д. Гораздо удобнее сразу после мероприятия, когда все еще свежо в памяти, ввести записи в компьютер.

Изменить устоявшийся стиль работы сложно, иногда и вообще невозможно, но следовать правилам работы с информацией так же обязательно, как правилам уличного движения! Ведь она обеспечивает наш успех в делах.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль