Нужно ли внедрять систему автоматизированного ввода данных?

5

Вопрос

Внедрение системы автоматизированного ввода данных: какие выгоды здесь имеются для организации? И каков средний срок окупаемости проекта?

Ответ

Ни для кого не секрет, что после внедрения в организации системы электронного документооборота прямые и косвенные издержки на работу с документацией резко сокращаются. Но часто при внедрении неохваченным остается такой важный этап работы с документами, как занесение этого документа в систему электронного документооборота. В то же время автоматизация этого этапа позволит ускорить процессы занесения и регистрации документов в несколько раз.


Мы рекомендуем почитать о внедрении электронного документооборота материал по этой ссылке.


Рассмотрим, к примеру, обработку официальной переписки. В первую очередь, необходимо обратить внимание на источники поступления документов. Итак, скан-образы официальных писем могут поступать по электронной почте или факсу. Оригиналы документов могут быть доставлены почтой или курьером. В случае поступления документов в электронном виде процесс несколько  упрощается. Средства интеграции системы электронного документооборота с офисными приложениями позволяют достаточно быстро импортировать документ в систему. Бумажный же документ для занесения необходимо отсканировать, что требует некоторого времени.

Но на внесении документа в систему процесс обработки документа не заканчивается. При регистрации необходимо заполнить различные атрибуты документа, такие как наименование отправителя, регистрационный номер документа, дату поступления, адресата и многое другое. Заполнение этих реквизитов также отнимает у делопроизводителя приличное количество  времени.

Автоматизация процесса ввода сокращает время на занесение документов в систему, поступивших из различных источников, в 5-10 раз. Кроме этого, возможности некоторых ECM-систем позволяют автоматически  отправлять документы на обработку определенным делопроизводителям. Также в процессе автоматизированного  ввода возможна настройка распознавания графических документов, дающая возможность автоматически  заполнять многие реквизиты документов. То  есть  делопроизводителю остается только проверить правильность их заполнения и определить дальнейший маршрут движения документа в организации. Но и это еще не все. Кроме распознавания реквизитов документа, возможно распознавание текста документа. Это позволит в дальнейшем искать документ  в системе с помощью полнотекстового поиска.

В  среднем инвестиции, затраченные на внедрение автоматизированного ввода документов с распознаванием форм (реквизитов), возвращаются в срок от 3 до 18 месяцев в зависимости  от  объема поступающих документов. 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль