Каковы правила работы "секретаря-руководителя"?

43

Вопрос

НАША ПРОФЕССИЯ

Не секрет, что в каждой игре есть свои правила, а в деловой игре «секретарь-руководитель» - тем более. Как научиться понимать правила и условия существования в этой профессии? Ведь обычно говорят, что «надо» делать. Но полезно понимать, что «не надо» делать, то есть что является нарушением субординации и т.п.

Ответ

Работа персонального помощника увлекательна и опасна. Увлекательна – потому что человеку предоставляется уникальная возможность научиться очень многому у тех неординарных людей, с которыми его сводит жизнь. Опасна – потому что у персонального помощника, порой неожиданно для него, концентрируется немалая власть и с ней следует обращаться осторожно. И конечно, следует помнить о своем особом статусе: во-первых, носителя немалого количества эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред компании и шефу, во-вторых, полномочного представителя Первого Лица для всего внешнего окружения (партнеров, клиентов, государственных структур), в-третьих, барометра состояния дел в компании в глазах ее сотрудников, и в-четвертых, буфера для выплескивающихся эмоций и мыслей руководителя (в зависимости от его характера и настроения).


Эксперт делится важной информацией о информационной поддержке руководителя в материале по ссылке.


В соответствии с задачами, которые решает персональный помощник, его могут называть: «правая рука», «доверенное лицо», «связующее звено», «ближний круг», «личный ассистент». И все же сформулировать полностью должностные функции персонального помощника невозможно, ведь в должностной инструкции не напишешь «ловить мысли Первого Лица на лету», или «понимать по походке шефа, что у него сегодня плохое настроение», или «не обижаться, когда босс на тебя накричит». Наверное, именно поэтому найти хорошего персонального помощника – задача, трудная в любые времена: и в ситуации кадрового дефицита, и в ситуации высокого уровня безработицы в стране. Кстати, работу персональный помощник меняет довольно редко, и это тоже является спецификой профессии. И если персональный помощник, фигурально выражаясь, это «особа, приближенная к императору», то вспоминается как нельзя кстати и другая фигура речи: «Короля играет свита». И тут, внимание! Нужно хорошо понимать правила игры.

Правила игры

К любой профессии предъявляются свои специфические требования, а также существуют свои табу, знание которых помогает действовать уверенно в любых, даже затруднительных ситуациях. Отметим наиболее значимые вещи.

Существуют выражения, которых следует избегать при общении на рабочем месте.

«Я не знаю». Как вы думаете, какой ответ может быстро и основательно подорвать доверие к компании и к вам как профессионалу? Именно этот. Прежде всего, работа помощника руководителя в приемной заключается в том, чтобы знать – именно поэтому вы занимаете это место. Если же вы не в состоянии сразу дать ответ вашему собеседнику, лучше сказать: «Хороший вопрос… Я могу уточнить для вас эту информацию».

«Мы не сможем это сделать». Вместо «отфутболивания» с порога предложите, например, объяснить еще раз, что конкретно хотел бы человек. За это время вы сможете понять, чем все-таки можете оказаться полезными, и найти альтернативное предложение.

Всегда в первую очередь сосредотачивайтесь на том, что можете сделать, а не на отказе. Клиенту надо дать возможность высказать все свои претензии, то есть нужно элементарно выслушать человека.

Во-первых, вы уменьшаете этим конфликтную ситуацию. Во-вторых, вы получаете ценную информацию для исправления, возможно, системного недостатка. «Вы должны…». Серьезная ошибка. Разве обратившийся к вам что-то должен? Желательна более мягкая формулировка: «Лучше всего было бы...» или «Для вас имеет смысл...».

«Нет». Всякий раз, когда вы произносите «нет», это производит впечатление того, что решение проблемы затрудненно. Каждую фразу, содержащую несогласие с собеседником, следует тщательно обдумывать, стараться смягчить ее. Отказывать людям так, чтобы не оставалось негативного впечатления или плохого отношения и предпосылки к конфликту, – это искусство.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль