Нужно ли внедрять систему автоматизированного ввода данных?

26

Вопрос

Внедрение системы автоматизированного ввода данных: какие выгоды здесь имеются для организации? И каков средний срок окупаемости проекта?

Ответ

Ни для кого не секрет, что после внедрения в организации системы электронного документооборота прямые и косвенные издержки на работу с документацией резко сокращаются. Но часто при внедрении неохваченным остается такой важный этап работы с документами, как занесение этого документа в систему электронного документооборота. В то же время автоматизация этого этапа позволит ускорить процессы занесения и регистрации документов в несколько раз.


Мы рекомендуем почитать о внедрении электронного документооборота материал по этой ссылке.


Рассмотрим, к примеру, обработку официальной переписки. В первую очередь, необходимо обратить внимание на источники поступления документов. Итак, скан-образы официальных писем могут поступать по электронной почте или факсу. Оригиналы документов могут быть доставлены почтой или курьером. В случае поступления документов в электронном виде процесс несколько  упрощается. Средства интеграции системы электронного документооборота с офисными приложениями позволяют достаточно быстро импортировать документ в систему. Бумажный же документ для занесения необходимо отсканировать, что требует некоторого времени.

Но на внесении документа в систему процесс обработки документа не заканчивается. При регистрации необходимо заполнить различные атрибуты документа, такие как наименование отправителя, регистрационный номер документа, дату поступления, адресата и многое другое. Заполнение этих реквизитов также отнимает у делопроизводителя приличное количество  времени.

Автоматизация процесса ввода сокращает время на занесение документов в систему, поступивших из различных источников, в 5-10 раз. Кроме этого, возможности некоторых ECM-систем позволяют автоматически  отправлять документы на обработку определенным делопроизводителям. Также в процессе автоматизированного  ввода возможна настройка распознавания графических документов, дающая возможность автоматически  заполнять многие реквизиты документов. То  есть  делопроизводителю остается только проверить правильность их заполнения и определить дальнейший маршрут движения документа в организации. Но и это еще не все. Кроме распознавания реквизитов документа, возможно распознавание текста документа. Это позволит в дальнейшем искать документ  в системе с помощью полнотекстового поиска.

В  среднем инвестиции, затраченные на внедрение автоматизированного ввода документов с распознаванием форм (реквизитов), возвращаются в срок от 3 до 18 месяцев в зависимости  от  объема поступающих документов. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль